Sistema Sap

PROCESO DE VENTA, FABRICACIÓN, GESTIÓN DE STOCK, ENTREGA Y FACTURACIÓN EN UN SISTEMA SAP R/3

En el gráfico del flujo comercial de venta de una pieza fabricada a medida se muestran una serie de pasos en los que se refleja todo el proceso en un sistema SAP R/3. A continuación se describe de una forma más detallada alguno de estos pasos.

Documentación de Ventas

Las operaciones comerciales relacionadas con las ventas se registran en el sistema como documentos de ventas.

Categorías de la Documentación de Ventas

■ Documentos de ventas: solicitudes y ofertas.

■ Pedidos de cliente.

■ Contratos marco, como los pedidos abiertos y los planes de entregas.

■ Problemas y reclamaciones del cliente, que conducen a entregas gratuitas y solicitudes de abono.

Funciones Básicas en la Gestión de Pedidos

En la gestión de pedidos, el sistema puede llevar a cabo las siguientes funciones:

■ Supervisar operaciones de ventas.

■ Verificar la disponibilidad.

■ Trasladar las necesidades a la planificación de necesidades (MRP).

■ Programar la expedición.

■ Calcular la determinación de precio y los impuestos.

■ Verificar los límites de crédito.

■ Crear documentos impresos o transmitidos electrónicamente (confirmaciones, etc.).

Proceso de Venta, Fabricación, Gestión de Stock, Entrega y Facturación en un Sistema SAP R/3

Flujo de Documentos en Ventas

Los documentos de ventas son documentos individuales o pueden formar parte de una cadena de documentos que estén interrelacionados.

Ejemplo de Registro de una Consulta Telefónica de un

Cliente en el Sistema

■ El cliente solicita una oferta.

■ El cliente efectúa un pedido basándose en esa oferta.

■ Se crea el pedido del cliente según la oferta.

■ Se envían las mercancías y la factura al cliente.

■ Una vez entregadas las mercancías, el cliente solicita un abono de ciertas mercancías que han resultado dañadas. Por tanto, se crea una entrega gratuita en relación con este nuevo pedido del cliente.

Esta cadena de documentos: tanto la consulta, la oferta, el pedido del cliente, la entrega, factura y también la entrega posterior gratuita, crea el flujo de documentos de ventas. Es importante tener en cuenta que el flujo de estos datos de un documento a otro reduce la actividad manual y facilita la resolución de problemas.

A continuación se indica la interrelación de documentos de ventas y cómo a continuación los datos fluyen a los documentos de entrega y facturación.

Proceso de Venta, Fabricación, Gestión de Stock, Entrega y Facturación en un Sistema SAP R/3

Rol de las Estructuras Organizativas en los Documentos de Ventas

Las operaciones de ventas se producen dentro de la estructura organizativa de comercial. Por lo que todas las actividades de ventas están asignadas a una organización de ventas, un canal de distribución y un sector.

El sistema SAP R/3 permite usar varias estructuras para representar la estructura legal y organizativa de una organización. Se puede realizar la estructuración por ejemplo desde el punto de vista de Finanzas, Gestión de materiales y Comercial.

Petición de Oferta - Oferta de Cliente

Se puede hablar de procesos empresariales previos a la venta, estos son las peticiones de oferta y las ofertas. Es el caso de un cliente que hace una consulta sobre un determinado producto (pregunta sobre su precio y disponibilidad), por lo tanto esta consulta es una petición que hace el cliente para que de esta forma le faciliten una oferta de ventas.

Es importante destacar que los datos que se almacenan en las consultas de ventas constituyen la base de los documentos posteriores y por tanto de un posible análisis de ventas.

Oferta a un Cliente

Una oferta proporciona al cliente una oferta legalmente vinculante para la entrega de un producto o la realización de un servicio con unas condiciones fijadas de antemano.

El área de ventas lo que hace es responder a una consulta de un cliente con una oferta a ese cliente sobre la mercancía de la que ha realizado la consulta, o también utilizarla para remitirla al destinatario de la mercancía.

Proceso de Venta, Fabricación, Gestión de Stock, Entrega y Facturación en un Sistema SAP R/3

Ejemplo Oferta a un Cliente en un Sistema SAP R/3

Pedido de Cliente

Este paso en el flujo comercial consiste en un acuerdo contractual entre una organización de ventas y un solicitante sobre la entrega de productos o la prestación de un servicio con un precio, unas cantidades y unos plazos concretos.

El sistema R/3 de

...