Un inventario de equipo o stock disponible

1. ¿Qué es una tabla?

Una tabla contiene datos sobre un tema en concreto, como empleados o productos. Cada registro de una tabla contiene información sobre un elemento, como un determinado empleado. Un registro se compone de campos, como un nombre, una dirección y un número de teléfono. Los registros se suelen denominar también filas y los campos, columnas.

La base de datos puede contener muchas tablas, cada una de ellas con información sobre un tema diferente. Cada tabla, a su vez, puede contener muchos campos de diferentes tipos, como texto, números, fechas e imágenes.

En la lista siguiente se indican algunos ejemplos de tablas comunes que puede crear.

• Una tabla de clientes con los clientes de su empresa y sus direcciones

• Un catálogo de los productos en venta con precios e imágenes de cada artículo

• Una tabla de tareas para controlar las tareas y los plazos

• Un inventario de equipo o stock disponible

Debe planear y diseñar la base de datos con cuidado para asegurarse de que tiene un diseño correcto y evitar así tener que realizar muchos cambios posteriormente. Para obtener información sobre cómo planear y diseñar una base de datos, vea el artículo Conceptos básicos del diseño de una base de datos.

2. Pasos para crear una tabla en Access.

Puede agregar una nueva tabla a una base de datos existente mediante las herramientas del grupo Tablas de la ficha Crear.

Independientemente de la vista en la que comience a trabajar, siempre puede cambiar a la otra vista mediante los botones Ver en la barra de estado de la ventana Access.

En la vista Hoja de datos, puede escribir los datos inmediatamente y dejar que Access cree la estructura de tabla en segundo plano. Los nombres de los campos se asignan por números (Campo1, Campo2, etc.) y Access define el tipo de datos basándose en el tipo de los datos que se escriben.

1. En la ficha Crear, en el grupo Tablas, haga clic en Tabla.

2. Access crea la tabla y coloca el cursor en la primera celda vacía de la columna Haga clic para agregar.

3. Para agregar datos, comience a escribir en la primera celda vacía, o bien, pegue datos de otro origen tal y como se describe más adelante en este artículo.

• Para cambiar el nombre de una columna (o campo), haga doble clic en su encabezado y escriba el nuevo nombre.

Asigne a cada campo un nombre significativo de modo que sepa lo que contiene sin tener que consultar los datos.

• Para mover una columna, selecciónela haciendo clic en su encabezado y, a continuación, arrástrela hasta la ubicación que desee. También puede seleccionar varias columnas contiguas y arrastrarlas juntas hasta una nueva ubicación.

Para agregar más campos a la tabla, comience a escribir en la columna Haga clic para agregar en la vista Hoja de datos o agregue nuevos campos mediante los comandos del grupo Agregar y eliminar en la ficha Campos.

3. Qué tipo de datos maneja una tabla de Access.

Texto: Cuando en el campo vamos a introducir texto, tanto caracteres como dígitos. Tiene una longitud por defecto de 50 caracteres, siendo su longitud máxima de 255 caracteres.

Memo: Se utiliza para textos extensos como comentarios o explicaciones. Tiene una longitud fija de 65.535 caracteres.

Numérico: Para datos numéricos utilizados en cálculos matemáticos.

Fecha/Hora: para la introducción de fechas y horas desde el año 100 al año 9999.

Moneda: Para valores de moneda y datos numéricos utilizados en cálculos matemáticos en los que estén implicados datos que contengan entre uno y cuatro decimales. La precisión es de hasta 15 dígitos a la izquierda del separador decimal y hasta 4 dígitos a la derecha del mismo.

Autonumérico: Número secuencial (incrementado de uno a uno) único, o número aleatorio que Microsoft Access asigna cada vez que se agrega un nuevo registro a una tabla. Los campos Autonumérico no se pueden actualizar.

Sí/No: Valores Sí y No, y campos que contengan uno de entre dos valores (Sí/No, Verdadero/Falso o Activado/desactivado).

Objeto OLE: Objeto (como por ejemplo una hoja de cálculo de Microsoft Excel, un documento de Microsoft Word, gráficos, sonidos u otros datos binarios).

Hipervínculo: Texto o combinación de texto y números almacenada como texto y utilizada como dirección de hipervínculo. Una dirección de hipervínculo puede tener hasta más de tres partes:

*Texto: el texto que aparece en el campo o control.

* Dirección: ruta de acceso de un archivo o página.

* Subdirección: posición dentro del archivo o página.

* Sugerencia: el texto que aparece como información sobre herramientas.

4. Como se introducen datos en una tabla de Access.

Cada dato para el que desee realizar un seguimiento se almacena en un campo. Por ejemplo, en una tabla de contactos se crean campos para apellido, nombre, número de teléfono y dirección. En una tabla de productos se crean campos para nombre de producto, identificador de producto y precio.

Antes de crear los campos, intente dividir los datos en partes útiles de menor tamaño. Es más fácil combinar los datos más adelante que tener que separarlos. Por ejemplo, en lugar de un campo Nombre completo, considere la posibilidad de crear campos independientes para apellido y nombre. A continuación, puede buscar u ordenar por nombre, apellido o ambos fácilmente. Si tiene previsto crear un informe, ordenar, buscar o calcular en un elemento de datos, incluya ese elemento solo en un campo. Para obtener más información acerca del diseño de una base de datos y la creación de campos, consulte los vínculos en la sección.

Después de crear un campo, puede establecer las propiedades del campo para controlar su apariencia y comportamiento.

5. ¿Qué es un formulario?

Un formulario es un objeto de base de datos que se puede usar para escribir, modificar o mostrar los datos de una tabla o consulta. Los formularios se pueden usar para controlar el acceso a los datos, como qué campos o filas de datos se van a mostrar. Por ejemplo, puede que algunos usuarios necesiten ver sólo algunos de los campos de una tabla que contiene numerosos campos. Si se proporciona a esos usuarios un formulario con sólo esos campos, les será más fácil usar la base de datos. Asimismo, se pueden agregar botones y otras funciones a un formulario con el fin de automatizar las acciones frecuentes.

Los formularios son ventanas por las que los usuarios ven y alcanzan las bases

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