Control y seguimiento de un proyecto

6.- Control y seguimiento de un proyecto

6.1 Evaluación de riesgo.

la definición más acabada desde el punto de vista del alcance de la administración de riesgos, es la dada por COSO (2004), que en su informe señala: La administración de riesgos empresariales es un proceso, efectuado por la dirección de la entidad, directores y demás personal, aplicado a la estrategia y al establecimiento de objetivos y que se desarrolla a través de toda la organización, destinado a identificar los eventos potenciales que pueden afectar la entidad y manejar los riesgos dentro de su apetito de riesgo para proveer una seguridad razonable en el logro de los objetivos de dicha entidad.

La administración del riesgo inicia en etapas temprana de planificación del proyecto, pero es en la etapa de desarrollo de la oferta donde se profundiza en este aspecto.

Según Peter Drucker, tratar de eliminar el riesgo en las empresas es algo inútil. El riesgo es algo inherente al hecho de comprometer recursos actuales en busca de resultados futuros. De hecho, el progreso económico se define como la habilidad de tomar riesgos. 

Al iniciar formalmente los trabajos de la propuesta. El objetivo será evaluar el nivel de riesgo que presenta la información proporcionada por el cliente contra los objetivos que el mismo cliente busca con los requerimientos de la oferta. Al momento de presentar la oferta servirá para conocer el nivel de riesgos de los alcances propuestos, el programa de trabajo y el presupuesto meta presentado al cliente.

 A continuación se aplicará el proceso de administración de riesgos a un proyecto carretero, en la etapa de oferta.

Planificación de la administración del riesgo

Este proceso define las actividades que deben llevarse a cabo en los demás procesos administración de riesgos. Aquí se detalla cual será la metodología que se empleará, quienes son los involucrados y cuales deberán ser las responsabilidades. Sienta las bases y los aspectos generales para la administración del riesgo del proyecto.

∙ Herramienta de análisis

 Para el análisis de riesgos se podrá hacer uso de una herramienta comercial que le permita a la empresa llevar un registro de los riesgos identificados y agregar los elementos que formarán parte de este análisis. La herramienta más usada para el análisis de riesgo es el @risk que utiliza simulación de Monte Carlo, para mostrar una cantidad de escenarios posibles, también muestran las probabilidad de dichos escenarios. Gracias a esto se puede evaluar que riesgos tomar y cuales evitar.

O bien la empresa podrá elaborar un software de uso interno, desarrollado para los intereses propios de la organización. A lo largo de este estudio se mencionará la herramienta como aquel elemento que administra los datos del análisis.

∙ Involucrados en la administración de riesgos

⎫ Director de oferta.

⎫ Gerente de control de proyectos

⎫ Director de proyecto.

⎫ Ingeniero de proyecto.

 ⎫ Gerente de proyecto.

⎫ Gerente de riesgos.

⎫ Director de operaciones.

⎫ Gerente de propuestas.

⎫ Diferentes disciplinas: contabilidad, finanzas, área legal, etc.

∙ Procedimientos y responsables.

 *El director de oferta: es responsable de implementar el ejercicio del análisis de riesgos en la promoción y oferta del proyecto, identificando riesgos/oportunidades, así como el establecer estrategias de mitigación.

* El gerente de proyecto: es responsable de implementar el análisis de riesgos en el proyecto teniendo como base el análisis realizado en la fase de promoción u oferta, identificando los riesgos/oportunidades, estableciendo estrategias de mitigación y sus planes de acción correspondientes.

 En el primer análisis de riesgos del proyecto deben identificarse las coincidencias y las diferencias con el análisis elaborado para la oferta presentada. Esto permitirá al equipo del proyecto entender mejor el manejo del contrato que deberá seguirse durante la ejecución del proyecto. Los planes de acción definirán responsables, fechas de cumplimiento y parámetros de medición que permitan evaluar sus resultados. El responsable de cada plan de acción deberá reportar mensualmente a la Gerencia de proyecto su avance y medición y a su vez trimestralmente entregarlo al gerente de riesgos.

* El gerente de riesgos: será responsable de proporcionar adoctrinamiento y facilitar la ejecución del ejercicio de la herramienta (utilizada por la empresa, ya sea comercial o desarrollada por la gerencia de riesgos) de análisis de riesgos de las diferentes propuestas o proyectos de la empresa.

El gerente de riesgos debe facilitar las sesiones de trabajo, distribuir el material de apoyo para las mismas, mantener un registro histórico de todos los proyectos analizados en la organización en la base de datos con la herramienta utilizada por la empresa, así como dar soporte técnico y operativo en el uso de la herramienta.

∙ Categorías de riesgos

Los riesgos identificados se agruparán por categorías para su fácil localización y planificación de respuestas. Por lo general, las organizaciones según sus intereses elaboran una base de datos con las categorías, subcategorías y tipos de riesgos que pueden presentarse en los proyectos, la cual se va actualizando según se van presentando nuevos riesgos para los proyectos de la organización.

Esta base de datos facilita estructurar y clasificar los riegos por categorías. Y así gestionar los planes de respuestas.

Las principales categorías de riesgos identificadas son:

 ⎫ Riesgos externos.

⎫ Riesgos técnicos.

⎫ Riesgos comerciales.

⎫ Riesgos operacionales.

⎫ Riesgos administrativos.

∙ Matriz de probabilidad e impacto

En la siguiente matriz se presentan los niveles de probabilidad e impacto que se utilizarán para el proceso de análisis cualitativo de los riesgos del proyecto que se está estudiando. Además se muestra la calificación que se le dará a los riesgos (multiplicando los valores de probabilidad e impacto) y se indica la prioridad que tendrá cada valor para los intereses de la organización.

...