PROCEDIMIENTO DE MANEJO DE BIENES Y VALORES |
OBJETIVO | Establecer los estándares para el manejo de bienes y valores de forma segura y garantizar la correcta ejecución de las tareas , garantizando el buen majeo, exactitud y custodia. |
ALCANCE | Este procedimiento involucra aquellas tareas que corresponden al manejo y recaudo de títulos valores como efectivo, cheques y consignaciones hasta la entrega del título valor a Dirección. |
DEFINICIONES | Cheque: Es un documento contable de valor en el que autorizada a una persona para extraer dinero de una cuenta certificada. Consignaciones: Es una entrega en depósito, y las relaciones que se establecen entre el consignador y el consignatario corresponden a las que en derecho mercantil se estudian como depósito y agencia. Recaudo: Recolección o acopio de dinero o títulos valores. Titulo Valor: Son documentos que contienen un valor monetario, en representación de un bien o servicio adquirido o prestado, estos pueden ser efectivo, cheques y consignaciones. |
RESPONSABLE DEL PROCEDIMIENTO | Líder de Cartera y Tesorería |
POLÍTICAS |
- El Tesorero recibirá el efectivo y transferencias cuando el cliente realiza el pago de forma presencial.
- El Líder de Cartera o Auxiliar de Cartera recibirá títulos valores como Cheques, Transacciones y Consignaciones.
- Toda consignación realizada por datafono el Tesorero deberá solicitar la cédula del cliente.
- Ningún empleado puede llevarse el dinero para la casa, este debe ser entregado a la empresa el mismo día del recaudo.
- Todos los días debe realizarse el cierre de cajas.
- Todo dinero debe ser verificado y contado al momento de recibir o entregar.
- Todo dinero recibido debe elaborarse el respectivo recibo de caja provisional y entregar al Cliente y se debe entregar a Tesorería.
- No se debe recibir dinero sin Recibo de Caja provisional.
- La persona que recauda el dinero debe asegurarlo para evitar inconvenientes por hurto, teniendo en cuenta de no guardarlo en lugares evidentes como la cartera o los bolsillos, en lo posible mantenerlo en el vehículo.
- Para clientes crédito, el cliente debe consignar el dinero según instrucciones dadas por el Asesor Comercial.
- Todo dinero recaudado por el Asesor Comercial o Conductor debe ser consignado el mismo día.
- Cuando el Asesor realice una consignación por el Banco Agrario debe ser mínima de Tres millones de pesos $3.000.000 en adelante, si es menos de este monto, el Asesor Comercial o Conductor deberá responder por la comisión que cobre el banco.
- Para toda consignación a la empresa, el Asesor Comercial o Conductor debe verificar previamente la cuenta bancaria para evitar inconvenientes.
|
PASO | ACTIVIDAD | DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD | RESPONSABLE | REGISTRO / FORMATO |
| Recaudo dinero “Clientes Crédito” | - Este debe ser recaudado por el Asesor Comercial o Conductor, el cual debe asegurar su traslado a la empresa, teniendo en cuenta de no guardarlo en los bolsillos, cartera o lugares que puedan ser visibles por ojos ajenos, si se cuenta con vehículo preferiblemente carro, este se debe guardar prudentemente en un lugar seguro, y debe ser consignado, en las cuentas de la compañía.
| Asesor Comercial Líder de Cartera y Tesorería | Facturas de venta
Recibo de Caja Provisional
|
| Recaudo dinero “Clientes Contado” (por medio del conductor) | - Este debe ser recaudado por el Conductor, el cual debe asegurar su traslado a la empresa, teniendo en cuenta de no guardarlo en los bolsillos, cartera o lugares que puedan ser visibles por ojos ajenos, este se debe guardar prudentemente en el vehículo en un lugar que solo el conductor debe conocer.
- Por parte del conductor debe realizar cuadre de los ruteros con el efectivo entregado, y relacionar en el Formato CUADRE DE RUTERO este documento debe estar firmado y no tener tachones o enmendaduras.
- El conductor deberá acomodar las monedas recaudadas según so denominación de la siguiente forma:
Moneda | Total monedas | Total Paquete | $ 1.000 | 20 | $ 20.000 | $ 500 | 40 | $ 20.000 | $ 200 | 50 | $ 10.000 | $ 100 | 50 | $ 5.000 | $ 50 | 40 | $ 2.000 |
- Para organizar los Billetes se debe tener en cuenta el orden de la nomenclatura de menor a mayor y por la misma cara y en un solo sentido.
| Conductor Tesorero | Facturas de venta Cuadre de Rutero |
| Recaudo dinero “Clientes Contado” (por medio del Asesor Comercial) | - Este debe ser recaudado por el Asesor Comercial, el cual debe asegurar su traslado a la empresa, teniendo en cuenta de no guardarlo en los bolsillos, cartera o lugares que puedan ser visibles por ojos ajenos, este se debe guardar prudentemente en el vehículo en un lugar que solo el conductor debe conocer.
- Debe entregar al Tesorero, el dinero y recibo de Caja Provisional debidamente diligenciado y se hace el cuadre del dinero entregado con el valor del recibo de caja provisional.
| Asesor Comercial Tesorero | Recibo de Caja Provisional
|
| Recaudo dinero “Clientes Contado” (por medio del Cliente) | - El cliente directamente realiza el pago a la empresa ya sea en efectivo o transferencia, este proceso se realiza con el Tesorero.
- El Tesorero debe realizar el Recibo de Caja Provisional y hacer firmar por el cliente.
- Se entrega el Recibo de Caja Provisional original al cliente y el Tesorero se queda con una copia y se entrega una al Departamento de Cartera al área de Ruteros.
- El Departamento de Cartera al área de Ruteros, debe realizar el recibo de caja por medio del Sistema (SYSPLUS).
| Asesor Comercial Tesorero Coordinador de Ruteros Auxiliar de Rutero | Recibo de Caja Provisional |
| Recibo de Ruteros | - El Coordinador de Ruteros recibe el rutero y el efectivo junto con el formato de Entrega de efectivo manifiesto de carga y debe verificar firmas, que se haya entregado la mercancía solicitada por el cliente y verificando devoluciones.
- Si el Coordinador de Rutero no se encuentra, el Conductor o Asesor Comercial, deben hacer la entrega del efectivo al Director Ejecutivo o Supervisor Logístico, para custodia mientras llega el Líder de Cartera y Tesorería.
- En caso de que falte firmas se debe devolver los documentos al Conductor o Auxiliar de entrega, quienes solicitaran al cliente la respectiva firma.
- Si existen devoluciones se solicita al Auxiliar de Inventarios que verifique y suba al sistema SYSPLUS las respectivas devoluciones de los clientes y posteriormente el Auxiliar de inventarios devuelve el rutero al Coordinador de Ruteros.
- Si se verifica devoluciones de mercancía se identifica las causas (error de despacho, averías, pérdidas durante el traslado, productos trocados, sobrante por cantidades o productos no solicitados, entre otros) y se determina si se debe realiza la Cuenta por Cobrar al Transportador o quien corresponda.
- Posteriormente traslada el efectivo relacionado en el/los Rutero/s al Tesorero adjuntando el formato Entrega de efectivo manifiesto de carga.
- El Tesorero recibe el efectivo que se encuentra dentro de la bolsa sellada y que solo debe ser abierta por el Tesorero, este verifica los montos relacionados en el formato de Entrega de efectivo manifiesto de carga, debe relacionar el monto verificado en el sistema SYSPLUS, generar e imprime el recibo Traslado de Efectivo y firmarlo y devuelve una copia del recibo al Coordinador de Ruteros junto con el Formato Entrega de efectivo manifiesto de carga y guarda el efectivo según instrucciones de Dirección.
- El Coordinador de Ruteros realiza la verificación de que el dinero se ha relacionado en el sistema SYSPLUS.
- Posteriormente se debe archivar la documentación en la carpeta de Relación de Ruteros, este archivo es provisional y posteriormente se entrega al área de archivo.
| Conductores
Asesores Comerciales
Coordinador de Ruteros
Auxiliar de Rutero
Tesorero | Ruteros Facturas de venta
Formato Entrega de efectivo manifiesto de carga
Control de Devolución de ventas
|
| Descargue del rutero | - Se realiza el cuadre del rutero, verificando facturas, devoluciones, consignación del monto relacionado en la factura y descuentos comerciales.
- Se verifican si existen descuadres de conductores, si existen se indaga para identificar causas y responsables, posteriormente se realiza la cuenta por cobrar.
- Seguido se debe hacer firmar el acta de autorización para el descuento por nómina del monto faltante.
- Se descarga el recibo de caja del SYSPLUS y se imprimen los que se requieran según las siguientes condiciones:
- Los clientes que pagan con consignación se descarga bajo el prefijo C22, este prefijo requiere formato impreso y su posterior archivo provisional y mensualmente se baja al área de archivo general.
- Los clientes POST se descargan bajo el prefijo P22, no requiere formato impreso ni archivo.
- Los clientes de facturación electrónica se descargan bajo el prefijo EF22, no requiere formato impreso ni archivo.
| Coordinador de Ruteros
Auxiliar de Rutero
Acta de autorización para el descuento por nómina |
|
| Relación del dinero recibido | - El Tesorero al final del día debe hacer una relación del dinero recibido y registrar en el sistema SYSPLUS el traslado a cuenta principal.
- La documentación en relación con el efectivo recibido se debe almacenar en la AZ correspondiente custodiada por el Coordinador de Ruteros.
- El dinero recibido se almacena en la caja fuerte, cuya clave esta asignada exclusivamente al Líder de Cartera y Tesorería.
| Líder de Cartera y Tesorería | Recibo de caja |
| Entrega de dinero a Dirección | - Se hace la entrega al director ejecutivo mediante los Comprobante de egreso, para la verificación y firma de recibido conforme.
- Una vez recibido el Dinero por Dirección, se dispone para el pago a Proveedores.
| Líder de Cartera y Tesorería Director Ejecutivo | Comprobante de egreso |
| Asignación de fondos | - El director comercial en base a la planeación de pagos realiza la distribución de los fondos, dejando un remanente como caja general para uso de la compañía
- Entrega a la persona designada para que haga el respectivo de depósito y entregue el soporte respectivo
| Director Ejecutivo | Egreso y consignación |
| Cuadre de caja | - Diario se realiza el conteo de dinero con el que se cuenta en caja, verificando montos relacionados en contabilidad del SYSPLUS.
- Si falta o sobra efectivo se debe verifican entradas y salidas de dinero junto con la documentación en físico, para identificar posibles errores de digitación, si definitivamente se verifica que falta efectivo, se lleva a Responsabilidades y si hay sobrantes se lleva a Sobrantes de caja.
| Tesorero | Cuadre de Caja |
| Auditoría de caja | - Se hace como mínimo una vez por semana, se verifica el dinero físico y se compara con la contabilidad del sistema SYSPLUS.
- Si existen diferencias se debe verifican entradas y salidas de dinero junto con la documentación en físico.
- Si existen faltantes de efectivo se indaga para identificar causas y responsables, hacer firmar el acta de autorización para el descuento por nómina.
- Si sobra efectivo se trasladan los montos a sobrante de caja.
- Se debe dejar el Acta de auditoría de caja firmada por el auditor, la persona auditada, el testigo que puede ser el Director Financiero o el Director Ejecutivo.
- Firmada el Acta y soportes adicionales, se debe archivar en la Oficina Financiera.
|
| Arqueo de caja Acta de auditoría de caja Acta de autorización para el descuento por nómina |
DOCUMENTOS RELACIONADOS |
CÓDIGO | NOMBRE DE DOCUMENTO |
No aplica | Facturas de venta |
No aplica | Recibos de caja |
