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FINANCIAMIENTO EN LOS PROYECTOS

Todo negocio requiere de un soporte administrativo el cual se encargue de la conducción de las actividades a realizar para cumplir su objetivo propuesto. Por ello, en la formulación y evaluación de todo proyecto se deben considerar los efectos económicos asociados a la estructura organizacional (forma de dividir y coordinar las actividades) que se adopte tanto en su fase de puesta en marcha como durante su funcionamiento.

El tipo de estructura que se adopte se encuentra en función de las características especificas del negocio, la rapidez en la toma de decisiones, a la flexibilidad para adaptarse a los cambios del mercado, lo cual afecta en distinto grado sobre la inversión y costos de funcionamiento. Por eso es importante considerar escena¬rios de aproximación organizacional con el objeto de cuantificar su efecto en la rentabilidad del proyecto.

Para tomar decisiones respecto al esquema de organización, se deben seguir cuatro pasos:

• Dividir la carga ce trabajo.

• Combinar las tareas en forma lógica y eficiente, agrupando a los empleados y tareas en departamentos.

• Especificar quién depende de quién en la organización (jerarquía).

• Establecer mecanismos para integrar las actividades.

En la actualidad algunas empresas organizan el trabajo en torno a procesos eje¬cutados por equipos, logrando con ello una estructura organizacional más plana, por consiguiente, responder con mayor facilidad los cambios del mercado.

LA ORGANIZACIÓN EN LA EJECUCIÓN DEL PROYECTO

Uno de los aspectos que muy poco se toma en cuenta en los estudios de pre- inversión es la forma de materializar el proyecto. Lo que lleva a deducir que debe existir un equipo responsable de la dirección que tendrá como único objetivo trans¬formar un proyecto factible en una realidad concreta.

Además, «es importante detenernos en una inversión que es comúnmente olvida¬da en la formulación del proyecto, a pesar de que no hay proyecto de creación de una empresa nueva que no deba incurrir en ella: los diseños de los sistemas administrativos.

¿Qué proyecto nuevo puede obviar el diseño de un sistema de información contable, con su respectivo plan de cuentas y con la estructura de los infor¬mes periódicos que sean apropiados para la gestión de la empresa en sus distintos niveles de administración? Probablemente ninguna. Sin embargo, muchos evaluadores no incluyen un costo directo por este concepto ni tampo¬co consideran que el equipo profesional que labora en el área contable en la empresa que se creará sea contratado con algún tiempo de anticipación, para que lo diseñe... De igual forma deberá considerarse el diseño de otros siste¬mas de información, como por ejemplo los de cobranzas, inventarios, abaste¬cimiento o proveedores, clientes y todos aquellos que la situación particular de la empresa y su tamaño hagan necesarios».

LA ORGANIZACIÓN EN LA ETAPA DE OPERACIÓN

Como se ha mencionado anteriormente, definir la estructura organizacional es fundamental porque según ello se conocerán las necesidades de personal encar¬gado de la gestión del negocio en las distintas áreas. Ello tendrá doble efecto en la evaluación del proyecto; primero, en el nivel de inversiones, ya que se requirirá de espacios físicos, equipamiento de oficinas, etc. y, segundo, en los costos asociados al personal y a las operaciones administrativas.

«Una forma de facilitar la identificación del recurso humano que se deberá consi¬derar en la formulación del proyecto consiste en hacer una simulación aproxima¬da de los manuales de organización y procedimientos que podría adoptar la em¬presa. Con ellos se podrán estimar las diferentes tareas que deberán desarrollar todos los cargos de la estructura organizativa y asociar, por lo tanto, una remune¬ración acorde con las responsabilidades correspondientes a cada una».(2)

«Puesto que el objetivo del estudio es determinar la viabilidad económica de efec¬tuar una inversión, muchas veces no se justificará una exactitud exagerada en la determinación de las inversiones y costos de operación que genera la estructura organizacional. Sin embargo, en la medida' en que el proyecto se evalué en un nivel más profundo, más necesario será tener en consideración los aspectos se¬ñalados en este capítulo)).(3)

Los departamentos de una organización se pueden estructurar en tres formas básicas:

Organización funcional

La organización por funciones reúne en un departamento a todos los que se dedi¬can a una actividad o a varias relacionadas que se llaman funciones. Se usan, generalmente, en las pequeñas empresas que ofrecen una línea limitada de pro¬ductos.

Organización por producto I mercado

Este tipo de organización reúne en una unidad de trabajo a todos los que partici¬pan en la producción y comercialización de un producto o un grupo de ellos, a todos los que están en cierta zona geográfica o todos los que tratan con cierto tipo de clientes.

Organización matricial

Es una forma de organización que combina los beneficios de las dos anteriores, en donde la estructura es por un lado funcional (vertical) y por una disposición horizontal, el cual combina al personal de otros departamentos para formar equi¬pos de proyectos.

CAPÍTULO 8

ASPECTOS LEGALES DEL PROYECTO DE INVERSIÓN

Toda actividad empresarial se encuentra enmarcada dentro de normas jurídicas que regulan sus operaciones y que, al cumplirlas, ocasionan desembolsos, los cuales deben identificarse para cuantificar sus efectos en la evaluación. Estos se presentan desde la ejecución del proyecto, como por ejemplo la realización de contratos, gastos notariales, gastos de constitución, obligaciones tributarias, etc.

«El conocimiento de la legislación aplicable a la actividad económica y comercial resulta fundamental para la preparación eficaz de los proyectos, no sólo por las inferencias económicas que pueden derivarse del análisis jurídico, sino también por la necesidad de conocer adecuadamente las disposiciones legales para incorporar los elementos administrativos, con sus correspondientes costos y para que posibi¬liten que el desarrollo del proyecto se desenvuelva fluida y oportunamente».

CONSTITUCIÓN LEGAL

Uno de los aspectos importantes que se debe tener presente en la formulación del proyecto es la forma legal de constitución de la empresa que se crearía; ello está en función a su actividad, así como al público al cual se dirige y a la fase de desarrollo del negocio.

Primero, se debe decidir si la empresa estará a cargo de una sola persona o se necesitará de socios. Los factores a considerar son el

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