Definición del procedimiento de Seguimiento y Control de Proyectos TI

SEGUIMIENTO DE PROYECTOS TI

ELABORADO

REVISADO

APROBADO

Departamento Gestión Procesos

Gerencia de Planificación y Control TI

GERENCIA CENTRAL TI

CONTROL DE CAMBIOS

1. OBJETIVO

El procedimiento de Seguimiento y Control del Proyectos TI establece el conjunto de acciones que se llevarán a cabo con la finalidad de asegurar que la ejecución de cada una de las actividades del Proyecto TI se realice según lo acordado en el Plan.

Asimismo, en caso de observarse desviaciones, se definen las estrategias que permitirán volver a colocar el proyecto dentro, o lo más cerca posible, de los límites establecidos por los procesos de planificación.

1. ALCANCE

Los departamentos o agencias involucrados en el procedimiento son:

• Gerencia Central de TI
• Gerencia de Planificación y Control TI
• Gerencia de Desarrollo de Aplicaciones
• Subgerencia de Servicios y Soporte
• Subgerencia de Gestión Tecnológica
• Líder de Planeamiento y Portafolio TI
• Jefatura de Departamento Solución de Negocio
• Jefatura de Seguridad y Continuidad TI
• Jefatura de Departamento de Desarrollo
• Jefatura de Departamento de Calidad de Software

1. ABREVIATURAS Y DEFINICIONES

• Proyecto TI: Esfuerzo de trabajo temporal, compuesto de actividades relacionadas entre sí, con un inicio y fin definidos; para crear un producto o servicio único. En los Proyectos TI participan uno o más equipos de Tecnología de Información (TI).

1. ROLES

• Líder de Proyecto TI: Es el responsable del frente tecnológico del Proyecto TI.

La Gerencia Central de TI designará al Líder de Proyecto TI de acuerdo con la naturaleza de cada Proyecto.

Los Proyectos cuyo Sponsor es una Unidad de Negocio serán liderados por un Coordinador del Departamento de Solución de Negocio, a excepción de los proyectos atendidos con metodología ágil, escenario en el cual será liderado por el Scrum Master.

Los Proyectos cuyo Sponsor es la Gerencia Central de TI, serán liderados por un colaborador de TI del Área impactada.

1. LINEAMIENTOS

• El Líder de Proyecto TI es responsable de hacer seguimiento permanente a las actividades del Proyecto durante todo el Ciclo de Vida del mismo.
• El Líder de Proyecto TI consolida los informes del avance de actividades de los lideres de los equipos involucrados. El flujo y periodicidad se detalla en Anexo 1 - Coreografía de Actividades del Comité de Proyectos Estratégicos TI.
• El Líder de Proyecto TI es responsable de gestión de los Riesgos y Problemas de índole tecnológico del Proyecto TI.
• El Líder de Proyecto TI es responsable de informar el estado del Proyecto TI a la Gerencia Central y Líderes de TI en un Comité con frecuencia quincenal, para ello se ayuda del formato de reporte definido en el Anexo 2.

El principal indicador de Salud del proyecto es la desviación del plan de trabajo (calendario/cronograma), para ello se ha definido un semáforo con los siguientes valores:

Cálculo del % de Desviación: % de avance planificado - % de avance real

1. REFERENCIAS

• Ninguna

1. FORMULARIOS Y/O FORMATOS USADOS

• Anexo N°1 Coreografía de Actividades del Comité de Proyectos TI
• Anexo N°2 Reporte de Avance de Proyectos TI
• Anexo N°3 Portafolio de Proyectos de TI – Vista Ejecutiva

1. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

RESPONSABLE

ACTIVIDAD

Líder de Proyecto TI

1. Hace seguimiento permanente a las actividades del Proyecto TI durante todo el Ciclo de Vida de este.
2. Gestiona constantemente los Riesgos y Problemas del Proyecto TI.
3. Para los Proyectos TI que incluyen en su alcance desarrollo de software y cuyos requerimientos se encuentran en fase de Análisis o Construcción, solicita el informe de avance de actividades al Coordinador de Desarrollo; para los que se encuentran en fase de Certificación solicita el informe al Coordinador de Calidad.

Coordinador de Desarrollo

1. Elabora informe de estado con el avance de las actividades correspondientes al equipo de Desarrollo que lidera.
2. Envía el informe de estado al Líder del Proyecto TI

Coordinador de Calidad

1. Elabora informe de estado con el avance de las actividades correspondientes al equipo de Calidad que lidera.
2. Envía el informe de estado al Líder del Proyecto TI

Líder de Proyecto TI

1. Consolida la información enviada por el(los) coordinadores y elabora el Reporte de Estado del Proyecto TI en el formato definido en el Anexo 2. Considerar los siguientes lineamientos:

• La Fase, los semáforos y % de cumplimiento deben estar actualizados.
• Precisar la Unidad Solicitante, Área(s) Involucrada(s), Línea Estratégica a la cual da soporte, Objetivos y Alcance del Proyecto.
• Informar lo más relevante del periodo que concluye (últimos quince días)
• Informar las próximas actividades más relevantes (siguientes 15 días)
• El Roadmap debe reflejar gráficamente el avance de los principales frentes del proyecto (no a nivel de requerimiento). Asimismo, se deben mostrar los principales hitos.
• En la sección de Riesgos y Problemas, completar toda la información requerida, especialmente los planes de Mitigación/Solución a activar con fechas objetivo y responsables (con nombre propio). Para el escenario de proyectos que tengan asignados un Líder de Proyecto de la PMO, los riesgos y problemas deben ser revisados en conjunto, antes de su presentación en el Comité.

1. Envía de informe de estado al Jefe de Departamento de Solución de Negocios.

Jefe de Departamento de Solución de Negocios

1. Consolida la información enviada por los Líderes de Proyecto en una presentación y elabora lámina del Portafolio de Proyectos Estratégicos TI – Vista Ejecutiva usando el formato definido en el Anexo 3.
2. Lidera el Comité Quincenal de Seguimiento de Proyectos TI.

• Inicia la sesión presentando Vista Ejecutiva del Portafolio.
• Orquesta la participación de cada Líder de Proyecto.
• Envía los acuerdos, encargos, responsables y fechas de compromiso en las siguientes 48 horas.

Líder de Proyecto TI

1. Presenta el estado de su proyecto en el Comité. Considerar los siguientes lineamientos:

• Las presentaciones deben ser ejecutivas, no abundar en texto.
• El time-box definido es 5 minutos de exposición y 2 minutos de preguntas Si se requiere profundizar sobre algún proyecto en particular, el Líder de Proyecto es responsable de programar una reunión ad-hoc con los líderes interesados.

Líderes de TI

1. Participan activamente en el Comité, identificando Dependencias, Sinergias, Riesgos y Problemas.
2. Se definen planes de acción con fechas de compromiso para recuperar las deviaciones, mitigar riesgos/problemas y aprovechar las sinergias.
3. Fin del Procedimiento.