Auditoria De Calidad Semana 3.

Unidad 2.

PLANIFICACION Y PREPARACION DE AUDITORIAS

1. Diseño del programa de auditorías1: el programa de auditoría que diseñe debe contener lo siguiente:

a. Objetivos y alcance del programa de auditoría.

Objetivo:

Facilitar técnicas para realizar auditorías internas en la empresa que permitan verificar que el sistema de gestión de calidad se está elaborando apropiadamente, si cumple con las características exigidas por la norma, si está siendo actualizado, para garantizar el cumplimiento de los objetivos, procesos, procedimientos y los indicadores dados por la IPS San José, realizando planes de mejora a las recomendaciones imparciales, dadas según las evaluaciones practicadas, apoyando las decisiones administrativas en pro de corregir falencias encontradas.

ALCANCE

Podrá cubrir toda actividad, desde la planificación, documentación. En si todos los elementos que constituyen un sistema de gestión de calidad, en todas las dependencias de la entidad en que prestan sus servicios, sin excepción alguna, así como el seguimiento a planes de mejora que resulten en las auditorias en la IPS San José en año en curso.

b. Cronograma de las auditorías a realizar en el año.

DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES

ACTIVIDADES DETALLE

-Elaboración del programa de auditoría.

Para Todo el año

Es aprobado por el representante legal antes presentado por parte del jefe de control interno. Se realizara cada año teniendo en cuenta las siguientes caracterizaciones:

- Implementación de nuevos procesos

-Resultados de auditorías anteriores.

- Resultados de evaluación de riesgos.

-Seguimiento a planes de mejoramiento.

- Evaluación de la gestión institucional.

- Resultados de evaluación de indicadores.

- Recursos disponibles.

- Cambios en la normatividad vigente.

Elaborar los planes de auditoría.

Estos planes deben ser coordinados por el jefe de control interno asignando un líder.

Debe contener:

-Objetivos.

-Alcance.

-Criterios

-Auditor líder y equipo auditor.

-Fecha de apertura y cierre.

-Actividades especificas a auditar.

-Fecha y hora de la auditoria.

Se debe enviar antes del día en que se vaya a realizar la auditoria, solicitando los documentos necesarios.

Preparar la auditoria

Mensual, dependiendo si se deben hacer cambios.

Revisión de documentación Una vez recibido el plan de auditoría autorizado por la empresa, y los documentos pertinentes se procede a :

-Revisión de documentación necesaria según objetivos de la auditoria.

-Lista de verificación (checklist), forma de reportes de no conformidades.

-Evaluar información y datos relacionados con objetivos, organización interna recursos humanos, procesos, procedimientos, productos, servicios, infraestructura, tecnología, proveedores, información contable, informes de auditoría, indicadores de gestión, mapas de riesgos.

Realizar reunión de apertura

Al iniciar el año. Debe asistir los miembros del equipo auditor, el auditado, y los que están implicados en la auditoría. El jefe auditor es el que preside la reunión, explicando que puntos se revisaran en la reunión:

-El plan de auditoría.

-Se explicara cómo se llevara a cabo las actividades.

-Espacio para que los auditados hagan preguntas que consideren en el proceso.

Recolección de información Planificación y objetivos

− Manuales de política y procedimientos

− Descripción de funciones

− Organigramas

− Informes internos de los departamentos

− Diagramas de flujo

- Copias de formatos

− Normativa legal

− Actas de las reuniones del Consejo de Administración.

Conclusiones de auditoria

-Acordar las conclusiones de auditoría.

- Recomendaciones pertinentes.

Reunión de cierre Tiene como misión presentar los descubrimientos de la auditoría a los implicados, de una forma que permita una clara comprensión, con lo que se abre el camino para la rectificación.

El equipo auditor llevará a cabo la reunión de cierre con los funcionarios que atendieron la auditoría y el responsable del proceso auditado. En dicho encuentro se ratifican los siguientes

aspectos:

-Fortalecer el objeto de la auditoria.

- Presentación del informe de auditoría.

-Conclusiones de la auditoria.

- Revisar los hallazgos de las no conformidades.

- Realizar plan de acciones correctivas y preventivas 20 días hábiles a partir de la notificación del informe.

- Se realiza acta de cierre de la auditoria.

Informe de auditoria El informe de auditoría debe efectuarse por el jefe auditor y comprende:

− Alcance y objetivos de la auditoría

− Identificación del jefe auditor y auditores

− Identificación del representante de la empresa

− Observaciones de auditorías y su incidencia en la integridad del sistema

− Demandas de acción correctivas

El informe final se remitirá a la dirección de la empresa a la semana siguiente de culminación de la auditoria.

Seguimiento de la auditoria La visita de seguimiento sobre una no conformidad mayor debe tener lugar lo más pronto posible desde la fecha de ejecución de la acción correctiva.

C. Criterios de auditoría.

Se utiliza procedimientos o requisitos utilizados como referencia en la verificación y sobre el cual se evalúa el cumplimiento.

El coordinador de la auditoria debe garantizar y definir claramente los criterios de selección de auditores de acuerdo al tipo de auditor y el proceso a auditar.

Los hallazgos de la auditoria y las conclusiones deben referenciar las evidencias de la auditoria a los procedimientos y evaluaciones a los auditados.

Estos criterios de auditoría. Definen la conformidad, no conformidad u observaciones de los criterios de la auditoria

d. Auditores seleccionados

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