Administracion

3.3. SÍMBOLOS Y REFERENCIAS CONVENCIONALES DE MAYOR USO EN UN ORGANIGRAMA.

a. Sobre las líneas llenas o estructurales.

Líneas llenas sin interrupciones: son aquellas que indican autoridad formal, relación de línea o mando, comunicación y la vía jerárquica.

Se recomienda línea gruesa y llena para los niveles superiores, y trazos finos para las unidades de menor jerarquía. El grosor de las líneas debe ir en disminución a medida que descendemos en la jerarquía.

Las líneas llenas verticales indican autoridad sobre. Las horizontales señalan especialización y correlación.

Cuando la línea llena cae sobre la parte media y encima del recuadro o figura geométrica (cuadrado, rectángulo y a veces círculos) indica mando, autoridad.

Cuando la línea llena cae al centro y se coloca al lado derecho de la figura geométrica o recuadros, indica relación de apoyo, si se coloca al lado derecho indica control, auditoría.

Cuando la línea llena cae o se coloca al lado izquierdo de la figura geométrica o recuadros, indica relación de asesoría, consultoría o comités.

Líneas con zigzagueos al final y una flecha en el remate son continuación de la estructura. También tienen el mismo significado una flecha sola (sin zigzagueos) en el remate. Se usa para indicar a las unidades desconcentradas denotando autonomía y responsabilidad absoluta.

b. Sobre las Líneas de puntos o discontinuas.

Son aquellas que indican relación de coordinación funcional y relaciones de autoridad funcional.

Se usan líneas discontinuas para indicar unidades temporales

c. De las figuras geométricas.

La proporción de la figura deberá ser de 2 cm x 3cm o de 1cm x 3cm

• Se utiliza un solo color (negro)

• Se escriben en ellas sin abreviaturas

• Se escribe en ellas solo con mayúsculas (evitar guiones)

• Los tamaños disminuyen con los niveles

• Las unidades en proyecto y temporales se usa figuras con delineado discontinuo.

• La Figura Geométrica con un recuadro indica condición especial o autónoma, tiene autonomía absoluta.

La Figura Geométrica con medio recuadro indica que tiene autonomía relativa.

Dos figuras juntas denotan que las dos tienen la misma autoridad y la misma responsabilidad.

Se puede destacar una unidad para llamar la atención. Para ello se utiliza medio recuadro, bastante coloreado, para cada unidad que se vaya a resaltar.

Los círculos colocados en espacios especiales del organigrama y que poseen un número en su interior, indica un comité en el que participan todas las unidades señaladas con el mismo número.

Se pueden usar diversas formas de ordenamiento y presentación de las figuras, siempre y cuando la equivalencia de las mismas no sea alterada y es solo para los óranos específicos.

Para los órganos de apoyo.

Debe existir simetría en la distribución espacial del organigrama.

3.4. CRITERIOS GENERALES PARA LA ELABORACIÓN DE ORGANIGRAMAS EN EL SECTOR PÚBLICO

Origen

Por lo general, en este ámbito, los cambios de estructura orgánica se derivan de una propuesta que puede partir de:

• El presidente de la república.

• El titular de la institución.

• Una dependencia globalizadora (institutos oficiales que tienen la facultad de dictar lineamientos de carácter normativo para todo un sector administrativo o de actividad).

• Una cabeza de sector (secretario de Estado responsable de la coordinación de las entidades paraestatales agrupadas en un sector de actividad).

• La autoridad administrativa de la institución.

• Un área específica de trabajo.

Mecánica

El procedimiento para modificar estructuras de organización en esta instancia es muy claro, ya que por su naturaleza eminentemente jurídica se apega a las siguientes fases:

• Determinación del cambio específico a realizar.

• Justificación técnica.

• Fundamentación legal.

• Presentación de la propuesta de cambio.

• Análisis interno y/o ajuste.

• Integración del documento final.

• Autorización del titular de la institución.

• Envío de la propuesta a la secretaria de Hacienda y Crédito Público.

• En caso de aprobarse, se autoriza la modificación de la estructura.

• La validación de la propuesta se remite a la institución para su implantación.

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