Administración Del Tiempo

Administración del Tiempo

Introducción

La administración del tiempo es uno de los recursos más apreciados. Sin embargo, se trata de una cosa que no se puede ahorrar, sino que pasa, no retrocede y es imposible de recuperar. Si se malgasta. Para aprender a valorar el tiempo y a planificar el estudio y el trabajo, tanto a corto como a medio y largo plazo, es importante:

 Identificar metas, objetivos y prioridades.

 Conocer el ciclo de trabajo y adaptar la planificación del tiempo.

 Seleccionar las mejores estrategias para alcanzar las metas, los objetivos.

Algunas de las características que tiene son:

 Puede ser un enemigo o un aliado si lo logramos organizar.

 Puede ser un recurso escaso, si no se controla en función de las prioridades que se le asignen a las actividades diarias a un emprendedor.

 Puede ser un amigo o un enemigo en el logro de los objetivos y metas que se planteen.

 No se puede comprar.

 No se puede atrapar, detener o regresar.

 Es lo más valioso que tienen los individuos, por lo que hay que utilizarlo con la mayor efectividad.

 Se dice que nadie tiene suficiente tiempo, sin embargo todo el mundo tiene todo el tiempo que hay. Esta es la gran paradoja del tiempo.

 El más importante de los recursos.

 Un recurso limitado y caduco por definición: hagamos lo que hagamos se Nos acaba.

 Recurso inelástico: ni ahorrarse, ni acumularse, ni prestarse.

 El más indispensable de los recursos: ninguna acción humana puede realizarse sin tiempo.

Eficiencia y Efectividad

La eficiencia es la capacidad de lograr el efecto en cuestión con el mínimo de recursos posibles.

La efectividad se refiere al éxito de los resultados alcanzados, es decir, ser eficaz significa que han logrado los resultados deseados. A diferencia de eficiencia, que pone el énfasis en los medios utilizados para alcanzar los objetivos, la efectividad pone mayor importancia en los resultados a alcanzar, independientemente de los recursos utilizados.

En conclusión eficiencia es cómo se hacen las cosas, de qué modo se ejecutan.

Y efectividad es para qué se hacen las cosas, cuáles son los resultados que se persiguen o qué objetivos se logran.

Por ejemplo:

Se pude matar una mosca con un cañón y se lograría el objetivo que es matar a la mosca, a esto se le podría decir efectividad pero si en vez de un cañón usamos un matamoscas igual se lograría el objetivo sin llegar a excesos se le llamaría eficiencia.

Control

El control es una etapa principal en la administración del tiempo, pues, aunque una empresa cuente con excelentes planes, una organización adecuada y una dirección eficiente, el ejecutivo no podrá verificar cuál es la situación real de la organización y no existe nada que asegure e informe si los actividades van de acuerdo con los objetivos.

MITOS Y ENEMIGOS DEL TIEMPO

Mitos

• El mito de la actividad: “El emprendedor más lleno de trabajo es el más eficiente”. Esto quiere decir que no por tener mucho trabajo se obtienen más resultados.

• El mito del hombre equipo: “Cuanto más alto sea el nivel en que se manejen los asuntos, tanto mejor”. Se regatea la delegación, y se pretende hacer las cosas uno mismo “para estar en todo”: invadiendo puestos, aplastando personalidades y matando motivaciones.

• El mito de la decisión aplazada: “Hay que aplazar las decisiones hasta haber recopilado todos los datos”. Lo que sucede es que no se decide a tiempo, o no se decide.

• El mito del indispensable: “Los resultados son directamente proporcionales al volumen de trabajo invertido, así que yo trabajo 15 horas diarias”. Se centra el interés en trabajar más, en vez de trabajar mejor.

• El mito de ahorrar tiempo: “Hay que ahorrar tiempo a través de soluciones sencillas y fáciles”. Se regatea el tiempo que se debe emplear en asuntos difíciles, tratándolos de manera superficial, de modo que se está condenando a repetir lo que salió mal.

• El mito de trabajar contra el tiempo: “El tiempo presiona al emprendedor: se le echa encima”. El más precioso recurso queda convertido en estorbo y objeto de justificaciones.

• Todo el mundo pierde el tiempo. Es parte del ser humano. Cierto tiempo perdido puede ser constructivo porque ayuda a relajarse o a reducir la tensión; sin embargo, a veces esto puede ser algo frustrante, especialmente cuando se pierde el tiempo por hacer algo menos importante de lo que se podría estar haciendo.

Enemigos

Enemigos internos:

• No saber decir “no”: Algunas personas tienen un gran temor de manifestar que realmente no pueden hacer cierta actividad y en algunos casos de condición personal se podría incluir el “no quiero”, lo grave de aceptar lo que no se puede cumplir es que nosotros mismos nos estamos complicando nuestra vida, al final en algún lugar o persona quedaremos mal, esto es grave, nuestra imagen se deteriora, las personas organizadas saben cuáles son sus condiciones y están dispuestas a aceptar responsabilidades que si puedan cumplir.

• No saber delegar: El trabajo en equipo siempre es bueno pero debe haber confianza entre sus miembros, las personas que no delegan se generan cargas enormes y están volviendo su vida tortuosa, se debe confiar en otras personas, así que usted debe escoger adecuadamente con quienes trabaja.

• Aplazar cosas: Esto tiene resultados nefastos, si usted desea tener éxito es totalmente indispensable la exigencia y responsabilidad, jamás aplace compromisos porque entonces su palabra perderá valor y autoridad.

• Indisciplina.

Enemigos externos:

• Uso del teléfono: El teléfono es un medio de comunicación excelente pero debe usarse oportunamente, si nos acostumbramos a llamar continuamente a otras personas sin objetivos concretos entonces encontraremos otras personas que “no tienen nada que hacer” y el transcurso de las horas se irá de nuestras manos.

• Visitas inesperadas: Por educación siempre debemos recibir a una persona si es posible, pero si deseamos tener control sobre nuestra vida es importante hacerle saber a las personas que trabajamos con una agenda y que siempre estamos dispuestos a recibirlos pero es necesario hacer una programación.

• Urgencias: Muchas urgencias nos ocurren por nuestra falta de planificación, es lógico pensar que en algún

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