Diagnótico

Diagnóstico del Proceso de un Contrato Minero

Desde su firma hasta emisión de factura

Agosto de 2013

Contenido

1. Resumen Ejecutivo 3

2. Introducción 3

3. Objetivos 4

4. Metodología 4

a. Fuente de Información 4

b. Alcance del Diagnóstico 4

c. Equipo de Trabajo: 5

5. Diagnóstico 5

5.1 Flujo Proceso Alto Nivel 6

5.2) Análisis Causas Posibles (Primer semestre 2012 v/s Primer Semestre 2013) 6

5.2) Análisis Causas Posibles (Primer Semestre 2012 v/s Primer Semestre 2013) 9

5.3 Proyección Situación Actual Contratos-EBIT 10

6. Resumen de Hallazgos/Riesgos y Acciones de Mitigación (High Level) 11

7. Levantamiento y Evaluación de Riesgos (Business Risk Management) 12

8. Conclusión 12

1. Resumen Ejecutivo

Dentro del Negocio de Servicios de Contratos de Mantención y Reparación (MARC) ofrecidos por xxx a sus principales Clientes Mineros y a la luz de los datos recopilados en este estudio, hemos encontrado una serie de situaciones fuera de standard y/o con impacto para xxx; por ejemplo excesos injustificados de tiempo en la revisión de los estados de pago por parte del cliente, lo cual retrasa nuestro proceso de facturación y posterior cobro de éste.

Parte de los riesgos detectados, incluyen la posibilidad de ser multados por organismos fiscalizadores del estado, puesto que se encontraron disparidades entre el servicio entregado a un cliente minero y el último contrato de servicios firmado con éste.

Existe riesgo de pérdida de rentabilidad de los contratos Marc por la desactualizaciones de la tarifa horaria, esto por efectos no contemplados en los cambios de la canasta de lista de repuestos y componentes.

Las decisiones fragmentadas y la falta de un dueño del proceso end-to-end aumentan la probabilidad de ocurrencia de los problemas antes mencionados.

Para cada una de estas situaciones es urgente analizar las accione de mitigación acá señaladas, puesto que se Proyecta un escenario negativo en términos de rentabilidad para varios Contratos MARC.

2. Introducción

La alta dirección de xxx ha indicado que en los Contratos de Mantención y Reparación a Clientes, existen oportunidades que debemos revisar a lo largo del proceso, en relación a la evolución de los contratos y sus condiciones a lo largo del tiempo, en donde éste es objeto de modificaciones y/o actualizaciones que finalmente, derivan en retrasos y dificultades en el cierre del proceso, durante la facturación.

A través de un diagnóstico del proceso se busca el análisis de la situación, levantamiento de riesgos y sus respectivas medidas inmediatas.

3. Objetivos

El estudio, encargado por la Vicepresidencia de Finanzas, tuvo por objetivo diagnosticar el proceso desde la información de tarifas en un contrato firmado hasta que esas tarifas se convierten en factura, para:

Entender la realidad actual del proceso, Identificar oportunidades de mejoramiento, Identificar los riesgos y Proponer medidas inmediatas.

4. Metodología

a. Fuente de Información

El diagnóstico se realizará en base a evidencias documental e inspectiva, para la última se considera la validación de la información y documentación, con el fin de asegurar la integridad de dicha evidencia.

Se utilizarán algunos métodos de obtención de evidencia inspectiva para complementar el análisis, tales como entrevistas y muestreo aleatorio de contratos, anexos y estados de pago.

Evidencia Documental:

• Revisión en profundidad de procedimientos del área de Auditoría.

Evidencia Inspectiva:

• Muestreo aleatorio de contratos, anexos y estados de pago.

• Entrevistas a:

a) Áreas Desarrollo Contratos, Pricing y Control de Gestión.

b) Gerentes de Contrato El Tesoro y Mantos Blancos.

c) Gerente Comercial Zona Antofagasta.

Se validó la información con los principales entrevistados.

b. Alcance del Diagnóstico

Alcance Organizacional: El estudio se focalizó en Minería Chile, considerando Contratos actualmente vigentes.

Contratos MARC: Contrato reparación y mantención, con disponibilidad Garantizada o No Garantizada, Personalidad en faena, 24hrs /día 365 días al año, Transporte, y Servicios: Mano de Obra para la mantención preventiva, herramientas de mano y especiales. Planificación de mantenciones y reparaciones. Suministro y administración de repuestos y piezas en faena. Análisis de lubricantes y tendencia de desgaste. Entrenamiento permanente del personal. Reparaciones menores en terreno.

Tarifa Mensual: Mano de Obra, supervisión y costos operaciones, costo Variable: Consumo de repuestos (US $/HR) y Componentes (US$/HR) (se acuerda al inicio la cantidad)

Alcance Temático: El Diagnóstico evaluará con un enfoque de cumplimiento de procedimiento, el cual cubre los siguientes subprocesos dentro del flujo de un contrato:

Tarificación Contrato

Generación Contrato y Adendas

Generación de Estado de Pago

c. Equipo de Trabajo:

El equipo de trabajo estuvo conformado por:

Nombre Área Rol

Finanzas Sponsor

Innovación y Mejora Continua Owner

Minería zona Antofagasta Gerente Comercial

Minería Contrato Mantos Blancos Gerente Contrato (Entrevistado)

Minería Contrato El Tesoro Gerente Contrato (Entrevistado)

Industrias Minería Jefe Cálculo de Contratos

Finanzas Gerente Pricing

Industrias Minería Gerente de Proyectos Greenfield

Finanzas Jefe Gestión Operaciones Minería

Finanzas Especialista Gestión Operaciones Minería

Finanzas Especialista Gestión Operaciones Minería

Mejora Continua JP/ Levantamiento Estudio

Mejora Continua JP/

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