Dejando Las Cosas Claras Con El ABC

DEJANDO LAS COSAS CLARAS CON EL ABC

H. Thomas Johnson

La creencia de que la información de costos basada en actividades (ABC) mejora el desempeño a largo plazo de una compañía es una ilusión.

Las nuevas herramientas de costeo basadas en actividad han generado un gran interés, emoción, ingresos - y artículos, libros, software, seminarios - entre la gente de negocios, especialmente contadores y contralores. Se encuentran emocionados por el poder que dichas herramientas prometen, y la esperanza de utilizar la nueva información para mejorar la productividad y competitividad.

Es tiempo de poner las cosas en claro. Ninguna información financiera, ni siquiera información gerencial basada en costeo por actividades, ayudará a las compañías a alcanzar excelencia competitiva. Como una herramienta para mejorar la información de costo ABC es impecable; más allá de eso es inservible.

Considere las necesidades para el éxito en los negocios y la información que las compañías necesitan para alcanzar dichas necesidades. La tecnología de la era de la información asociada con las computadoras y el microchip han situado al cliente al mando del mercado. Con el cliente en el volante lo que determina la competencia y rentabilidad a largo plazo es la capacidad de respuesta a las necesidades del cliente y la flexibilidad para adaptarse a cualquier cambio. La trampa es que las compañías no podrán responder y ser flexibles a menos que logren facultar la fuerza de trabajo para que escuche, aprenda y adapte.

Cómo nos metimos en este desorden.

Los negocios americanos tienen problemas para entender como (aún el por qué) crear una fuerza de trabajo facultada. ¿Por qué? Porque estorbando en el camino se encuentra la información contable de arriba hacia abajo, incluyendo las variaciones basadas en actividad que usualmente son utilizadas para controlar a los trabajadores.

Durante las pasadas cuatro décadas la información gerencial contable se ha

basado en dos supuestos:

1. Sólo los gerentes tienen el suficiente conocimiento para traducir información a acciones competitivas. Para los trabajadores esto significa instrucciones y evaluaciones de desempeño recibidas de arriba.

2. La información clave que guía las acciones proviene de un sistema contable centralizado. El dato de costo y margen sirve de meta y retroalimentación.

Sin embargo una economía global requiere información que guíe las prácticas de negocio basado en otros supuestos diferentes:

1. Toda la información gerencial de control proviene de abajo - de los clientes y procesos - en tiempo real. Los datos de la contabilidad de costos agregada nunca reflejan las expectativas del cliente o la capacidad de los procesos.

2. Todos deben de entender como traducir la información a acciones competitivas. Flexibilidad significa no tener que esperar por instrucciones de arriba, basadas en contabilidad.

¿Si no se reportan las variaciones, entonces qué?

¿Qué información e instrucciones reemplazará a los presupuestos mensuales, costo estándar, reportes de variaciones y otros documentos de control contable que periódicamente los contralores colocan en las paredes? Ciertamente mayor atención irá a las gráficas de control estadístico llevadas por trabajadores y gerentes, desde la oficina del director hasta los muelles de embarque.

Los clientes, internos y externos, ofrecerán nueva información acerca de como les gusta o no lo que reciben y que les gustaría que no reciben. Las instrucciones vendrán de los procesos y del cliente, en tiempo real y de equipos para resolución de problemas. La etiqueta de la facultación ya no será su nombre en una lista de distribución del corporativo para reportes de computadora y hojas de cálculo; será un plumón, una gráfica de control y un lugar en un equipo de resolución de problemas.

ABC no es tiempo real

ABC es simplemente información contable reconstituida. No ayudará a los trabajadores a mantener procesos competitivos o satisfacer rápidamente a los clientes. Ninguna información contable - ni siquiera un nuevo o mejorado ABC - podrá indicar si un cliente fue satisfecho, si un proceso se encuentra en control o cuanto tiempo toma completar un trabajo.

Lo que ABC hace realmente

ABC re clasifica costos entre departamentos por el tipo de trabajo (actividades), en lugar de las categorías contables. Identifica funciones principales del negocio (indicador de actividad) que generan trabajo (costos) a través todos los departamentos de una organización.

ABC también distribuye muchos costos indirectos a productos de acuerdo a la porción de actividades asociadas con cada producto. Esto contrasta con la práctica tradicional de distribuir todos los costos indirectos a los productos en proporción a las unidades producidas, utilizando un indicador o una base para asignación como las horas directas de trabajo en cada producto. En ambos casos, la información de costos basados en actividad ve a los costos como gastos hacia abajo que pueden ser asociados con decisiones hacia arriba (indicadores) que generan los gastos.

ABC no es tan nuevo como usted cree

Presumiblemente ABC guía los esfuerzos de la administración de los costos mas confiablemente que la información contable tradicional que clasifica el costo simplemente de acuerdo al tipo y ubicación del gasto. Realmente, ese era el objetivo de las compañías que iniciaron el uso del análisis de costos a través de funciones y el costo de producción basado en actividades. General Electric Company (GE) desarrolló costeo por actividad entre funciones a principios de los 60s. para mejorar el control

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