EJERCICIO 1 Y 2 DE APA 2

EJERCICIO No.1

CONCEPTO DE AUTOMATIZACION

1. Identificación de tareas que no ameritan ser automatizadas.

1. La limpieza del área de trabajo dentro de la oficina

- Ya que es necesario mantener limpia nuestra o el área de trabajo, no necesita automatización debido a que únicamente consiste en sacudir el polvo, pasar un trapo húmedo con algún desinfectante o similar.

1.2 El llenado de formularios o documentos que se presenta o se entregan 1 o d una dos veces al año

- Debido a que no son frecuentes, no es relevante el tiempo que toma el elaborarl elaborarlos nos es necesario automatizar este proceso.

2. Identificación de tareas que si ameritan ser automatizadas.

1. La elaboración de planillas de sueldos.

¿Por qué? Debido a la cantidad de empleados de una institución se hace necesario reducir el tiempo de elaboración de dichas planillas tomando en cuenta que el contrato de cada uno de ellos está por un tiempo indefinido o aun mas cuando éste sea por un periodo definido, la variación de empleados no será significante por lo que se podría automatizar asi:

¿cómo? Realizando un formato en una hoja electrónica en donde los datos de los empleados sean listados y clasificados por departamento, creando puntos de referencia para los cambios futuros.

2.2 La recepción de documentos vía Fax

Implementado un aparato que tuviera la función de programación y la dedicación de un solo numero para cuando se necesitase recibir un documento vía fax se marcase ese numeró y el aparato automáticamente envía el tono de fax, cabe mencionar que se debe incluir por parte de quien envía, anotar para quien y de quien proviene el fax.

Esto solo mejora la capacidad de recepción ya que el envió depende la otra persona o empresa, si tiene o no automatizado este roceso, es decir su recepción de fax.

Anteriormente había que esperar a que la llamada entrara a un solo numero y luego transferirla al fax, luego levantar el auricular, tomar nota de quién y para quién el fax, dar el tono de este servicio.

El ingreso y egreso del personal a la institución.

La colocación de un sistema que reconociera la huella, o el contorno por medio de puntos referenciales de la mano asignando una clave a cada empleado, ya es necesario controlar o mantener el horario de ingreso y egreso, para determinar si todos cumplen con el mismo y del por qué el ingreso o ingreso temprano o tardío.

Anteriormente se realizaba este proceso con tarjetas la cuales el empleado ubicaba según su puesto e insertaba en un reloj que imprimía la fecha y horario en la tarjeta, era poco confiable ya que otro empleado podía marcar la tarjeta de mas empleados a su mismo horario mientras estos podían ingresa

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