CARTA DE RECOMENDACIONES RELACIONADA CON LA ESTRUCTURA DE CONTROL INTERNO

CARTA DE RECOMENDACIONES RELACIONADA CON LA ESTRUCTURA DE CONTROL INTERNO

Medellín, 05 de octubre de 2013

Señor Presidente y Directores de OSMAGA S.A.

Tengo el agrado de dirigirme a Ustedes a fin de hacerles conocer los resultados obtenidos con motivo de la tarea del estudio y evaluación integral de la estructura de control interno, representada por el ambiente de control, el sistema contable y los procedimientos de control (su existencia, efectividad y continuidad de operación) del ente, indicada en el acápite siguiente:

ALCANCE DE LA TAREA REALIZADA

Como resultado de mi examen de los estados contables de esa Sociedad, correspondientes al ejercicio terminado el 04 de octubre de 2013, han surgido diversas observaciones sobre aspectos relativos a los factores del ambiente de control y del sistema administrativo-contable, así como sobre los procedimientos de los sistemas de control interno vigentes, que si bien no afectan mi opinión profesional de fecha he considerado necesario informar a este Directorio para su conocimiento y acción futura.

Considero que la adopción de estas recomendaciones contribuirá a salvaguardaren forma más efectiva el patrimonio de la sociedad y a la vez mejorar la eficiencia administrativa-contable, mediante el perfeccionamiento de los procedimientos existentes.

DEBILIDADES SIGNIFICATIVAS DETECTADAS EN LAS FUNCIONES DE CONTROL DE LOS SISTEMAS Y SUS EFECTOS.

• Los arqueos de caja están por debajo del mínimo que se deben realizar en el mes y no están siendo sorpresivos. Además, cada vez que se realizan, se hace el arqueo a cheques devueltos. También no se está realizando un número considerable, por lo que existe un descuadre operativo y cada vez que se realiza el arqueo, no se diligencia de la mejor manera (correcta).

• No hay existencia de un cuadro periódico o contabilización donde se evidencie los riesgos en las cuentas de orden de cheques devueltos. Además, no se le informa al cliente sobre los cheques devueltos por diferentes causas por lo que no están siendo reclamados.

• Los formatos de cuadres de caja y demás no están siendo diligenciados completa ni correctamente, en este tipo de situaciones siempre se omite información por lo cual el documento o formato diligenciado queda con espacios en blanco y parcialmente tramitado. Igualmente, se presentan diferentes tachones y enmendaduras con respecto a las consignaciones realizadas, lo que demuestra un desconcierto para la entidad.

• En la empresa auditada, el gerente y jefes de operaciones del área no están siendo objetivos con su labor por lo que no realizan la respectiva supervisión a lo relacionado con el disponible de la compañía. Por lo cual hay una deficiente custodia del efectivo y todo lo relacionado con las claves y llaves de las oficinas. Sin embargo, en la bodega no hay plena vigilancia ni control en el acceso a los cajeros, los cuales no utilizan las herramientas de seguridad para el efectivo como lo son los cofres de seguridad.

• Con respecto a la revisión de inspectoría, no existe evidencia de su respectivo control ni planilla de caja. Los procedimientos para las provisiones y devoluciones de efectivo no son realizados de la forma correcta y están siendo incompletos. También se presenta un recibimiento de documentos y efectivo por personal no autorizado, debido a esto no hay una plena revisión de los requisitos que deben facturar dichos documentos, presentándose faltantes en caja sin contabilizar, deficiente anulación de cheques pagados por caja, pagos de retiros sin firmar del titular y un mal proceso con respecto al recaudo de pagos, ocasionando faltantes de caja sin contabilizar.

• No se realiza la confirmación de pagos de cheques vía telefónica, sin embargo se están haciendo timbres inoportunos de los cheques pagados por caja. Con respecto al banco, se realiza inoportunamente el envío de custodias y no existe evidencia de las conciliaciones bancarias.

• Las notas débito y crédito son firmadas por el cajero sin la consideración del gerente por lo que existe un mal manejo de las cuentas de sobrantes y faltantes en canje. No hay evidencia de cuadres operativos de remesas y hay una deficiente cancelación de facturas.

• Algunos vales o facturas cancelados no están siendo anulados con el sello de la oficina y sin la respectiva autorización de

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