Abastecimiento

Adquisición y aprovisionamiento

Como cualquier otro proceso comercial, los procesos de adquisición y aprovisionamiento exigen una gestión activa y una mejora continua. Esto es especialmente cierto en la fabricación, en donde el costo de los materiales constituye más de la mitad de los costos de las mercancías vendidas. Existen muchas compañías que no son tan rigurosas en la adquisición y el aprovisionamiento como sí lo son con otros procesos y costes de menor repercusión.

Los síntomas de los problemas en esta área suelen ser sutiles y camuflarse en costos que asumen los compradores a través de aumentos en los precios. Esto es posible en épocas de bonanza y con productos o servicios que no sean homogéneos o genéricos. No obstante, una organización que se enfoque en el cliente debería brindar la máxima calidad al menor costo posible. Esto significa que debería haber un esfuerzo incesante por reducir las unidades de almacenamiento, identificar y negociar satisfactoriamente con los mejores proveedores, mejorar continuamente los procesos y reducir el coste de los materiales en relación con los índices o las cotas industriales establecidos.

El proceso empieza con una evaluación de la estrategia de adquisición y aprovisionamiento que incluye la segmentación de los proveedores y la valoración de su rendimiento. También se estudian los gastos totales, incluyendo la segmentación y el análisis de tendencias. Los procesos de gestión y comercio se analizan para identificar áreas susceptibles de racionalización y mejora. Por último, se elabora un plan de implementación y se identifican los beneficios que deben lograrse.

El abastecimiento o aprovisionamiento es la función logística mediante la cual se provee a una empresa de todo el material necesario para su funcionamiento. Su concepto es sinónimo de provisión o suministro. Las actividades incluidas dentro de este proceso son las siguientes:

(a) Cálculo de necesidades: Es una actividad propia del planeamiento logístico. Las necesidades de abastecimiento involucran todo aquello que se requiere para el funcionamiento de la empresa, en cantidades específicas para un determinado período de tiempo, para una fecha señalada, o para completar un determinado proyecto.

El cálculo de las necesidades se materializa con los pedidos o la requisición. Las necesidades de abastecimiento para una empresa determinada pueden ser por consumo, reemplazo, reserva o seguridad, necesidades iniciales y necesidades para proyecto. Dentro de esta actividad se debe considerar al factor tiempo.

(b) Compra o adquisición: Esta actividad tiene por objetivo realizar las adquisiciones de materiales en las cantidades necesarias y económicas en la calidad adecuada al uso al que se va a destinar, en el momento oportuno y al precio total más conveniente.

Los principales objetivos específicos de esta actividad son:-

• Mantener la continuidad del abastecimiento;-

• Pagar precios justos, pero razonablemente bajos por la calidad adecuada;-

• Mantener existencias económicas compatibles con la seguridad y sin prejuicios para la empresa;- Evitar deterioros, duplicidades, desperdicios, etc., buscando calidad adecuada;-

• Buscar fuentes de suministros, alternativas y localizar nuevos productos y materiales;-

• Mantener costos bajos en el departamento, sin desmejorar la actuación;-

• Estudiar e investigar nuevos procedimientos continuamente; preocuparse por la permanente capacitación del personal; y, mantener informado al gerente de logística o gerente general acerca de la marcha del departamento.

(c) Obtención: La obtención empieza con el pedido y tiene por finalidad contribuir a la continuidad de las actividades, evitando demoras y paralizaciones, verificando la exactitud y calidad de lo que se recibe.

(d) Almacenamiento: Este implica la ubicación o disposición, así como la custodia de todos los artículos del almacén, que es la actividad de guardar artículos o materiales desde que se producen o reciben hasta que se necesitan o entregan. Los principales aspectos de esta actividad son:

• Control de la exactitud de sus existencias.

• Mantenimiento de la seguridad.

• Conservación de los materiales.

• Reposición oportuna.

(e) Despacho o distribución: Consiste en atender los requerimientos del usuario, encargándose de la distribución o entrega de la mercadería solicitada.

Para que los requerimientos de los usuarios sean atendidos con prontitud, es necesario contar con el embalaje o empaque para asegurarnos que las cantidades y calidades de los artículos o materiales sean correctas. Es igualmente importante en esta función asegurar el control de la exactitud de los artículos que se despachan, así como la rapidez de su ejecución para cumplir con los plazos solicitados.

(f) Control de stocks: Como objetivo de esta actividad debemos plantear el asegurar una cantidad exacta en abastecimiento en el lugar y tiempo oportuno, sin sobrepasar la capacidad de instalación.

Con un control preciso y exacto se garantiza un control efectivo de todos los artículos de abastecimiento.

(g) Utilización de desperdicios: Esto con el fin de tomar las medidas más ventajosas para la empresa.

IMPORTANCIA

La función de aprovisionamiento existe a partir del momento en que un objeto o servicio debe ser buscado fuera de la empresa. Dentro de los principales objetivos tenemos los siguientes:

• Proporcionar un flujo interrumpido de materiales, suministros, servicios necesarios para el funcionamiento de la organización.

• Mantener las inversiones en existencias y reducir las pérdidas de éstos a un nivel mínimo.

• Mantener unas normas de calidad adecuadas.

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