Contabilidad Computarizada

Introducción a la contabilidad computarizada

Concepto de Contabilidad

Contabilidad es la ciencia que recopila información mediante documentos fuente, los cuales deben ser analizados y clasificados para luego registrarlos dando inicio al “proceso contable” cuyo resultado es el de proveer información para una adecuada toma de decisiones. Sobre este concepto no existe una definición universalmente aceptada.

La contabilidad computarizada es una herramienta que consiste en la aplicación de los procedimientos tecnológicos de la computación y los diferentes paquetes contables, para realizar las actividades contables, desde el punto de vista del registro de una forma sistemática y automatizada, de las operaciones y demás hechos contables que se suceden dentro de la organización.

A finales de los años setenta y comienzos de los ochenta los programas administrativos computarizados, como consecuencia de la globalización de las transacciones comerciales, trajo como consigo la necesidad de contar con información confiable y refinada para la toma de decisiones, así como la emisión oportuna de informes y reportes financieros para un cabal cumplimiento de los deberes formales de la empresas.

La situación antes mencionada produjo un cambio significativo en la dinámica administrativa de las empresas, por otra parte los entes gubernamentales afinaron y comenzaron a exigir en sus controles en los aspectos laborales y tributarios; situación que dinamizo positivamente los sistemas administrativos, los cuales se fueron adaptando a ese nuevo escenario.

Por otra parte los recursos humanos que deben atender dicha situación, se han preparando sobre la marcha de manera informal. Mientras que las Universidades han permanecido con sus mismos programas de formación en las carreras de las ciencias administrativas, así como el mantenimiento de las mismos recursos y estrategias en el proceso de enseñanza aprendizaje.

Es fundamental un cambio profundo e innovador, no solo en las estrategias, también deben implementarse nuevos recursos ya que la dinámica contable de las operaciones, cambio a la velocidad de la luz, anteriormente las transacciones se efectúan vía telex, ahora se realizan vía email, se pagaba con cheque o efectivo ahora existen transacciones electrónicas, entre otras.

Los facilitadores deben abrir su mente, sus conocimientos ponerlos al servicio de sus participantes, colaborando y cooperando para que estos se conviertan, en los directores de sus procesos de aprendizajes, creando en ellos los espacios para que compartan los conocimientos adquiridos.

La nueva tecnología de la información se basa en mecanismos complejos que se han descubierto en los últimos tiempos: la computación, la microelectrónica y las telecomunicaciones. En cada una de ellas se inventa permanentemente, a un ritmo sorprendente, nuevos materiales, sistemas, herramientas y técnicas cada vez más eficientes. Toda esta combinación de alta tecnología, nos ofrecen oportunidades que pocos hemos imaginado, oportunidades que han alcanzado a hacerse presentes en muchos campos, tal como de su aplicación en la educación y en la Administración.

En nuestras universidades normalmente se inicia el proceso de enseñanza en sesiones meramente presénciales, donde el docente es el dueño de la información, la cual es trasmitida de acuerdo a esquemas tradicionales, donde los únicos recursos y materiales son la pizarra y la tiza o marcador. Los profesores de Contabilidad es fundamental que efectúen un cambio en sus estrategias de enseñanza, ya que el aumento de las transacciones y la globalización los registros contables que antes se realizaban a mano, actualmente deben hacerse en tiempo real a la velocidad de luz o muy cerca de ella. Por lo tanto, si los productos que genera la contabilidad se mueven con tal rapidez transportados por ordenadores; los profesores se muevan a la misma velocidad de hace treinta años atrás, lo cual lo desdibuja en el escenario actual.

La computación tiene vital importancia en la educación superior, porque hace posible una amplia gama de simulaciones docentes. En el campo de la Administración y específicamente en la asignatura de contabilidad es indispensable que el estudiante tenga pleno conocimiento del uso de las hojas de cálculo electrónicas para realizar estados financieros, proyecciones y análisis contables; y que además tenga la experiencia del funcionamiento de un sistema contable automatizado.

Segregación de funciones ambientes electrónicos de datos

En el ambiente actual de los negocios, el establecimiento de una adecuada segregación de funciones se ha convertido en uno de los pilares básicos de un modelo de control interno efectivo, por cuanto es fundamental para reducir el riesgo de errores y fraude. Tener sistemas de información con un adecuado esquema de seguridad no es suficiente para mitigar el riesgo de un fraude dentro de la organización, si no se segregan las funciones de forma adecuada. En los últimos años se ha exigido a los desarrolladores de seguridad, que manejen usuarios, perfiles y responsabilidades y, sin embargo, los fraudes se siguen consumando, aprovechando las vulnerabilidades de los sistemas de información. Esto se debe en buena parte a una inadecuada segregación de funciones

Cómo controlar con inteligencia

La segregación de funciones está orientada a evitar que un individuo tenga control sobre dos o más fases de una transacción u operación, por lo que las responsabilidades de autorizar transacciones, registrar dichas transacciones y mantener la custodia de activos (p. ej. tesorería, inventarios, activos fijos, etc.) se asignan a diferentes personas, reduciendo así las oportunidades para que una persona esté en posición de cometer y ocultar errores o fraude, en el curso normal de sus funciones. Por regla general, y es nuestra recomendación, las siguientes funciones deben estar separadas entre los empleados.

Registro y conciliación

Gestión y custodia de activos

Un examen detallado del esquema de supervisión de actividades que están relacionadas es fundamental, y sirve como un control adicional muy efectivo, especialmente cuando estas funciones no pueden ser separadas en organizaciones

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