ESTRUCTURA ADMINISTRATIVA

UNIDAD 3.- ESTRUCTURA ADMINISTRATIVA.

3.1.- CONCEPTOS Y OBJETIVOS.

El Proyecto de Empresa es un documento formal, que recogerá de manera ordenada todas las variables involucradas en la creación de nuestro negocio.

La idea de negocio surge de la capacidad creativa, de la innovación sistemática o de la investigación de mercado, para llevarla acabó se requiere una persona o personas emprendedoras, que tengan voluntad y capacidad de asumir el riesgo del fracaso.

Una vez determinada la idea de negocio, la primera decisión es elegir la forma jurídica que va adoptar la empresa. Esta elección tiene repercusiones sobre la responsabilidad del empresario frente a terceros, sobre las obligaciones mutuas entre los socios, es un caso, y sobre la fiscalidad que debe soportar.

Objetivos:

• Despertar el espíritu emprendedor y la iniciativa empresarial de los individuos.

• Desarrollar un plan de negocio.

• Conocer y valorar iniciativas reales de creación de empresas en los últimos años.

Principalmente un buen plan de empresa habrá de recoger:

• La descripción del negocio que pretendemos crear.

• Un profundo y serio estudio acerca de la viabilidad real de la idea, viabilidad que ha de ser tanto técnica como económica y financiera.

Tiene que ser convincente, no sólo para su propio artífice, sino también para todas aquellas personas que tengan acceso al Proyecto, puesto que de ello puede depender el conseguir o no suficientes recursos financieros que nos permitan poner en marcha nuestra iniciativa.

3.2.- ELABORAR DIAGRAMAS Y ORGANIGRAMAS

DIFERENCIA ENTRE DIAGRAMA Y ORGANIGRAMA

Un organigrama es un esquema de la organización de una entidad, de una empresa o de una tarea. En cambio un diagrama es un dibujo geométrico que sirve para demostrar una proposición, resolver un problema o figurar de una manera gráfica la ley de variación de un fenómeno. Un diagrama es general para representar algo, un organigrama es la representación de la conformación delos puestos de una empresa, el organigrama tiene niveles, líneas de autoridad y el diagrama no necesariamente.

DIAGRAMAS

Son esquemas o dibujos en el que, por medio de figuras geométricas conectadas por flechas, se indica la secuencia de una operación o bien, la trayectoria de un documento desde su origen hasta su destino.

DIAGRAMA DE FLUJO: Se detallan las actividades de un procedimiento, el movimiento y secuencia que siguen en conjunto con documentos, archivos y puestos. Se muestran con símbolos:

EXISTEN TRES TIPOS DE DIAGRAMAS:

 Verticales: Las actividades y las áreas que son representadas por símbolos fluyen de arriba hacia abajo.

 Horizontales: Las actividades y las áreas que son representadas por símbolos en columnas de izquierda fluyen de izquierda a derecha.

 Panorámicos: Las actividades y las áreas que son representadas por símbolos en columnas se presentan en una sola hoja lo que permite interpretarlo a primera vista, es decir, el proceso entero está representado en una sola carta y puede apreciarse de una sola mirada mucho más rápido que leyendo el texto, lo que facilita su comprensión, aun para personas no familiarizadas. Registra no solo en línea vertical, sino también horizontal, distintas acciones simultáneas y la participación de más de un puesto o departamento que el formato vertical no registra.

ORGANIGRAMAS

Las organizaciones en el desarrollo de sus funciones, se allegan de diversos medios, recursos y personal que aporten de sí para lograr una ejecución correcta y lograr los objetivos.

Todas estas relaciones humanas, de recursos y de comunicación, deben estar descritas de manera entendible para el grupo humano que la conforma y para aquellas personas externas interesadas en ella.

No basta con saber, que pertenecemos a una organización cuando ni siquiera sabemos qué lugar ocupamos en ella, ni qué responsabilidad de funciones nos exige o cual es nuestro equipo humano de trabajo, a quien o a quienes les rendiremos informes y bajo quien estaremos en supervisión o a quienes vigilaremos.

Es por ello que es importante que la empresa utilice un instrumento que aporte las herramientas necesarias para evitar conflictos de labores, de responsabilidades, de comunicación y que además lo dé a conocer de una forma, clara, precisa y bien estructurada. Definición. Representación gráfica de la estructura organizacional de la empresa, conformada a través de cuadros y líneas que muestran los niveles jerárquicos, la comunicación, autoridad, funciones y obligaciones existentes entre las personas que la conforman.

CLASIFICACIÓN:

El organigrama representa la estructura formal de la organización, cada empresa lo conforma acorde a sus características y necesidades. Por lo tanto, debe apoyarse en la siguiente clasificación para su elaboración:

 Generales: Este tipo de organigrama muestra la estructura de la organización completa, es decir; los departamentos que la conforman, las líneas de autoridad y responsabilidad, limitando en esta forma, a mostrar la administración que lleva.

 Analíticos: Este tipo de organigrama es recomendado para empresas de alta magnitud de actividades. Como su nombre lo indica, son específicos y detallados, muestran descripción de actividades en todas las unidades que la conforman siendo necesario complementarlo con datos anexos y símbolos que ayuden a hacer mas entendible y completa la información.

 Suplementarios: Este tipo de organigrama es parecido al anterior, sólo que éste se da en determinada área específica de la estructura organizacional; es decir, este organigrama se realiza por división, departamento o unidad administrativa, al igual que la anterior requiere que su información sea detallada. Complementa al organigrama analítico porque muestra información detallada en una unidad específica mientras que el anterior en todas.

TIPOS:

La topología de organigramas muestra la forma geométrica de los mismos, se enfoca más a la forma en que se visualizan que a la forma en cómo se conforma la estructura.

 Verticales: Se muestra de forma descendente las unidades que lo conforman.

Los niveles jerárquicos quedan bien definidos; es decir, muestran las líneas de comunicación, autoridad y responsabilidad existentes en cada uno de los departamentos.

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