Disponibilidades

DISPONIBILIDADES

Se define al rubro Disponibilidades “como el dinero en efectivo en Caja y Bancos del país y del exterior y otros valores de poder cancelatorio y liquidez similar”.

El rubro Caja se utiliza para registrar el movimiento de fondos que se realiza con el papel moneda o moneda en circulación o cheques corrientes. Lo integran las siguientes cuentas:

• Caja en moneda nacional.

• Caja en moneda extranjera.

• Recaudaciones a depositar: se utiliza cuando el ente hace uso restringido de caja para efectuar control sobre las operaciones. Este procedimiento consiste en que las cobranzas e ingresos de caja de una fecha se depositan al día siguiente.

• Valores a depositar: se utiliza para la registración contable de la entrada y salida de los cheques, ya sean corrientes o posdatados.

• Fondo fijo: es un sistema que permite efectuar pagos menores en efectivo.

En el rubro Bancos se encuentran las siguientes cuentas:

• Caja de ahorro: la colocación de fondos en una cuenta de caja de ahorro de una entidad financiera es otra forma de colocar fondos disponibles en corto plazo.

• Cuenta corriente bancaria: los ingresos que tiene la empresa puede depositarlos en una o más cuentas corrientes bancarias y luego podrá extraer esos fondos por medio de la emisión de cheques.

• Valores al cobro: cuando se dispone de un cheque sobre una plaza en la que no es factible efectuar el depósito, para su acreditación, se encarga a un banco que haga la cobranza y hasta que el banco no informe de la gestión, no se dispone de los fondos.

• La conciliación bancaria es la tarea de cotejar las anotaciones que figuran en el extracto bancario con el libro banco a los efectos de determinar el origen de las diferencias. Consiste en verificar la igualdad entre las anotaciones contables y las constancias que surgen de los resúmenes bancarios, efectuando el cotejo mediante un básico ejercicio de control, basado en la oposición de intereses entre la empresa y el banco. La conciliación bancaria NO es un registro contable, es una herramienta de control.

Auditoria de Caja y Bancos

Auditoria de caja y bancos es determinar con un cierto grado de seguridad que las operaciones al contado y los saldos de bancos son adecuados y válidos, el auditor debe obtener la evidencia suficiente como para evaluar si los saldos de caja y bancos, tal y como aparecen en el balance de situación, reflejan debidamente todas las partidas de efectivo y equivalentes en efectivo disponibles, en curso, o en depósito, con terceros, y que los saldos de caja y bancos reflejan una división correcta entre cobros y desembolsos.

Habitualmente la auditoria de caja y bancos estudia fundamentalmente la adecuación y validez de las operaciones y saldos, puesto que la adecuación y validez de estos elementos describe la situación que se produce cuando no existen errores o irregularidades.

La Auditoría de caja involucra un Trabajo detallado, pero limitado en cuanto a su programa, ya que se refiere exclusivamente a la fuente de origen de los Ingresos y a la naturaleza de los egresos, con objeto de comprobar su exactitud.

Además de la revisión de ingresos y egresos, incluye la comprobación material de las existencias en caja por medio de un arqueo y la confirmación directa de los saldos en cuenta de cheques, por medio de correspondencia con las instituciones bancarias respectivas.

Una Auditoría de este tipo determina las responsabilidades de las personas encargadas del manejo de fondos, en caso de que las hubiera.

Controles de interés para el auditor

Los controles sobre los movimientos y existencias de activos financieros son los que mayor atención deberían recibir dentro de cualquier organización. El control que debe realizar el auditor sobre maniobras dolosas cometidas por el contribuyente son:

• Registrar pasivos ficticios e interceptar los pagos preparados para su cancelación.

• Adulterar comprobantes de pagos en efectivo.

• Adulterar las sumas de liquidaciones de pagos efectuadas con un fondo fijo o dinero proveniente de las cobranzas.

• Apropiarse de efectivo o valores que deberían ser depositados y adulterar registros o las conciliaciones contables para encubrir (temporaria o definitivamente) la maniobra.

• Vender y recomprar valores mobiliarios del ente sin registrar las operaciones, para quedarse con las diferencias de precio u obtener financiación gratuita.

Los Objetivos que persigue el auditor al examinar Caja y Bancos pueden resumirse en lo siguiente:

• Determinar si se presentan todos los fondos recibidos o que existen.

• Asegurarse de la corrección de los ingresos y egresos registrados.

• Asegurarse de que el saldo de Caja- Bancos sea correcto.

• Determinar si los fondos o depósitos que se presentan llenan las condiciones de disponibilidad.

• Verificar que se presente y clasifique en forma apropiada.

Procedimiento de Auditoria de Caja

• Control interno de las transacciones por caja.

• Control interno sobre ventas en efectivo.

• Control interno sobre los cobros al cliente.

• Control interno sobre los desembolsos en efectivo.

• Aspectos de control de los fondos de caja chica.

• Control Interno sobre el manejo de fondos en las Sucursales.

• Verificar la autenticidad de los saldos.

• Analizar el software contable.

Papeles de trabajo para la auditoría de la Caja

Los papeles de trabajo que comprueben las pruebas de acatamiento de las transacciones por caja, y una evaluación del control interno para la caja. Otros papeles de trabajo para la caja incluyen:

• Arqueos de caja: consiste en el análisis de las transacciones del efectivo, durante un lapso determinado, con el objeto de comprobar si se ha contabilizado todo el efectivo recibido y por tanto el Saldo que arroja esta cuenta, corresponde con lo que se encuentra físicamente en Caja en dinero efectivo, cheques o vales. Sirve también para saber si los controles internos se están llevando adecuadamente.

• Confirmaciones bancarias.

• Conciliaciones bancarias: Es una comparación que se hace entre los apuntes contables que lleva una empresa de su cuenta corriente (o cuenta de bancos) y los ajustes que el propio banco realiza sobre la misma cuenta.

• Listas de cheques en circulación.

• Listas de cheques investigados.

• Libro de bancos.

• Lista de préstamos otorgados.

• Lista de pendientes de pago.

Saldos de Caja y Bancos

La auditoría sobre saldos de caja y bancos incluye cuestiones como que

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