Auditoria De Recursos Humano

¿ En que consiste la entrevista como una técnica de auditoría?

La Entrevista es una conversación entre dos o más personas, en la cual uno es el que pregunta (entrevistador) y otra la que responde (entrevistado). Estas personas dialogan con arreglo a ciertos esquemas o pautas de un problema o cuestión determinada, teniendo un propósito profesional. Presupone la existencia de personas y la posibilidad de interacción verbal dentro de un proceso de acción recíproca. Como técnica de recolección va desde la interrogación estandarizada hasta la conversación libre, en ambos casos se recurre a una guía que puede ser un formulario o esquema de cuestiones que han de orientar la conversación. EL ENTREVISTADO deberá ser siempre una persona que tenga responsabilidad y conozca el área objeto de la auditoría. El entrevistado es la persona que tiene conocimiento o alguna experiencia importante que transmitir. EL ENTREVISTADOR es el que dirige la Entrevista debe dominar el dialogo, presenta al entrevistado el tema principal, hace preguntas adecuadas y cierra la Entrevista. Algunas características de la entrevista son:

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Generalmente sólo dos personas hablan.

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Generalmente hay muchas preguntas y respuestas en torno a un solo tema.

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La entrevista tiene un propósito definido que puede ser: Obtener información, darla, guiar, dar o recibir indicaciones o recomendaciones, etc.

Propósitos de la Entrevista:

Existen cuatro propósitos básicos y principales que cumple la Entrevista en la auditoría:

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Obtener información de los responsables de las operaciones u procesos objeto de la auditoría

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Facilitar la recolección de información

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Establecer un acercamiento con el personal de la entidad, con el que se interactuará durante el proceso de la auditoría (opiniones, sentimientos, comportamientos, etc.)

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Permite aclarar preguntas, orientar la investigación y resolver las dificultades que puede encontrar la persona entrevistada. Es una herramienta y una técnica extremadamente flexible, capaz de adaptarse a cualquier condición, situación y personas.

Ventajas de la entrevista:

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La Entrevista es una técnica eficaz para obtener datos relevantes y significativos

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La información que el entrevistador obtiene a través de la Entrevista es muy superior que cuando se limita a la lectura de respuestas escritas

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A través de la Entrevista se pueden captar los gestos, los tonos de voz, los énfasis, etc., que aportan una importante información sobre el tema y las personas entrevistadas.

Desventajas:

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Limitaciones en la expresión oral por parte del entrevistador y entrevistado.

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Se hace muy difícil nivelar y darle el mismo peso a todas las respuestas, sobre todo a aquellas que provienen de personas que poseen mejor elocuencia verbal, pero con escaso valor informativo o científico.

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Es muy común encontrar personas que mientan, deforman o exageran las respuestas y muchas veces existe un divorcio parcial o total entre lo que se dice y se hace, entre la verdad y lo real.

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Muchas personas se inhiben ante un entrevistador y les cuesta mucho responder con seguridad y fluidez una serie de preguntas. La habilidad del entrevistador estará en saber identificar y manejar estas desventajas, de manera que no afecten el objetivo de la entrevista

Preparación de la entrevista

Las entrevistas son una de las fuentes primarias de información para los equipos de auditoría; por lo que se deben

preparar

con anticipación. Antes de embarcarse en una entrevista, el auditor debe revisar la información disponible sobre la entidad auditada y específicamente sobre la actividad u proceso, objeto de la auditoría. En la preparación de la entrevista se debe tener en cuenta lo siguiente:

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Revisión de la información disponible, acerca del área, actividad o proceso objeto de la auditoría.

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Selección cuidadosa de los entrevistados.

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Elaboración y coordinación del calendario con suficiente anticipación, para asegurar la participación de los entrevistados.

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Determinación del tiempo estimado de duración de la entrevista.

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Determinación del tipo de entrevista a realizar

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Preparación de preguntas específicas y líneas de investigación .La preparación de la entrevista no se debe considerar como un “sacrificio” del tiempo asignado a la auditoría, mas al contrario, la forma en que se organice la misma, tendrá efectos sobre el volumen y la calidad de la información obtenida.

Tipos de Entrevista

Considerando la complejidad del tema a tratar se pueden identificar diferentes tipos de entrevistas, entre los tipos mas conocidos tenemos: Entrevista estructurada: Llamada también formal o estandarizada. Se caracteriza por estar rígidamente estandarizada, se plantean idénticas preguntas y en el mismo orden a varios entrevistados, por ejemplo de una misma área de trabajo o que realizan actividades similares, quienes deben escoger la respuesta entre dos, tres o más alternativas que se les ofrecen. Para orientar mejor la entrevista se elabora un cuestionario, que contiene todas las preguntas. Sin embargo, al utilizar este tipo de entrevista el entrevistador tiene limitada libertad para formular preguntas independientes generadas por la interacción personal. Entre las

ventajas

que tiene este tipo de entrevista, se mencionan:

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La información es más fácil de procesar, simplificando el análisis comparativo.

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El entrevistador no necesita estar entrenado arduamente en la técnica.

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Hay uniformidad en la información obtenida. Entre las

desventajas

se tienen:

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Es difícil obtener información confidencial.

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Se limita la posibilidad de profundizar en un tema que emerja durante la Entrevista.

Entrevista no estructurada:

Es más flexible y abierta, aunque los objetivos de la investigación rigen a las preguntas, su contenido, orden, profundidad y formulación se encuentran por entero en manos del entrevistador. Si bien el entrevistador; sobre la base del problema, los objetivos

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