ENTREGA A CLIENTES, ZONAS COMUNES Y AREAS DE CESION

ELABORO

APROBÓ

Nombre:

Alexander Ríos N

Yazmín Domínguez

Cargo:

Director de Calidad

Gerente de Calidad y Servicio al Cliente  

Firma:

VERSIÓN

NOMBRE DEL DOCUMENTO

DESCRIPCION U ORIGEN DEL CAMBIO

SOLICITO

FECHA

MES

DIA

AÑO

01

Entrega a Clientes, zonas comunes y áreas de cesión

Creación del Procedimiento

Gerencia de Calidad y Servicio al Cliente

19

09

2016

ACTIVIDAD

RESPONSABLE

DOCUMENTO/

REGISTRO

1. PRE ENTREGA.

Una vez terminada la etapa de construcción de la torre o grupo de torres la dirección de obra comunica a servicio al cliente con dos semanas de anterioridad  para el procedimiento de pre- entrega con el fin de revisar el cumplimiento de especificaciones antes de su entrega al cliente por parte de comercial.

Con esta actividad se validan las pruebas funcionales y el cumplimiento de la totalidad de los requisitos del inmueble. Esta actividad se realiza con el residente encargado, una cuadrilla de trabajadores especializados y el responsable de servicio al cliente. En esta actividad se deben corregir las desviaciones presentadas, para  evitar que estas lleguen al cliente final.

El registro de las correcciones mayores realizadas debe ser subido a la bitácora por el residente de obra con la evidencia correspondiente de su reparación y como salvedad que la unidad de vivienda se entregara en las condiciones establecidas.

Una vez terminado el ejercicio de pre entrega del inmueble se debe verificar la lectura de los medidores y que estos se encuentren cerrados hasta la entrega final al cliente por parte de construcción.

1.  Pre entrega de Zonas Comunes.

Para la pre-entrega de zonas comunes el ejercicio se realizara de igual forma al anterior por cada torre o grupo de torres finalizadas, incluyendo el urbanismo anexo a la torre.

Director de Obra

(Garantiza la finalización total de las actividades de construcción para la pre entrega)

Residente de Obra

(Pre entrega de inmuebles y cumplimiento de las especificaciones)

Gerente de Calidad y  Servicio al Cliente

(Responsable de la verificación del  cumplimiento de especificaciones)

Pre entrega

(Formato)

Cronograma de entrega de inmuebles.

1. ALISTAMIENTO DE DOCUMENTACIÓN PARA LA ENTREGA

El grupo comercial asignado al proyecto debe contar con la siguiente documentación para realizar la entrega al cliente:

• Manual del Usuario
• Manual o Instructivo de Acabados
• Formato de inventario del inmueble
• Formato del acta de entrega
• Formato de la encuesta de satisfacción
• Garantías del inmueble
• Documentación emitida por las empresas de servicios públicos
• Llaves del inmueble (Bajo la custodia de la obra)

Asesores Comerciales

Manual de Usuario

Instructivo de Acabados

Inventario del Inmueble

Acta de Entrega

Encuesta de Satisfacción

1. PROGRAMACIÓN DE ENTREGAS

La programación de entregas Gerencia Comercial  enviará con una semana de anterioridad a la obra (previo VoBo. Del inmueble por parte de servicio al cliente) y debe abarcar la mayor cantidad de unidades posibles por torre, esto para hacer el proceso más ágil y con una menor frecuencia con el fin de no afectar el tiempo dedicado a esta actividad por el residente de obra.

Gerente Comercial

Programa de Entregas

1. CITACIÓN DEL CLIENTE

Solo hasta que la escritura pública se encuentre debidamente radicada en la oficina de Instrumentos públicos Local, se procederá a citar al cliente o grupo de clientes para la entrega de los inmuebles.

El grupo comercial del proyecto citara a los clientes a la hora y sitio exacto de la entrega esto con el fin de no generar contratiempos al residente de obra en el desarrollo de sus actividades y previamente concertado el cronograma de entregas, quien realizará acompañamiento a las entregas.

Asesoras Comerciales

Correo electrónico

1. PROTOCOLO DE ENTREGA.

Para el recepción del cliente en la portería del proyecto deben estar presentes las siguientes personas

• Asesor Comercial
• Administrador (Si Aplica)
• Residente de Obra (Si Aplica)

El asesor comercial debe dar la bienvenida al cliente y relacionar a los participantes en el proceso.

El asesor comercial debe suministrar información a los costos que debe asumir el propietario a partir de la fecha de entrega como lo son: Administración, servicios públicos, valorizaciones, pago por derechos de conexión, impuestos etc.)

Nota: Si se permanecen aún en actividades de obra se debe informar al cliente las precauciones y restricciones que debe tener en cuenta.

Luego de haber suministrado al cliente la información puntual y necesaria el asesor comercial se dirige con el cliente hacia el inmueble y/o parqueadero a entregar, también indicando los cuidados y precauciones con las zonas comunes y urbanismo.

Asesor Comercial

Residente de Obra.

Registro de ingreso en control de portería.

1. ENTREGA DEL INMUEBLE

El Asesor comercial inicia el procedimiento de entrega diligenciado uno a uno completo, en letra imprenta y frente al cliente cada uno de los ítems relacionados en el formato inventario del inmueble (esto se puede hacer previo).

El Residente de obra  solamente acompañará el proceso verificando delante del cliente la parte técnica y solventando inquietudes de obra por parte del cliente. El asesor Comercial no está habilitado para emitir ningún concepto técnico durante la entrega; esto con el fin de evitar cualquier tergiversación de la información con el Cliente, teniendo en cuenta que son temas técnicos los involucrados.

Luego de entregado el inmueble se realizara la entrega y firmas de recibido de los siguientes documentos:

• Manual del Propietario (En el cual se hace énfasis en los tiempos de garantía y condiciones de aceptación de las mismas).
• Folleto de acabados.
• Garantías del Inmueble.
• Documentación emitida por las ESP (Si Aplica).
• Acta de Entrega.
• Juego de Llaves del inmueble.
• El asesor comercial se debe asegurar que el cliente responda la encuesta de satisfacción y que firme los documentos.

Residente de Obra (Verificación de la parte técnica)

Asesor Comercial

(Entrega de los documentos, Diligenciamiento de los demás documentos)

Inventario del Inmueble

Acta de Entrega

Manual del Usuario

Manual de Acabados

1. DOCUMENTACIÓN PARA ARCHIVO Y GESTIÓN

 La siguiente documentación se debe archivar por parte de los asesores comerciales, a su vez también se debe subir al software DEDALO, garantizando el acceso a servicio al cliente:

• Original del Inventario del Inmueble.
• Original del acta de entrega.
• Original de la encuesta de satisfacción.
• Original de las garantías del inmueble.

Esta información es de suma importancia al momento de dar respuesta  a posibles  posventas presentadas por el cliente,  y dar respuesta oportuna por parte de Servicio al cliente.

Asesor Comercial

Inventario del Inmueble

Acta de Entrega

Encuesta de Satisfacción

Garantías del Inmueble

1. ENTREGA DE ZONAS COMUNES Y EQUIPOS

Una vez se cuente con el 51% de las unidades de vivienda entregadas de la etapa o etapas se procede a la entrega a la administración provisional o junta de administración  de las zonas comunes.

Esta entrega se realizará mediante inventario de las zonas comunes y áreas de urbanismo aferente de cada torre y a este se le anexa video realizado en la fecha de la entrega del primer o primero apartamento de la torre.

También se entrega de los planos record del sector o fase, manual de cuidado de las zonas comunes, listado de apartamentos entregados a la fecha de cada torre o fase con el fin de verificar responsabilidad de mal uso de las zonas comunes y sus posibles sanciones.

Los equipos correspondientes a bombas, tanques ascensores etc. Se realizara la entrega a la administración con su respectivo manual de funcionamiento y garantías correspondientes del fabricante.

Es responsabilidad del administrador provisional contratado por INVERSIONES BOYACA LTDA mantener la etapa de la obra entregada en las condiciones iniciales y si se presenta algún daño a estas por parte de los usuarios,  identificar, comunicar y realizar el cobro respectivo al responsable.

Gerente de Calidad y Servicio al Cliente

Director de Obra

Administrador Provisional  

Inventario de Zonas Comunes y urbanismo aferente.

Video de las zonas comunes.

1. ENTREGA DE ÁREAS DE CESIÓN AL MUNICIPIO

Una vez se obtenga la licencia de urbanismo gestionada por diseño y desarrollo, Servicio al cliente procede a solicitar los poderes ante el Fidecomiso para los trámites de las áreas de cesión al municipio.

Simultáneamente se remite documento ante cada una de las Entidades encargadas de recibir las áreas de cesión (vías, parques, equipamientos comunales, zonas verdes libres, espacio público, etc), donde se solicita el procedimiento y documentos necesarios para la entrega de las áreas de cesión.

Se solicita la contratación de la consultoría para la minuta de las áreas de cesión a  título gratuito a favor del municipio.

Se procede a realizar el protocolo en notaria, una vez realizado se remite a la oficina de Instrumentos Públicos Local para el debido registro y obtención del certificado de calificación.

Se genera documento informando al municipio de estas áreas de cesión indicando número de escritura y fecha, números de folios de matrícula inmobiliaria, etc.

Con la escritura y el certificado emitido por la oficina de instrumentos públicos, más los documentos solicitados por las Entidades encargadas, se hace entrega material de las áreas de cesión (de acuerdo a licencia de urbanismo).

Gerente de Calidad y Servicio al Cliente

Licencia de urbanismo.

Escritura pública de áreas de cesión.

Certificado de calificación.

Oficios.

Planos record.

Paz y salvo de EPSP.