Tipo De Controles Administrativos

MAESTRÍA EN ADMINISTRACIÓN

CNCI

LRH NINFA BELTRÁN FLORES

TIPO DE CONTROLES

ACTIVIDAD 4.2

1. CONTROL DE ARCHIVOS Y EXPEDIENTES

Éste control los requiere la empresa justificado por la necesidad de tener identificado de forma ordenada toda la papelería que tenga que ver con facturas, recibos notas de remisión de todas las entradas y salidas de capital mensualmente, así como de lo los expedientes de historial clínico de cada paciente o cliente que haya sido atendido por nuestro personal ya que facilita darle seguimiento a cada uno de ellos en el momento que regresen a consulta o en la compra de nuestros medicamentos y llevar una secuencia de su evolución hasta darlos de alta.

La característica de este control como punto prioritario es el de tener una adecuada organización de todo documento y expediente que permita crearlos de manera que se realicen con un mejor entendimiento, modificarlos si es necesario en cualquier momento ya sea cambiando o agregando datos de interés o importancia y accesar a ellos en el momento que se disponga y se necesite de ellos.

Las fortalezas que nos brinda este tipo de control es el de otorgarle un buen servicio de eficiencia en el tiempo de estancia del cliente a nuestra empresa, ser asertivos y congruentes en la secuencia del tratamiento a seguir.

Respecto al resto de papelería archivada, es indispensable tener todo recibo, factura, notas de remisión, pólizas etc. En un orden disciplinado del manejo de esta papelería tan importante para fines legales o fiscales con el que podemos aclarar, demostrar o usar a nuestro favor en caso de que lo sea requerido.

Las debilidades que podemos encontrar en éste tipo de control en los expedientes es casi nulo ya que para esto es necesario que caiga en manos de la competencia, pero es casi imposible.

En el resto de papelería importante la debilidad que podemos resaltar es la pérdida de ésta o que se borre alguna cantidad o dato importante aunque la posibilidad de que esto ocurra es también nula ya que el cuidado con que se maneja esta papelería es óptima y solo los altos mandos de la empresa tienen acceso a ella; además que tenemos copia de toda papelería que manejamos dentro de la empresa bajo llave.

Si este tipo de control faltara, como consecuencia, la mala organización de todos los expedientes y papelería de importancia ocasionarían una pérdida de tiempo fatal ocasionando una baja de productividad importante, así como un mal funcionamiento de disciplina administrativa.

En el caso de los expedientes de historial clínico al momento de que un cliente regrese se tendría que empezar de nuevo a elaborarlo y sería desgastante para el paciente y no se llevaría un control en la secuencia de tratamiento correcta y a causa de esto se perderían clientes y disminuirían las ventas.

Los beneficios que se obtienen a través de este tipo de control son muy favorables porque definitivamente el tener una organización y coordinación en el manejo de archivos y papelería importante, se obtiene en este caso una visión presente y tal vez futura de los resultados productivos de la organización ya que en los expedientes, recibos, facturas y demás papelería de importancia se refleja los de manera general una noción de gastos y ganancias que se obtuvieron durante un período, semanal, quincenal o mensual y la evolución en los resultados en la respuesta del cliente al consumir nuestros productos ya que es señal también de que hay movimiento en las ventas.

El control está enfocado tanto a la gestión técnica o física como a la electrónica o de sistema operativo de la empresa, es decir, que este control se lleva cabo de estas dos maneras por si una llega a fallar, en lo que se resuelve el problema, la otra nos respalda y protege teniendo la información a la mano para la consulta de diversos datos que solicitemos saber en el momento.

2. CONTROL DE EVALUACIÓN DE INVENTARIOS

Este control se justifica por la gran importancia de su rol que juega dentro de la empresa ya que sin él simplemente no sería correcto el funcionamiento de las operaciones dentro de ella.

El control de inventarios nos permite identificar cada uno de productos y medicamentos manejamos para la venta a nuestros clientes, así como la clasificación de productos, su precio, sus propiedades, tamaño, tipo de presentación, entre otras características.

Para fines de contabilidad, nos indica el stock, cantidades en existencia, altas de nuevo medicamento, y bajas del mismo al concluir su venta. Nos muestra un panorama exacto de las ventas realizadas y mermas mensuales.

La características de este control principalmente es que está adaptado específicamente a las necesidades de la empresa y la información se encuentra ligado con la cede o matriz de la franquicia.

Las debilidades que podríamos encontrar en este sistema es que a pesar de que el sistema operativo es de punta y avanzado, siempre existe el riesgo de fallar mas no de borrarse ningún dato introducido, pero aún así la demora de tiempo puede ser considerable. Siempre nuestros inventarios están hechos también a mano para que ésta demora sea menos en caso de un error en el sistema, no obstante que el inventario principal es el del sistema operativo

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