Tecnica y herrammeinatas para la gestion de proyectos

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Administración estratégica

Técnicas y herramientas para la gestión de proyectos

Mtra. Brenda Ayala Cornejo

Christian Alejandro Pérez Nava

TECNICAS Y HERRAMIENTAS PARA LA GESTION DE PROYECTOS

Las técnicas y herramientas para la gestión de proyectos permiten trabajar de manera conjunta para ordenar y coordinar la información y etapas de los mismos. A continuación, describiremos algunas de ellas:

• Gestión del alcance del proyecto: incluye los procesos necesarios para garantizar que el proyecto sea completado con éxito, principalmente se refiere a la recopilación de información de los interesados en el proyecto, tanto de quien lo solicita como quienes lo llevaran a cabo, para conocer los requisitos, características y funciones del proyecto, el aporte de ideas sobre cómo ha de desarrollarse, la creación de prototipos, etc. Adicionalmente a esto, también se puede recabar información que sea aportada por profesionales expertos en una industria o disciplina concreta, dentro o fuera de la organización.

Entre las herramientas utilizadas se encuentran las encuestas, la lluvia de ideas, talleres facilitados, cuestionarios y encuestas, el método Delph, prototipos, etc.

Existe un método en específico denominado EDT (Descomposición de trabajos) que divide el proyecto en partes más pequeñas y más fáciles de manejar, es decir, ir entregando por partes el proyecto y que permita su revisión paso a paso, asegurándose que se ha completado satisfactoriamente cada etapa y al final sea aceptado formalmente.

• Gestión del tiempo del proyecto: Es la planificación del tiempo destinado a gestionar los plazos para desarrollar el proyecto. Se cuentan entre ellas:

• Estimación análoga: es hacer una estimación del tiempo en base a una comparativa de la duración de otros proyectos, lo que lo hace menos costosa y requiere menos tiempo, pero también lo hace menos exacta
• Estimación paramétrica: se realiza haciendo uso de la relación estadística entre datos históricos y otras variables para calcular costos, presupuestos y el tiempo de duración, se puede aplicar a todo el proyecto o solo a partes de este
• Estimación por tres valores: se utiliza la estimación de tres escenarios posibles; el más probable que es el más real y probable que suceda, el optimista su duración es basada en un análisis del mejor escenario para la actividad, y el pesimista que se basa en el peor escenario para la actividad a realizar.
• Diagrama de Gantt: es un cronograma de actividades que muestra todas las actividades a realizar y su inicio y terminación, así como la forma en que las distintas actividades se relacionan entre sí.
• Modo PERT (Técnica de revisión y Evaluación de Programas): permite representar gráficamente las actividades y tiempos de ejecución del proyecto, se utiliza un promedio de estimaciones optimistas, pesimistas y más probables.
• Comprensión del cronograma: entre las técnicas podemos describir, comprensión, consiste en añadir más recursos para disminuir el cronograma del proyecto, y ejecución rápida, en la cual fases o actividades que se realizan en forma secuencial normalmente, se realizan en paralelo.

• Gestión de los costos del proyecto: es el proceso de estimar, asignar y controlar los costos de un proyecto para conocer los gastos futuros, se pueden usar las técnicas de estimación análoga, paramétrica y por tres valores, así como el análisis de valor agregado, que se usa para medir el desempeño durante la ejecución del proyecto.

• Gestión de la calidad del proyecto: incluye los procesos y actividades orientadas a que el proyecto satisfaga las necesidades para las cuales fue realizado, trata tanto de la calidad del proyecto como del producto del proyecto.

• Diagramas de control: se utilizan para determinar si un proceso es estable o no, o si tiene un comportamiento predecible. Tanto el cliente como el responsable del proyecto son los encargados de establecer los límites superior e inferior de las especificaciones para determinar el punto en el que hay que establecer acciones correctivas y evitar que se sobrepasen esos limites
• Diseño de experimentos (DOE): se utiliza para identificar qué factores pueden influir en las variables específicas de un producto o proceso que se va a desarrollar
• Metodologías propietarias de Gestión de Calidad: Six Sigma, Lean Six Sigma, CMMI, etc.
• Auditorias de Calidad: es una revisan que determina si las actividades del proyecto cumplen con las políticas, procesos y procedimientos adecuados, detectar las diferencias y anomalías, identificar las buenas prácticas y mejoras empleadas, y en su caso, compartirlas; ofrecer asesorías objetivas, etc.

• Gestión de los RRHH del proyecto: es la organización, gestión y conducción del equipo de personas que trabajan en un proyecto.

Hay dos técnicas y herramientas para conseguir este fin:

• Organigrama:  representa gráficamente la estructura jerárquica de una organización o equipo de trabajo y como se relacionan entre ellos, debe ser fácil de entender y contener únicamente lo indispensable.
• Creación de equipos virtuales: se forman aun cuando no se encuentren físicamente todos los involucrados en el mismo lugar, se crea una red de comunicación ya sea por teléfono, correo electrónico, foros, video llamadas, etc.

Se forman para reducir costos, regularmente en países donde la mano de obra es más barata, o para establecer un servicio de 24 horas, o para conseguir productos o resultados que no pueden realizarse con los activos existentes en la organización.

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