Sistema Integrados De Gestion

Introducción

En la actualidad el conocimiento sobre sistemas de información es esencial porque la mayoría de las organizaciones necesita información para sobrevivir y prosperar.

Un sistema de información se puede definir como un conjunto de componentes interrelacionados que recolectan, procesan, almacenan y distribuyen información para apoyar la toma de decisiones y el control en una organización. Además de que pueden ayudar a los gerentes y trabajadores a analizar problemas, visualizar asuntos complejos y crear productos nuevos.

Existen cuatro principales tipos de sistemas de información que dan servicio a los diferentes niveles de la organización: sistemas a nivel operativo, sistemas a nivel del conocimiento, sistemas a nivel administrativo y sistemas a nivel estratégico.

Cualquier organización puede contar con uno o más de los siguientes sistemas de información: sistemas de apoyo a ejecutivos en el nivel estratégico, sistemas de información gerencial y sistemas de apoyo a la toma de decisiones en el nivel administrativo, sistemas de trabajo del conocimiento y sistemas de oficina en el nivel del conocimiento y sistemas de procesamiento de transacciones en el nivel operativo. A su vez, los sistemas de cada nivel se especializan en apoyar a cada una de las principales áreas funcionales: ventas y marketing, manufactura, finanzas, contabilidad y recursos humanos.

Sabemos que es necesario diseñar diversos sistemas que den servicio a diferentes niveles y funciones en la empresa, sin embargo, más y más empresas están encontrando las ventajas de integrar sus sistemas a través de Sistemas Empresariales.

Marco Histórico

Los primeros computadores fueron fruto de grandes proyectos de desarrollo tecnológico desarrollados durante la Segunda Guerra Mundial para cubrir necesidades de cálculo militares (generación de tablas balísticas, investigación de los procesos de fisión nuclear, etc.). Estas primeras máquinas eran demasiado caras para ser utilizadas en la industria, pero generación tras generación de computadoras, la tecnología fue mejorando, aumentando la velocidad y capacidad de cálculo y disminuyendo los costes como en ningún otro sector industrial.

En la década de los 50 los ordenadores comienzan a expandirse por las universidades y ya en 1955 se crea la asociación SHARE (Society to Help Allieve Redundant Effort) —primer grupo de usuarios de ordenadores— para compartir conocimientos y evitar en la medida de lo posible labores redundantes (Computer Society, 2003). A finales de esta década, los ordenadores para uso industrial comienzan utilizarse en el entorno empresarial (Software History Center, 2003).

A comienzos de los 60 se fundan numerosas empresas dedicadas al desarrollo

de software. En esta época, la práctica habitual es incluir el software básico gratis con la venta del hardware, teniendo que contratar desarrollos a medida para cubrir cualquier otra necesidad. De todas formas, se empiezan a crear las primeras librerías de utilidades, en las que se pueden conseguir ciertas publicaciones gratuitamente.

En este caldo de cultivo, van surgiendo los primeros intentos de aplicar la tecnología a la problemática de gestión de materiales y en 1959 Bosch desarrolla una aplicación que puede considerarse la primera aproximación a lo

que posteriormente se conoció como Material Requirement Planning (MRP)

o Planificación de Necesidades de Materiales.

El concepto de software como producto comienza a considerarse viable comercialmente y en 1967, la compañía International Computer Programs, Inc. (ICP) crea el primer catálogo de software con 49 aplicaciones (Software History Center, 2003). Como fecha significativa, cabe citar que IBM anuncia que a partir del uno de enero de 1970 ciertos paquetes de software iban a comenzar a venderse por separado, dando por finalizada la era en la que el software se consideraba un derecho ilimitado inherente a la compra del hardware.

Características de un Sistema Integrado de Gestión

Definición de un ERP

El ERP, Enterprise Resource Planning, por sus siglas en inglés, integra todos los procesos relevantes de una empresa con los módulos y metodologías con el mejor sistema de gestión empresarial. Todas las transacciones quedan registradas desde su origen en una sola base de datos, en la cual se puede consultar en línea toda la información relevante para administrar el negocio. Entre los principales beneficios que se pueden alcanzar con la implementación de un sistema ERP existen: Control de la operación, eficiencia administrativa, productividad, servicio a clientes, ahorros en costos operativos, visibilidad de las operaciones, soporte a toma de decisiones, preparación para e-business, diferenciación

La situación habitual en la mayor parte de las empresas de tamaño pequeño o mediano es tener varios programas de gestión: uno para la contabilidad, otro para la nómina y una base de datos con información de los clientes. Es decir, cada departamento dispone de su propio programa y no comparten la información. Si llama un cliente para notificar que ha cambiado su dirección es posible que si la persona que atiende la llamada pertenece al departamento de finanzas modifique ese dato en el programa de contabilidad pero en la base de datos que maneja el departamento de marketing siga estando erróneo. La solución es un sistema integrado de gestión o ERP (Enterprise Resource Management).

Más que programas de ordenador son sistemas de información que integran aplicaciones informáticas para gestionar todos los departamentos y funciones de una empresa: contabilidad financiera y analítica, finanzas, producción, mantenimiento, logística, recursos humanos, materiales, gestión de activos, compras y pagos, ventas y cobros, bancos y efectos, tesorería, cartera, gestión de proyectos, etc.

Por tanto la característica principal que distingue a un ERP es la integración.

Beneficios de gestionar con un sistema integrado de gestión:

- Ahorro de recursos (tiempo y dinero) para la implementación del sistema integrado de gestión, esto es, una menor inversión que la necesaria para los procesos de implementación de manera independiente.

- Estar preparados para competir, al contar con la certificación de organismos internacionales de validez mundial, que permiten satisfacer en forma simultánea los diversos requisitos actuales del mercado mundial.

- Tener la posibilidad de acceder a mejores condiciones en

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