Doc Y Cuentas Por Cobrar

13.- Documentos y cuentas por cobrar:

I.-CONCEPTO: Son los créditos a favor de la empresa, documentados o en cuenta corriente, provenientes de ventas de mercancías o servicios (clientes), de préstamos a pagos por cuenta de terceros (Deudores diversos) y de otros.En el caso de las cuentas por cobrar a clientes, sus movimientos más importantes son : Cargos por las facturas de ventas y créditos por los cobros efectuados, su saldo representa el importe de las ventas pendientes de cobro. En todos los casos, excepto en el de anticipos a proveedores, el saldo de las cuentas por cobrar representa derechos recuperables en efectivo.

II.- PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD: Criterio prudencial. Como el caso de las inversiones, en las cuentas pro cobrar existe contingencias respecto de la recuperabilidad total de los adeudos, por ellos es necesario establecer estimaciones para el castigo de aquellas cuentas cuyo cobro sea dudoso, en importe suficiente para soportar las pérdidas por este concepto. Es decir, que cuando se tengan elementos para reconocer que una cuenta no podrá ser cobrada, debe admitirse este hecho y proceder a su castigo, utilizando una cuenta de estimación para castigos que se presenta en el balance disminuyendo el saldo de las cuentas por cobrar.

Las reglas particulares de Presentación obligan a presentar, fuera del activo circulante,  a las cuentas cuyo plazo de recuperación exceda de un año usualmente, cuando éste es el caso, dichas cuentas se presentan en un renglón especial entre el activo circulante y el activo fijo

III.-OBJETIVOS: Verificar su existencia física. Es decir, la materialidad del documento que ampare el derecho de cobro.

Verificar la autenticidad del derecho de cobro. Es decir, verificar que el adeudo es un derecho real a favor de la empresa.

Verificar su valuación y probabilidad de cobro. Determinar las cifras que muestran como cuentas por cobrar, además representar un derecho real, son recuperables en ese importe.

Determinar limitaciones de derecho de cobro. O sea, definir la existencia de algún compromiso por el cual la empresa no pueda exigir ampliamente el cobro del derecho que representen(garantía, endoso etc.)

Cuidar su presentación adecuada en los estados financieros: Examinar si las cuentas por cobrar están correctamente clasificadas en atencion al origen (clientes, funcionarios y empleados etc) y en atención al plazo (cuentas por cobrar a plazo mayor de un año deben separarse del activo circulante y destacarse en renglon especial).

IV.- CONTROL INTERNO:

a) separación de laobres de las personas que afectan los auxiliares, de quienes reciben cobros y/o realizan ventas.

b) Establecimiento de límites de crédito y designación de funcionarios autorizados para otorgarlos.

c)También para el otorgamiento de bonificaciones y descuentos.

d)Auorización especial para la cancelación de cuentas incobrables.

e) Conexión periódica de los auxiliares contra el mayor.

f) Envios regulaes de estados de cuenta y solicitudes de confirmación de adeudo.

g) Formulación de relaciones de los adeudor por antigüedad y estudios periódicos de la recuperabilidad de saldos vencidos.

h)Investigación periódica de saldos rojos.

i)Arqueos periódicos de facturas, contrarrecibos y documentos pendientes de cobro.

V.- PROCEDIMIENTOS:

1.- Confirmacion de adeudo: Este procedimiento mejor conocido como cirucularización, consiste en enviar una carta al deudor donde se le pide que conteste si está de acuerdo o no con el importe que aparece a su cargo; esta carta la envía la empresa y la respuesta debe recibirla directamente el auditor.

Existen 2 clases de confirmaciones: positiva, cuando el deudor debe contestar ratificando por escrito su parecer y negativa, cuando se le pide que conteste solamente si no está de acuerdo. Al final de este capítulo se presentan modelos de carta para una y otra clase.

Dentro de la confirmación positiva existen dos alternativas; que se envie el saldo para que el deudor pueda comparar con sus registros (confirmación directa) y 2a que no se le mencione el saldo para que proporcione sus propias cifras ( confirmación indirecta o ciega). El procedimiento más recomendable para las cuentas por cobrar es la confirmación positiva directa. Para facilitar la respuesta del deudor se acostumbra preparas la carta en tal forma que muestre un talón desprendible en el que lo unico que debe hacer el deudor en caso de estar conforme es firmar, tambien se acostumbra incluir un sobre timbrado y rotulado para facilitar y obtener una respuesta inmediata que debe recibir el auditor directamente.

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