Sistemas De Evaluación Y Control

SISTEMAS DE EVALUACIÓN Y CONTROL

7.1 DETERMINACIÓN DE ÁMBITO, PARÁMETRO Y MECANISMOS DE CONTROL

7.1.1 Definición y aspectos básicos del control

7.1.1.1 Definición El control puede definirse como la evaluación y medición de la acción, para detectar posibles desvíos respecto de lo planeado, desvíos que serán corregidos mediante la utilización de un sistema determinado cuando excedan los límites admitidos.

También puede definirse como la regulación de actividades de acuerdo con los requisitos de los planes.

Proceso para asegurar que las actividades reales se ajusten a las actividades planificadas. Permite mantener a la organización o sistema en buen camino

El objetivo fundamental es asegurar el cumplimiento de los objetivos básicos de la organización.Lo que requiere tener conocimiento de las acciones que se ejecutan, la correlación existente entre estas acciones respecto al objetivo y la eliminación de los obstáculos que puedan trabar el logro de las metas establecidas.

El controltiene que hacerse de manera continua.

¿Qué es el control empresarial?

Control Empresarial es un Proceso Administrativo muy ligado con la Planeación, el control es la fase a través del cual se evalúan los resultados obtenidos en relación con lo planeado, a fin de corregir desviaciones y errores para mejorar continuamente.

Podemos definirlo como: La función que permite la supervisión y comparación de los resultados obtenidos contra los resultados esperados originalmente, asegurando además que la acción dirigida se esté llevando a cabo de acuerdo con los planes de la organización y dentro de los límites de la estructura organizacional.

Requisitos para un buen Control:

Para poder ser efectivos, el control demanda una serie de requisitos y características.

• Simplicidad: Indica que el proceso es sencillo, todos deben entender perfectamente que es lo que se pretende con el.

• Adaptabilidad: El sistema de control debe incorporar mecanismos capaces de adaptarse a las condiciones cambiantes del entorno.

• Eficacia y Eficiencia: Las señales deberán generarse en el momento oportuno, lo más rápidamente posible y las medidas correctoras aplicarse en el momento idóneo para que generen los efectos esperados.

• Continuidad: El control debe efectuarse son regularidad.

• Aceptación: Los control debe ser aceptado por todos.

• Enfoques sobre puntos estratégicos: Deben controlarse áreas donde las desviaciones sean más relevantes. Los controles son más efectivos cuando se aplican selectivamente en puntos críticos.

Si se poseen estos requisitos, es fácil que el control sea entendido por todos los miembros como una forma de prevenir y corregir problemas.

Para lograr un buen control se deben de seguir los siguientes principios:

- Equilibrio: Donde se debe establecer mecanismos de verificación.

- De los Objetivos: Tomando en cuenta que el control es un medio y no un fin.

- De la oportunidad: Para que se aplique antes de que se efectúe el error.

- De las desviaciones:Para conocer las causas que las originaron.

- Del Costo: Que representa tiempo y dinero.

- De la función controlada: Para señalar que la persona o función no esté involucrada con la actividad a controlar.

7.1.1.2 Elementos de sistema de control

• Establecimiento de Estándares.

• Medición de resultados

• Comparación de resultados

• Retroalimentación

¿Cómo se lleva a cabo el proceso de Control?

Primero se deben establecer estándares, un modelo o guía base en la cual se efectuará el control. Después medir los resultados, para definir de acuerdo a los que se tomarácomo estándares. Luego es la corrección para llevar a cabo la medida correctiva en relación entre la planeación y el control. Finalmente se hace una retroalimentación para analizar la información obtenida y ver qué se puede ajustar del sistema administrativo.

7.1.1.3 Factores del proceso de control

 Cantidad

 Tiempo

 Costo

 Calidad

Ejemplo

7.1.1.4 Objetivos e importancia del control administrativo

El objetivo fundamental del control consiste en procurar el logro exitoso de los objetivos planeados por una organización, a través de acciones de desviación prevención y corrección de los efectos adversos a éste propósito.

El control es de vital importancia dado que:

1. Establece medidas para corregir las actividades, de tal forma que se alcancen planes exitosamente.

2. Se aplica a todo: a las cosas, a las personas, y a los actos.

3. Determina y analiza rápidamente las causas que pueden originar desviaciones, para que no se vuelvan a presentar en el futuro.

4. Localiza a los lectores responsables de la administración, desde el momento en que se establecen medidas correctivas.

5. Proporciona información acerca de la situación de la ejecución de los planes, sirviendo como fundamento al reiniciarse el proceso de planeación.

6. Reduce costos y ahorra tiempo al evitar errores.

7.1.1.5Requisitos del control

a) Debe reflejar la naturaleza y necesidades de cada actividad y organización: Un sistema de control debe adaptarse al tipo de operaciones que se deseen controlar. Los instrumentos para controlar ventas serán distintos de los diseñados para ser empleados en las compras o las finanzas de la empresa. Asimismo una pequeña empresa necesita controles distintos a una mediana o gran empresa.

b) Debe reflejar rápidamente los desvíos: La información debe llegar al responsable de tomar las decisiones correctivas lo antes posible para minimizar los daños que puedan causar las fallas detectadas.

c) Debe ser flexible: En caso de cambios en los planes o de Circunstancias imprevistas, el control tiene que ser factible de ser modificado.

d) Debe reflejar el modelo de organización: Al ser la organización el vehículo fundamental de coordinación entre las personas que forman la estructura de la empresa, los controles deben respetar el modelo estructural vigente.

e) Debe ser económico: Es decir, cada control debe justificar lo que cuesta implantarlo. Dependerá de la capacidad de quién elija los factores auténticamente estratégicos en las áreas más importantes y diseñe los instrumentos para controlarlos.

f) Debe ser comprensible: Algunos dispositivos de control, fórmulas matemáticas, gráficos complicados, estadísticas, etc. suelen ser complicados y poco comprensibles para los dirigentes que han de servirse de ellos.

g) Debe asegurar una acción correctiva: El control debería indicar el camino para la acción necesaria identificando dónde

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