TALENTO HUMANO

TITULO DEL CARGO: COORDINADOR ADMINISTRATIVO: CÓDIGO: 08054 NIVEL: 9 DESCRIPCIÓN GENÉRICA DE FUNCIONES

OBJETIVO GENERAL: Controlar los procesos administrativos en una unidad sectorial, a fin de lograr la efectiva distribución y utilización de los recursos materiales y financieros disponibles, asignándolos equitativamente y administrándolos para el eficiente funcionamiento de los servicios y la satisfacción de las necesidades de la dependencia.

FUNCIONES, ACTIVIDADES Y/O TAREAS

• Asesora técnicamente a la dependencia en el área que le compete.

• Participa conjuntamente con el analista de presupuesto en la elaboración y distribución del presupuesto anual.

• Controla la ejecución del presupuesto.

• Establece los objetivos a lograr por la unidad y determina los recursos y acciones necesarias para alcanzarlas.

• Administra los recursos económicos y materiales de la dependencia.

• Coordina el registro y control de bienes de la Facultad o Unidad.

• Dirige las actividades de las unidades de menor jerarquía de su competencia.

• Establece controles eficientes sobre el proceso administrativo.

• Coordina la elaboración de Manuales de Políticas, Normas y Procedimientos de su competencia.

• Propone nuevos procedimientos y métodos de trabajo.

• Mantiene informado al personal de la dependencia acerca de las Políticas, Normas y Procedimientos y decisiones de carácter administrativo.

• Asigna y supervisa las tareas del personal a su cargo.

• Diseña y clasifica las partidas a egresos extraordinarios.

• Autoriza cheques y erogaciones presupuestarias.

• Verifica los trámites por solicitudes de compras de divisas.

• Controla el movimiento financiero que se llevan en los bancos.

• Controla las compras, distribución de materiales, registro de proveedores, facturas y órdenes de pago.

• Asiste y participa en reuniones de comité de compras.

• Controla el funcionamiento de caja.

• Informa a las Autoridades competentes sobre la situación financiera y administrativa de la unidad.

• Ordena y verifica los trámites de los asuntos del régimen tributario, que sean necesarios efectuar por la dependencia.

• Ordena y verifica trámites de viáticos.

• Vela por el efectivo funcionamiento de los archivos dentro de la dependencia.

• Representa a las autoridades de la dependencia en reuniones referentes al área.

• Elabora proyectos de investigación relacionados con el área donde se desempeña.

• Redacta correspondencias, actas, circulares, folletos informativos y otros documentos especiales y/o rutinarios de la unidad.

• Firma la correspondencia de la unidad.

• Supervisa y controla los ingresos y egresos de las Unidades Generadoras de Ingresos de la dependencia.

• Vela por la buena administración de los recursos de la unidad.

• Elabora la memoria y cuenta de la unidad.

• Clasifica, ejecuta y controla el funcionamiento del fondo fijo especial asignado.

• Opera el microcomputador para accesar información.

• Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral, establecidos por la organización.

• Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía.

• Elabora informes periódicos de las actividades realizadas.

• Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada.

1.- ÁMBITO DE LA ACTUACIÓN: RESPONSABILIDAD:

MATERIALES: Maneja constantemente equipos y materiales de fácil uso, siendo su responsabilidad directa y maneja periódicamente equipos y materiales medianamente complejos, siendo su responsabilidad indirecta.

DINERO: Es responsable directo de la custodia de materiales, dinero en efectivo, firma de cheques, contratos y la ejecución de presupuesto.

INFORMACIÓN CONFIDENCIAL: Maneja en forma directa un grado de confidencialidad medio.

TOMA DE DECISIONES: Las decisiones que se toman se basan en políticas específicas, en procedimientos definidos para lograr objetivos específicos, mejorar métodos o establecer técnicas y estándares, a nivel de departamento.

SUPERVISIÓN: El cargo recibe supervisión general de manera directa y periódica y ejerce una supervisión específica de manera directa y constante.

RELACIONES INTERNAS Y EXTERNAS:

RELACIONES INTERNAS: El cargo mantiene relaciones continuas con unidades de Administración, Presupuesto, Contraloría Interna y otras unidades, a fin de ejecutar y/o coordinar y/o controlar y/o aprobar lo relativo al área, exigiéndose para ello una buena habilidad para obtener cooperación.

RELACIONES EXTERNAS: El cargo mantiene relaciones frecuentes con proveedores y contratistas, a fin de ejecutar y/o controlar lo relativo al área, exigiéndose para ello una buena habilidad para obtener cooperación.

2.- CONDICIONES AMBIENTALES Y RIESGO DE TRABAJO:

AMBIENTE DE TRABAJO: El cargo se ubica en un sitio cerrado, generalmente agradable y no mantiene contacto con agentes contaminantes.

RIESGO: El cargo está sometido a un riesgo irrelevante, con posibilidad de ocurrencia baja.

ESFUERZO: El cargo exige un esfuerzo físico de estar sentado/parado constantemente y caminando esporádicamente y requiere de un grado de precisión manual bajo y un grado de precisión visual medio.

3.- PERFIL DEL CARGO:

EDUCACIÓN Y EXPERIENCIA:

A) EDUCACIÓN: Licenciado en Administración Comercial o el equivalente, más especialización de dos (2) años de duración.

EXPERIENCIA: Diez (10) años de experiencia progresiva de carácter operativo, supervisorio y estratégico en el área de administración de recursos, bienes y servicios.

B) EDUCACIÓN: Licenciado en Administración Comercial o el equivalente.

EXPERIENCIA: Doce (12) años de experiencia progresiva de carácter operativo, supervisorio y estratégico en el área de administración de recursos, bienes y registros.

CONOCIMIENTOS, HABILIDADES Y DESTREZAS:

CONOCIMIENTOS EN:

Principios, técnicas, normas y políticas que rigen las actividades del área.

Administración de recursos humanos.

Normas y técnicas aplicadas a la formulación y ejecución del presupuesto fiscal.

Procesador de palabras.

Sistemas operativos.

Paquete de gráficos.

Hoja de cálculo.

HABILIDAD PARA:

Supervisar personal técnico y/o profesional.

Analizar y evaluar informes técnicos y/o administrativos.

Tratar en forma cortés y efectiva a funcionarios de alto nivel y público en general.

Decidir

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