El Control

INTRODUCCIÓN

Las organizaciones establecen los procedimientos fundamentales para la ejecución de sus actividades, tendientes a la satisfacción de las necesidades del cliente, guiados por normas y políticas acordes con la misión, visión, objetivos y metas, considerando la creación de planes estratégicos, con el fin de competir en los mercados altamente exigentes y dinámicos. De igual manera se requiere del control sobre las operaciones y resultados que proporcionen información valiosa sobre las desviaciones, utilización de recursos, evaluación del desempeño, entre otros.

En tal sentido, un adecuado sistema de control resulta de vital importancia, ya que suministra la evaluación del desempeño del sistema, en términos de eficacia, eficiencia y economía en cada unidad funcional de la empresa. De allí lo significativo del trabajo a realizar, por cuanto se abordan las diferentes concepciones relativas del control, así como también se consideró las diferentes herramientas que pueden aplicarse en beneficio de la organización.

Es importante destacar, que para cualquier compañía moderna sus bases se fundamentan el tener un buen sistema de control en todas sus áreas tanto las contables, humanas como en las de producción y servicios. También debemos tomar en cuenta que cada persona que labora en las empresas debe seguir un régimen de normas establecidas por el control para poder llevar a cabo sin dificultad la misión que tenga dicha organización.

Desde el punto de vista estructural, el trabajo se dividió considerando los aspectos contentivos en la unidad número cinco, referido al control como función administrativa, la cual es clave para el cumplimiento de la planificación de una organización.

Definiciones de control

El control es la función de administración que cierra el proceso administrativo, es la consecuencia lógica del acto de administrar, es una función indelegable de todo cargo con responsabilidad de conducción, ya que ambos conceptos están unidos.

El control ha sido definido bajo dos grandes perspectivas, una perspectiva limitada y una perspectiva amplia. Desde la perspectiva limitada, el control se concibe como la verificación a posteriori de los resultados conseguidos en el seguimiento de los objetivos planteados y el control de gastos invertido en el proceso realizado por los niveles directivos donde la estandarización en términos cuantitativos, forma parte central de la acción de control.

Bajo la perspectiva amplia, el control es concebido como una actividad no sólo a nivel directivo, sino de todos los niveles y miembros de la entidad, orientando a la organización hacia el cumplimiento de los objetivos propuestos bajo mecanismos de medición cualitativos y cuantitativos. Este enfoque hace énfasis en los factores sociales y culturales presentes en el contexto institucional ya que parte del principio que es el propio comportamiento individual quien define en última instancia la eficacia de los métodos de control elegidos en la dinámica de gestión.

Todo esto lleva a pensar que el control es un mecanismo que permite corregir desviaciones a través de indicadores cualitativos y cuantitativos dentro de un contexto social amplio, a fin de lograr el cumplimiento de los objetivos claves para el éxito organizacional, es decir, el control se entiende no como un proceso netamente técnico de seguimiento, sino también como un proceso informal donde se evalúan factores culturales, organizativos, humanos y grupales.

El control es una etapa primordial en la administración, pues, aunque una empresa cuente con magníficos planes, una estructura organizacional adecuada y una dirección eficiente, el ejecutivo no podrá verificar cuál es la situación real de la organización y no existe un mecanismo que se cerciore e informe si los hechos van de acuerdo con los objetivos.

Según varios autores el concepto de control difiere en pocos aspectos:

* Chiavenatto: El control es una función administrativa, es la fase del proceso administrativo que mide y evalúa el desempeño y toma la acción correctiva cuando se necesita. De este modo es un proceso esencialmente regulador.

* Robert C. Appleby: La medición y corrección de las realizaciones de los subordinados con el fin de asegurar que tanto los objetivos de la empresa como los planes para alcanzarlos se cumplan económica y eficazmente.

* Henry Fayol: El control consiste en verificar si todo ocurre de conformidad con las instrucciones emitidas y con los principios establecidos, tiene como fin señalar las debilidades y errores a fin de rectificarlos e impedir que se produzcan nuevamente.

* Robert B. Buchele: El proceso de medir los actuales resultados en relación con los planes, diagnosticando la razón de las desviaciones y tomando las medidas correctivas necesarias.

* La Escuela de las Relaciones Humanas: Lo interpreta como un proceso mediante el cual se verifica el comportamiento de los miembros de la organización a fin de que contribuyan al logro de las metas asignadas.

* La Escuela de la Administración Estratégica (F. Frischknecht): Cambia el enfoque de verificación por el de monitorización, define el control como el proceso dinámico y continuo, que consiste en adoptar decisiones sobre el presente y el futuro en función de la información del pasado, es decir, un sistema de información que permite seguir el funcionamiento de los planes una vez puestos en marcha, medir las desviaciones que se producen, conocer sus causas y tomar las acciones correctivas pertinentes.

Evidentemente todas esas definiciones representan concepciones incompletas del control, quizás definidas en un modo subjetivo y de aplicación, en definitiva, debe entenderse por control como: Una función Administrativa, ya que conforma parte del proceso de administración, que permite verificar, constar, palpar, medir, si la actividad, proceso, unidad, elemento o sistema seleccionado está alcanzando o no los resultados que se esperan. Las características e intensidad de los sistemas de control varían en las distintas organizaciones, dependiendo de factores como el tamaño, la actividad, el contexto, los recursos, etc.

Principios del control

* Equilibrio: La autoridad se delega y la responsabilidad se comparte, al delegar autoridad es necesario establecer los mecanismos suficientes para verificar que se están cumpliendo con la responsabilidad conferida y que la autoridad delegada está siendo debidamente ejercida.

* Oportunidad: El control necesita ser oportuno, es decir, debe aplicarse antes de que se efectué el error, de tal manera que

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