Carta De Control Interno

Trujillo, 11 de Julio del 2014

Señor: Ramírez Torres, Marcos

Gerente General Transportes Carhuachin SRL

Presente:

Asunto: Carta de Control Interno

Auditoria Periodo 2013

Nos es grato dirigirnos a usted, en relación al asunto del rubro, para hacerle llegar adjunta a la presente nuestra Carta de Control Interno, conteniendo observaciones relacionados con aspectos contables y de control interno, provenientes de la auditoría realizada a los Estados Financieros del Periodo 2014

Al respecto, se han formulado nuestras recomendaciones, a fin de que vuestra gerencia se sirva de disponer las acciones necesarias para superarlas.

Sin otro particular, nos suscribimos de usted.

Atentamente.

EMPRESA DE TRANSPORTES CARHUACHIN SRL

CARTA DE CONTROL INTERNO

EXAMEN AL PERIODO 2014

I. ANTECEDENTES

La auditoria se ha efectuado a solicitud de la empresa de Transporte Carhuachin SRL. y de acuerdo al contrato suscrito con fecha 15 de Junio del 2014.

El establecimiento y mantenimiento de la estructura de control interno es responsabilidad de la administración de la empresa.

La auditoria comprende el examen a los estados financieros del periodo 2014, así como de la información complementaria, con el propósito de emitir nuestra opinión profesional sobre su confiabilidad, enmarcándonos dentro de las normas de auditoria generalmente aceptados.

II. ALCANCE DE AUDITORÍA

La auditoría se efectuó de conformidad con las Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas, Normas Internacionales de Auditoría y comprendió la aplicación de procedimientos de acuerdo a las circunstancias.

Para fines de este informe, hemos revisado las Políticas y procedimientos significativos de la Estructura de Control Interno en las siguientes áreas de la empresa:

a) Caja y Bancos.

b) Cuentas por Cobrar Comerciales.

c) Existencias.

d) Activos Fijos.

Para lo cual obtuvimos un entendimiento de las políticas y procedimientos relevantes que han sido puestas en operación, así como hemos evaluado los riesgos de control.

III. DEBILIDADES DE LOS CONTROLES INTERNOS

Una debilidad material es una condición en la cual los errores o irregularidades, en los montos se podrían ver importantes en relación con los Estados Financieros auditados y no ser detectados oportunamente por los funcionarios o empleados de la empresa.

Los Hallazgos de auditoria comprenden aspectos relacionados con deficiencias en el diseño y operación de la estructura de control interno, que a nuestro juicio podrían afectar en forma negativa la habilidad de la empresa para registrar, procesar y emitir información; los hallazgos de auditoria se están detallando en el respectivo informe sobre la estructura de control interno, sin embargo mediante la presente Carta de Control Interno estamos dando a conocer observaciones y recomendaciones que pueden ser subsanadas inmediatamente por la Administración de la empresa.

Notamos ciertos aspectos que involucran la estructura de control Interno y sus operaciones, que consideramos como hallazgos de Auditoria que están descritos con mayor detalle a continuación:

IV. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA: OBSERVACIONES Y RECOMENDACIONES

Resultado de la auditoria se han detectado deficiencias operativas de control interno que deben ser superadas para su inmediata corrección:

ÁREA DE CAJA Y BANCOS:

a) Falta de Rotación de Personal en el Área Caja y Bancos

Como resultado de la evaluación realizado al área de caja y bancos se ha determinado que no se cumplen las políticas de rotación de personal por lo cual se identificó que la persona encargada de dicha área ocupa el puesto hace 5 años. Según el reglamento interno de trabajo establece que la rotación de personal se debe realizar cada 2 años. Esta situación genera una malversación de fondos ocasionando así una información errónea en cuanto a los saldos de caja presentados en los Estados Financieros. Además induce que el desempeño del trabajador sea ineficiente. Hecho generado por el incumplimiento del reglamento interno de trabajo y la falta de supervisión por parte de la gerencia.

Recomendación:

Se recomienda a la Gerencia supervisar el cumplimiento del reglamento interno para minimizar el riesgo de fraude así como permitir que el personal de esta área cumpla con sus funciones de manera eficaz y eficientemente.

b) Incumplimiento de funciones en el área de caja.

Como resultado de la evaluación al rubro de caja y bancos se determinó que 2 empleados no cumplen con sus funciones respectivas en el momento que se necesita y prefieren realizarlo a última hora. Según lo estipulado en las normas de la Empresa se establece que el personal encargado del área debe realizar su labor en el momento en que se necesite la información. Esta situación genera una Información financiera poco confiable y retrasa la labor del área de Contabilidad, y los Estados Financieros a realizar. Hecho generado por el incumplimiento del reglamento interno de trabajo y la falta de supervisión por parte de la gerencia.

Recomendación:

Contratación de personal más calificado y confiable junto con la respectiva supervisión por parte de la gerencia.

c) Evitar pagos en efectivo tomando dinero de las cobranzas diarias.

Hemos observado que en forma frecuente la empresa viene utilizando los fondos de las cobranzas de las ventas al contado para efectuar diversos pagos, ya sea compra de materiales y/o gastos administrativos, lo cual, no es una práctica sana en el manejo de los fondos, ya que produce como efecto el debilitamiento del Control Interno.

La causa se debe a la falta de directivas internas para el manejo y control de los fondos en general.

Recomendación:

Que como medida de control interno, el dinero producto de las cobranzas sea depositado en forma intacta y dentro de las 24 horas en el banco.

d) Manejo y control del fondo fijo requiere regularse mediante normas internas

Por motivo de nuestra evaluación hemos encontrado que el área de Caja y Bancos de la Empresa de Transportes no cuenta con normas establecidas para el manejo y control de fondo fijo, solo retiran dinero sin dar explicación de su uso, ya que produce como efecto el debilitamiento del Control interno generando inclusive problemas de liquidez del fondo fijo.

Se debe a la ausencia de una directiva interna que contenga normas y procedimientos para el manejo y control del fondo fijo.

Recomendación:

Que la Gerencia de Finanzas se sirva a elaborar una directiva interna

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