Introducción A Los Sistemas De Información

Introducción a los sistemas de información

Introducción

Hoy en día, todas las organizaciones han asumido la necesidad de utilizar herramientas informáticas para mejorar la comprensión de sus propios procesos y del mundo en el que se desenvuelven.

En el ámbito empresarial, los colectivos se enfrentan a entornos cambiantes que incrementan su complejidad día a día. Para subsistir en este escenario, donde los mercados exigen respuestas cada vez más rápidas y nada es estable ni inmutable, es preciso que los gestores puedan acceder de forma rápida y eficaz a las fuentes de información que les indiquen la situación propia, la de la competencia, y la del entorno donde todos luchan por la supervivencia, para de este modo poder tomar las mejores decisiones. Ello requiere el conocimiento y manejo de una cantidad elevada de factores que sé interrelacionan entre sí de forma nada simple, lo que supera ampliamente la capacidad de adquisición y proceso de datos de los seres humanos no asistidos por sistemas de computo. Por todo ello, las organizaciones crean sistemas de información automatizados que les ayudan a lograr sus objetivos.

A continuación se definen los términos sistema e información.

SISTEMA

“Un sistema es un conjunto de elementos ordenadamente relacionados entre sí y que cooperan para la consecución de un determinado fin u objetivo común” .

Ejemplo:

Sistema monetario,

de seguridad,

Sistema Solar,

de fútbol,

de lavado.

Atendiendo a la definición se pueden distinguir los principales elementos y características presentes en cualquier sistema típico:

• Componentes o elementos que integran el sistema: todo lo que tiene entidad, ya sea corporal o espiritual, natural o artificial, real o abstracta.

• Las relaciones de orden entre elementos, determinando la estructura del sistema.

• El fin u objetivo del sistema: esta característica que puede resultar discutible, se encuentra presente en los sistemas finalistas, donde los elementos se relacionan para la consecución de ciertos fines. Sin embargo existen sistemas de los que ignoramos su fin u objetivo. En nuestro caso el sistema empresarial es claramente finalista.

• El entorno del sistema: aquello que lo rodea, dentro del cual está ubicado. Debe tenerse en cuenta que un sistema por agregación/división puede formar parte de otro más general, que sería su entorno, y/o estar formado por otros sistemas, que en este caso lo tendrían a él como entorno común denominándose subsistemas (estudiados mediante el enfoque sistémico), o por solapamiento que existan elementos o partes del sistema que pertenezcan a varios sistemas.

• Los límites del sistema: la frontera entre lo que el sistema es y lo que constituye el entorno.

También suelen existir relaciones entre el sistema y sus componentes y el exterior representado por el contorno. Estas relaciones con el exterior suelen conocerse como entradas y salidas del sistema (sistemas abiertos).

El enfoque sistémico u holístico del sistema se pude definir como: la manera de estudiar o analizar sistemas adoptando una visión global de los mismos, que se va refinando progresivamente mediante una descomposición de arriba a abajo. Se empieza por concebir al sistema como una caja negra con entradas y salidas. Una vez identificados los límites del sistema y sus relaciones con el exterior, se pasa a describir su interior. Se identifican subsistemas y las relaciones que los ligan entre sí. Consideramos a cada subsistema como una caja negra, no nos interesa su interior sino sus entradas y salidas. El proceso continúa descomponiéndose cada subsistema en otros menores hasta que los componentes son tan simples que se pueden estudiar al completo y sin problemas. Este enfoque es muy útil para el desarrollo de aplicaciones software grandes o complicadas.

INFORMACIÓN.

La información es un conjunto de datos procesados y comunicados de forma que resulten útiles o significativos para el receptor de los mismos.

Por tanto, la información sólo surge cuando se produce un proceso de comunicación, debido a que la información depende tanto de los datos transmitidos como del estado del receptor.

Los datos están constituidos por registros de hechos, acontecimientos, transacciones, etc.

Ejemplo:

Datos Información

260664 Fecha de nacimiento: 26 de junio de 1964.

Mañana 1950 Cita con el dentista a las 19 horas y 50 minutos.

Efecto 2000 (260600) 26/06/1900 ó 26/06/2000

La información estimula a la acción y su valor reside en que permite decidir mejor, ya que la decisión es el paso previo para toda acción.

Cantidad frente a Calidad:

Lo que nos interesa no es tanto la cantidad de información sino su calidad.

Llamamos calidad de la información al conjunto de cualidades que, además de su capacidad para disminuir el nivel de incertidumbre del receptor, ayudan a este a tomar decisiones más ventajosas. Estas cualidades son:

• La información es relevante para el propósito de la decisión o el problema considerado.

• Debe de ser lo suficientemente precisa para que se pueda confiar en ella.

• Suficientemente completa para el problema. Lo ideal es poder contar con toda la información relevante para la decisión, pero esto nunca ocurre en el mundo real. Lo importante es que la información sobre los elementos clave sea completa.

• La información se comunica a la persona adecuada para la toma de la decisión.

• Se comunica a tiempo para que pueda ser útil.

• Llega al nivel de detalle más adecuado.

• La información debe ser comprensible para el receptor.

Sistemas de información

Cualquier organización o empresa es un sistema en sí misma. Su entorno es el sistema productivo en que se inserta, del que recibe un flujo físico de entradas compuesto por materias primas, mano de obra, flujos financieros y otros recursos, que transforma en un flujo físico de salidas u oferta, compuesto por productos o servicios, flujos financieros, etc.

A este conjunto de elementos y operaciones se les suele denominar sistema físico, operativo o de operaciones.

Para controlar el sistema físico de la organización es preciso que exista un sistema de gestión-decisión, encargado de la regulación y dirección de dicho sistema. Su fin será pues ajustar el comportamiento del sistema físico a los objetivos que sean fijado. Típicamente el sistema de gestión-decisión se compone del personal de la

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