BUZON DE SUGERENCIAS

Dentro de los canales formales que las organizaciones instituyen para su comunicación ascendente, el buzón de sugerencias se presenta como una de las alternativas de uso más frecuente.

Además de habilitar un canal de información desde el personal de base a la línea jerárquica que permite un camino hacia la mejora continua, esta herramienta habilita a un espacio de participación que permite motivar al personal y desarrollar sentido de pertenencia.

No obstante sus obvios beneficios, los buzones de sugerencia en las organizaciones suelen presentar dificultades en su implementación, obstrucciones en los procesos de comunicación y limitar de esta manera sus beneficios.

Las dificultades más comunes que suelen presentar los buzones de sugerencia pueden resumirse en los siguientes puntos:

La implementación del buzón de sugerencias parte de la conceptualización de la comunicación como un producto y no como un proceso. Se instaura el buzón de sugerencias sin dar continuidad a las respuestas de los empleados generando desmotivación en futuras sugerencias.

Los colaboradores sospechan del destino y uso de sus sugerencias al poner en riesgo sus fuentes de trabajo

Baja autoestima de los trabajadores que no permite reconocer que un hallazgo causal o su opinión sobre un proceso pueda ser importante para la organización

No se ejecutan estrategias para la implementación del buzón de sugerencias.

Falta de información de los empleados para elaborar sugerencias

Temor de la gerencia en liberar la opinión

Falta de estímulo por parte de la jerarquía a las sugerencias de los empleados

Sistemas muy lentos de análisis de las sugerencias o falta de continuidad

Como cualquier canal de comunicación interna que se instituya en una organización el buzón de sugerencias, requieren de un proceso de diseño, apropiación seguimiento y evaluación por parte del área a cargo:

DISEÑO: todas las organizaciones son diferentes y por lo tanto, todos los buzones de sugerencias también. Las organizaciones deben diseñar sus canales de sugerencia de manera particular coordinando esta herramienta a la cultura organizacional y a las necesidades de las personas. El diseño del buzón de sugerencias debe contemplar: el objetivo a alcanzar, el formato a utilizar, los espacios físicos donde va a estar ubicado, la manera en que vamos a procesar las respuestas. Esta etapa también debe contemplar una instancia de información hacia los usuarios sobre el cómo, quien cuando, donde y para que del nuevo canal.

APROPIACIÓN: una de las trampas más frecuentes en que suelen caer las organizaciones es que el buzón de sugerencias al poco tiempo de su implementación suele convertirse en un lindo objeto decorativo sin ser capitalizado el uso por el personal.

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