Unidad 1 Compras.

El cambio llega a la función de compra, En México la reciente crisis financiera ha ampliado el ámbito de la función de compras. En consecuencia, los compradores, que en el pasado solían ser considerados meros negociadores, juegan ahora un papel cada vez más destacado dentro de la empresa, actuando como expertos capaces de proponer soluciones -por ejemplo, mejoras en el diseño de procesos o de productos- a la dirección, a los clientes internos, así como a sus proveedores.

En la práctica, el actual papel de los jefes de compras, más complejo y estratégico, implica centrarse en tareas de alto valor añadido, tales como la negociación de contratos estratégicos, el análisis del gasto, el marketing de adquisiciones o la interacción con los solicitantes.

Este documento busca cumplir con el objetivo de la primera unidad temática de la materia de Compras, Analizando las funciones y formas de organización del área de compras, con base en el correcto abastecimiento de productos y servicios en la organización. Con el propósito de Diseñar estrategias y tácticas de compra de productos y/o servicios acordes a los procesos de adquisición de la empresa.

Se presenta el desarrollo de manera breve de los temas vistos en la unidad junto la conclusión del mismo anexando una matriz comparativa de Las estructuras características de las compras, así como sus estrategias; y una matriz descriptiva de la Relación de las compras con otras áreas destacando su importancia e influencia en las mismas de cualquier empresa.

Concepto y objetivo de la administración de las compras

A la compra se le define como la acción de adquirir bienes y servicios de la calidad adecuada en el momento y precio adecuado y del proveedor más apropiado.

“Las compras son la operación que se propone suministrar, en las mejores condiciones posibles, a los distintos sectores de la empresa, los materiales (materias primas y productos semiacabados, accesorios, bienes de consumo, maquinas, servicios, etc.) que son necesarios para alcanzar los objetivos que la administración de la misma ha definido”.

Michele Calimeri

Las compras constituyen una de las funciones básicas de cualquier organización, ya que ninguna empresa tiene la capacidad de abastecerse por sí misma, es por eso que continuamente las organizaciones se encuentran ante el desafío de tener una estructura de la función de administración de compras para obtener una contribución efectiva a los objetivos.

Los objetivos de la administración de compras son:

• Obtener los materiales adecuados que satisfagan los requerimientos de calidad

• Obtener los materiales en la cantidad debida, para evitar la duplicidad, desperdicios e inutilización de materiales.

• Obtener los materiales de la fuente correcta, es decir, un proveedor que sea confiable y que desempeñe su trabajo con puntualidad.

• Proporcionar un flujo ininterrumpido de materiales, abastecimientos y servicios requeridos para la operación de la organización, es decir, la utilización de técnicas de aprovisionamiento que nos permitan disponer de los materiales en el momento adecuado, ni antes por el coste que supondría una innecesaria inmovilización de recursos, ni después para no tener que asumir los costes de carencia.

• Mantenimiento de estándares o controles de calidad adecuados.

• Comprar los materiales al precio conveniente, siempre y cuando sea compatible precio – calidad y servicio requerido.

Características del área de compras

Sus contactos con el mercado y en general con los vendedores, con las normas de fabricación y comerciantes de las industrias hacen posible que el departamento de compras aporte información fundamental para la elaboración de planes, el lanzamiento de nuevos productos, planeación de producción, fijación de normas, políticas, etc.

El área de compras debe ser el pilar fundamental para la correcta operación de la empresa ya que si esta no realiza sus funciones de manera eficaz y eficiente provocara fallas en todo el sistema organizacional, por lo cual es importante considerar que tenga las siguientes características:

• Optimiza el tiempo y tiene una comunicación y coordinación efectiva con las demás áreas de la empresa para cumplir los requerimientos solicitados.

• Debe contar con analistas y negociadores de precios y condiciones de compra favorables.

• Controlar convenios y plantear las mejores condiciones posibles.

• Un alto sentido y valor de ética.

• Tiene contacto con proveedores de distintas partes y distintos giros por lo cual debe hacer un buen manejo de imagen corporativa.

• Son un gran soporte en la obtención de mejores utilidades.

Objetivos del área de compras

• Mejorar la posición competitiva de la organización a través del control de costos a fin de proteger los márgenes de utilidad.

• Alcanzar los objetivos de compras al menor nivel posible de costos de administración

• Lograr interrelaciones de trabajo armoniosas, productivas con otros departamentos dentro de la organización ya que es vital la cooperación dentro de la organización.

• Conservar las inversiones y pérdidas mínimas en el inventario.

Organigrama

Estructura Centralizada

Estructura descentralizada

Departamento de compras.

Funciones

1.- Detección y descripción de la necesidad.

El departamento de compras es el principal contacto de la empresa con los proveedores. Tiene como función participar con eficacia en la evaluación de los costes de los materiales que se pretenden adquirir al inicio del proceso o proyecto.

Además de la descripción de los materiales (Qué es lo que se necesita) también debe informar o prever la cantidad que se requiere y para cuándo.

2.- Investigación y búsqueda de fuentes de aprovisionamiento.

El éxito del departamento de compras depende de su habilidad para localizar o desarrollar vendedores apropiados. Para tomar la decisión inicial sobre fabricar o comprar, es fundamental la información que aporte el departamento de Compras sobre los costos, calidades, tendencias y disponibilidad que ofrece el mercado. Conjuntamente con los datos que aporten el resto de los departamentos implicados permitirá a la empresa la correcta toma de decisiones.

3.- Preparación de la compra.

Decidir

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