Credito Y Cobranzas

OBJETIVO

El objetivo principal del departamento de cobros, es mantener al corriente los saldos de los clientes é ingresar el flujo de efectivo a la empresa, manteniendo una cartera sana, es importante contar con base de datos actualizada para un mejor control de información aplicada a cobros, se debe llevar un control estadístico para examinar el desarrollo de los clientes como son: ventas mensuales, anuales, devoluciones, descuentos por pronto pago.

Gestionar y efectuar el cobro de los créditos a favor de la entidad, administrar y controlar la cartera de clientes que garantice una adecuada y oportuna captación de recursos, analizar y proponer los montos y antigüedades de los créditos otorgados.

FUNCIONES DE CREDITO Y COBRANZAS

• Coordinar y supervisar el proceso de recuperación de cuentas por cobrar, y verificar su registro.

• Proponer estrategias y diseñar controles administrativos para la recuperación de las cuentas por cobrar.

• Diseñar, proponer e implementar controles administrativos que permitan reducir las cuentas incobrables.

• Supervisar y validar las notas de crédito y cargo de acuerdo con la normatividad aplicable.

• Autorizar los créditos y ampliación de los mismos a favor de terceros, para la enajenación de material bibliográfico.

• Controlar y custodiar los documentos que correspondan al Departamento.

• Efectuar la investigación crediticia de posibles clientes para el otorgamiento de créditos.

• Informar a las Gerencias de Librerías y Distribución, así como a los departamentos adscritos sobre el comportamiento de los clientes morosos.

• Programas, controlar y supervisar las actividades de los cobradores adscritos al Departamento.

• Llevar un control de documental y electrónico de los clientes acreditados y concesionarios.

• Realizar las demás funciones que expresamente le encomiende el Gerente Administrativo.

• Indagar los antecedentes de los solicitantes de crédito.

• Tramitar y dar seguimiento a las solicitudes.

• Dar atención y servicio a los usuarios del crédito.

• Mantener el sistema de estados de cuenta.

• Programar cobros y pagos.

• Mantener actualizada la base de datos.

• Asistir al departamento de cobranza con información.

POLÍTICAS DE CRÉDITO Y COBRANZAS

Son normas de conducta o de acción dictadas por la dirección y deben ser observadas por todo el personal de la empresa, deben ser por escrito e indicar lo que se puede hacer y lo que no se debe hacer. Las políticas se establecen de acuerdo con el objetivo de la empresa y los departamentos, así como las direcciones que establezcan los miembros del consejo de administración, por eso no se puede generalizar, como ejemplos señalar algunas de ellas.

Tiempo:

Esta política indica el tiempo máximo concedido a los clientes.

Plazos:

Es la más importante y una de las primeras políticas que se debe fijar. La determinación de los plazos máximos y mínimos se deben analizar cuidadosamente, considerando lo siguiente:

• Plazos que den otras empresas.

• La inversión que se requiere en las cuentas por cobrar.

• Los recursos de financiamiento del porcentaje de crédito que podrán financiar los proveedores.

Descuentos por pronto pago:

Para establecer esta política se debe fijar un porcentaje que resulte atractivo a los clientes como un incentivo de compra, esta política debe ser uniforme y rígida.

Descuentos por volumen:

Esta política se establece para incrementar las ventas.

Descuentos en determinados artículos:

Estos descuentos se realizan para incrementar las ventas de artículos que tienen poca demanda, son de menor calidad, o son gancho para que el cliente consuma otros al mismo tiempo.

Mínima compra:

La facturación, el surtido, el manejo de cuentas, etc. representan gastos, por lo cual en muchos casos se establece una cantidad mínima de compra a crédito, pensando que en cada operación al crédito que se realice se incluya una utilidad.

Investigadores de crédito:

Como medida se seguridad, se establecerá la política de que todas las solicitudes de crédito deben investigarse de acuerdo con in procedimiento aprobado por el departamento de crédito.

Intereses monetarios:

Estos intereses regularmente solo se encargan en cuantas que han pasado al proceso judicial.

Crédito inicial:

El crédito inicial se refiere al crédito otorgado a nuevas cuentas y en base a los resultados de la investigación y en un porcentaje del capital total declarado por el cliente.

Ampliaciones de crédito:

Los aumentos se establecerán de acuerdo con la forma de pago de los clientes.

Cancelaciones:

El crédito podrá cancelarse a los clientes cuando después de habérseles disminuido en una o mas ocasiones, siguen pagando fuera de los plazos, con cheque sin fondo, pago

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