Capital de trabajo Sistema de Control Interno

1. INTRODUCCIÓN

Las entidades dentro del proceso de diseñar el Sistema de Control Interno, tienen que elaborar sus procedimientos integrales (Manuales de Control Interno), los cuales son la  base primordial para poder desarrollar adecuadamente sus operaciones o actividades, establecer responsabilidades de los funcionarios, información, medidas de seguridad y objetivos que participen en el cumplimiento  con la misión institucional propuesta

El Sistema de Control Interno aparte de ser una política de gerencia y siendo una exigencia constitucional y legal, se constituye en las directrices principales de cualquier empresa para modernizarse, cambiar y producir los mejores resultados, con calidad y eficiencia.

En razón de esta importancia que adquiere el Sistema de Control Interno para cualquier entidad, se hace necesario hacer el levantamiento de procedimientos actuales, los cuales son el punto de partida y el principal soporte para llevar a cabo los cambios que con tanta urgencia se requieren para alcanzar y ratificar la eficiencia, efectividad, eficacia y economía en todos los procesos.

1. DEFINICIÓN DEL MANUAL DE CONTROL INTERNO

El manual de control interno es un elemento del Sistema de Control Interno, el cual es un documento detallado e integral que contiene, en forma ordenada y sistemática, instrucciones, responsabilidades e información sobre políticas, funciones, sistemas y procedimientos de las distintas operaciones o actividades que realizan en una entidad, en todas sus áreas, secciones, departamentos, servicios, etc.

Requiere identificar y señalar Quién?, Cuando?, como?, donde?, para qué? , por qué?,  de cada uno de los pasos que integra cada uno de los procedimientos.

1. OBJETIVOS, POLÍTICAS Y COMPONENTES DEL MANUAL DE CONTROL INTERNO

• El desarrollo y mantenimiento de una línea funcional de autoridad para complementar los controles de organización.
• Una definición clara de las funciones y las responsabilidades de cada departamento, así como la actividad de la organización, esclareciendo todas las posibles lagunas o áreas de responsabilidad indefinida.
• Un sistema contable que suministre una oportuna, completa y exacta información de los resultados operativos y de organización en el conjunto.
• Un sistema de información para la dirección y para los diversos niveles ejecutivos basados en datos de registro y documentos contables y diseñado para presentar un cuadro lo suficientemente informativo de las operaciones, así como para exponer con claridad,  cada uno de los procedimientos.
• La existencia de un mecanismo dentro de la estructura de la empresa, conocido como evaluación y autocontrol que asegure un análisis efectivo y de máxima protección posible contra errores, fraude y corrupción.
• La existencia del sistema presupuestario que establezca un procedimiento de control de las operaciones futuras, asegurando, de este modo, la gestión proyectada y los objetivos futuros.
• La correcta disposición de los controles validos, de tal forma que se estimulen la responsabilidad y desarrollo de las cualidades  de los empleados y el pleno reconocimiento de su ejercicio evitando la necesidad de controles superfluos así como la extensión de los necesarios.

1. GENERALIDADES DE LA EMPRESA

Nuestra Visión

Ser el lugar y la forma favorita de comer de nuestros clientes bajo el desafío de generar alimentos que colaboren con la sana nutrición. ser la cadena de restaurantes de pollo de origen latino líder en el  mundo entero.

Nuestra Misión

Ofrecer la mejor experiencia de comer pollo en un restaurante de servicio rápido, logrando rentabilidad para nuestros socios (accionistas, franquicia arios, proveedores) y desarrollo para nuestros colaboradores, siendo los mejores.

Nuestra Historia

Nacimos el 25 de julio del 2015 como parte de la iniciativa de un grupo de cuatro estudiantes de la Universidad Metropolitana de Honduras como parte de su proyecto de Auditoria Administrativa para dar a conocer un manual de Control Interno que se convirtió en la forma favorita de comer pollo en Honduras.

1. ORGANIGRAMA

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1. MANUAL DE CONTROL INTERNO

1. Caja única

1. Responsables

El buen manejo del fondo de la caja es responsabilidad del segundo asistente y/o swing de turno, el efectivo deberá ser trasladado de un turno a otro por medio de un arqueo registrado por el sistema.

El fondo deberá ser contado tanto de la persona que lo entrega como por quien lo recibe, informando inmediatamente al gerente o encargado de turno en casa de detectar algún problema.

Tomar en cuenta que no está autorizados que el fondo de caja única lo maneje personal de recién ingreso a la empresa y/o con antecedentes disciplinarios relacionados a valores.

1. Seguridad

1. Custodia del efectivo

El lugar exclusivo para resguardar el efectivo del sencillo de la caja fuerte, en el cual no debe guardarse otros objetos, por ejemplo: químicos, corbatas, chumpas, etc.

1. Llaves de caja fuerte

El restaurante debe contar únicamente con un candado que permita abrir la caja fuerte, el cual debe estar a cargo de la persona responsable de la misma.

1. La clave de la caja fuerte

La clave de la caja fuerte debe ser del conocimiento exclusivo del personal administrativo únicamente y debe cambiarse periódicamente. Evitar anotar la clave de la caja en el libro de comunicación o lugares visibles al resto del personal.

1. Orden

Tanto el efectivo como los documentos que integran el fondo, deben de mantenerse ordenados de la siguiente forma:

• Los billetes deben tener a la vista la efigie (cara) impresa, estar fajeados y por denominación.
• Las monedas deben de mantenerse en la bolsa de acuerdo a su denominación.
• Los dólares en un sobre para evitar su deterioro.

1. Canje de sencillo

Al recibir el efectivo por parte de la recolectora se deberá verificar lo siguiente:

• Que el marchamo indicado en el comprobante coincida con el marchamo de la bolsa.
• Que el valor indicado en el comprobante sea igual al efectivo el cual debe ser contado para verificar que no existan diferencias en el monto recibido.
• Tener preparado el efectivo el billete de alta denominación para realizar el canje.
• El personal del restaurante no debe salir a realizar canje de efectivo, debido a que el objetivo del fondo autorizado es evitar el riesgo en que se incurre a realizar estas diligencias; así como evitar que el empleado abandone el área de trabajo a la cual fue asignado durante su turno en el caso de ser necesario, el fondo puede ser modificado según análisis del gerente, enviando al departamento de contabilidad, una solicitud, previa autorización del consultor de operaciones.

1. Documentos

Los documentos que formen parte de la caja, deberán estar debidamente ordenados en un sobre para evitar su extravió, siendo estos:

1. Facturas

Las facturas deben de cumplir los siguientes requisitos:

• Nombre (Inversiones AG, S.A)
• Fecha correcta
• Sin tachones o alteraciones.
• Detalle del consumo.
• Firma de autorización del gerente.

1. Vales (Comprobantes de pagos)

Los vales no deben de permanecer más de 3 días dentro de la caja, contados a partir de la fecha de emisión. Estos deben de confirmar la siguiente información.

• Valor en lempiras en letras y números.
• Descripción del gasto.
• Fecha de emisión.
• Nombre y firma de quien recibe y entrega el efectivo.

Los gastos que se realizan en los restaurantes por montos mayores a L. 1,000.00 deben solicitar cheques a oficinas centrales al departamento de contabilidad. (En caso de emergencia estos deberán ser autorizados por el consultor de operaciones.)

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