CAPACITACION: “COORDINANDO POR PRIMERA VEZ”

CAPACITACION:

“COORDINANDO POR PRIMERA VEZ”

TIEMPO ESTIMADO: 6 HORAS

ETIMOLOGÍA DE LA COORDINACION

El substantivo 'coordinación' y el infinitivo 'coordinar' se derivan de los términos latinos 'cum'        (= con, conjuntamente) y 'ordinare' (= regular, poner en una línea, ordenar), y tienen el significado de una actividad reguladora, o de ordenación sobre varios elementos.

INTRODUCCION A LA COORDINACION

La coordinación es un proceso que consiste en integrar las actividades con el objetivo de perseguir las metas de la organización con eficacia y eficiencia.

Sin coordinación, la gente perdería de vista sus papeles dentro de la organización y enfrentaría la tentación de perseguir los intereses no deseados de otros, a expensas de las metas de la organización.

El grado de coordinación dependerá de la naturaleza de las tareas realizadas y del grado de interdependencia que existe entre las personas de las diversas unidades que las realizan.

Cuanto mayor sea la incertidumbre sobre las tareas que se coordinen, tanto mayor será la necesidad de información. Por tanto, es conveniente pensar que la coordinación es cuestión de procesamiento de información. En esta sección se analizarán tres enfoques para lograr una coordinación efectiva

Entonces; Que es exactamente lo que un coordinador debe hacer?

Se busca que distintas actividades sigan un mismo ordenamiento, se orienten a los mismos objetivos, que sea lineal su ejecución o se eviten conflictos entre ellas. Esto es lo que hace un coordinador.

Es esto coordinar?:

1. Ve a tal sitio?.
2. Dile a tal cliente lo que te voy a decir?.
3. Ve y realiza tal o cual actividad como yo te diga?.
4. Envíame solo a mí la información técnica, nadie más debe saberlo ?.
5. Yo te diré cuál es tu trabajo?
6. Yo sé que debe hacer cada quien para el que el trabajo sea mejor para mí?
7. Ustedes hagan lo suyo que yo haré lo mío?

Si estas preguntas fueron contestadas de forma positiva, significa que no sabes que hace un coordinador?

Es importante que el coordinador y su equipo sepan:

1. Conocer de qué se trata su rol de coordinación.
2. Crear procesos para eficientizar el servicio, las llamadas y los casos.
3. Crear compromiso hacia los clientes (internos y externos) y apoyarlos.
4. Comunicarse entre ellos y con los demás
5. No miente
6. No micro-coordina
7. Le brinda al cliente lo que desea, si esto no representa algo que afecte los intereses de la empresa.
8. Nunca afectar los intereses de la empresa en favor del personal, ni suyo.
9. Basado en la misión, visión  y valores de la empresa, emprende la excelencia en el servicio a todos.

MICRO-COORDINACION

El termino Micro-coordinación, para entrar en contexto, es: coordinar “al milímetro” el detalle de cada tarea, es hacer una observación exhaustiva del proceso que hace el colaborador para lograr un resultado.

Hay que aclarar que en general la mayoría de los líderes que micro-coordinan tienen orientación hacia la excelencia, son autosuficientes, perfeccionistas y por eso mismo; no tienen la tranquilidad y confianza en que las personas a quienes lideran puedan hacer la tarea asignada sin su supervisión constante, además de la corresponsabilidad que existe cuando se es líder de un equipo.

Hay otro grupo que lo hacen por miedo a que el colaborador sobresalga o que no puedan tener los créditos cuando el trabajo sale bien.

Ejemplo de Micro-coordinación:

El líder de un equipo para asegurarse de que el trabajo se está haciendo, llama muchas veces comprobando si se está ejecutando la orden que dio, pide revisar los procesos con una exagerada frecuencia, verifica que los pasos estén siguiéndose exactamente como el los pidió, no permite que ningún miembro de su equipo tome una decisión sin su consentimiento, aun cuando estén en el nivel de responsabilidad de los ejecutivos, dando como resultado una gran desmotivación por parte del grupo, mal clima, rechazo hacia él, ya que ellos piensan, sienten y perciben que su jefe no confía en ellos, que no tienen oportunidad de crecimiento por eso mismo y que nada de lo que hagan puede cambiar el asunto.

Por su parte, el líder, al ver esa desmotivación, piensa: si los dejo solos, no trabajan… así que me toca estar pendiente del mínimo detalle para que la gestión este ahí, y es así como entran en un círculo vicioso cada día, cada hora, cada minuto.

EL CAMINO HACIA UNA COORDINACIÓN EXITOSA

Para dirigirse a una coordinación exitosa los coordinadores deben:

1. Concentrarse en la gente, no solo en la tarea.
2. Necesitan confiar en otros, no solo en sí mismos.
3. Son orientadores del equipo y del panorama general.  
4. Mientras aquellos que actúan de forma individual y haciendo hincapié en los detalles, son lo opuesto a lo que en un verdadero coordinador debe ser. El verdadero coordinador puede cerrar los ojos y confiar que su equipo siempre hará lo correcto.
5. Sentirse orgullosos de aquellos a quienes entrenan.

Las herramientas que llevaran a un coordinador al éxito son:

1. Tomar cursos o leer libros de técnicas de coordinación, gestión del tiempo y estilos de comunicación.
2. Innovar en la atención al cliente.
3. Evitar involucrarse u omitir opiniones sobre áreas que no son de su expertis.
4. Aprovechar y gestionar su tiempo de forma productiva.
5. Indicarle a otros como gestionar su tiempo y los procesos de la mejor forma posible.

LA TOMA DE DECISIONES EN LA COORDINACION

La toma de decisiones a nivel de coordinación está muy relacionada con lo importante y lo urgente.

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