El Memorando

Concepto

El memorándum es un escrito formal que tiene por objeto informar, dejar algún aviso, hacer pedido y dar respuestas. Intercambia información entre diferentes departamentos de una organización para comunicar alguna indicación, recomendación, instrucción o disposición.

Generalmente originado por cualquier miembro de la empresa y destinado a cualquier nivel de comunicación empresarial (descendente, ascendente, horizontal).

Características

• Se redacta en forma clara, breve, directa, sencilla, conciso.
• El lenguaje generalmente debe estar en tercera persona singular o plural.
• Se refiere por completo al tema planteado (es específico y exacto).
• No lleva saludo inicial ni despedida.
• La fecha normalmente va después del remitente y del receptor, abreviada. Si va al inicio, se escribe completa.

Partes

• Membrete: generalmente conformado con la razón social de la empresa y pocas veces impreso en el memorando informático de hoy
• Nombre del documento: la palabra MEMORANDO puede colocarse en el centro o al lado izquierdo de la hoja y puede tener un tamaño de letra más grande para resaltarla.
• Número: este dato, obedece a una secuencia numérica de la empresa donde se origina el memorando. Su ubicación resulta más funcional al lado derecho entre la palabra MEMORANDO y la primera línea de encabezamiento.
• Encabezamiento:

• Fecha: se escribe el día seguido del mes y del año.
• A o Para: corresponde a los datos del destinatario.
• De: corresponde a los datos del remitente, puede ser:

• Nombre y cargo
• Nombre o cargo
• Dependencia

• Asunto: se refiere a un resumen de la comunicación. Facilita la consulta y el archivo del memorando.

• Texto o cuerpo del memorando: el texto comienza a cuatro interlineaciones del encabezamiento y siempre se escribe a interlineación sencilla, cada párrafo debe separarse con dos interlineaciones.

Cuando el memorando tiene más de una página la segunda y las siguientes se escriben en papel sin membrete y con la misma identificación que lleva la carta.

• Saludo y despedida: el memorando no lleva ni saludo ni despedida; no obstante, cuando se dirige a un empleado de la empresa que elabora en otras instalaciones locativas, se puede recurrir a expresiones de cortesía similares a los de la carta.
• Firma del remitente: constituye el respaldo de lo que el remitente expresa en el memorando, por lo tanto, la firma o la rúbrica es uno de los elementos fundamentales en este documento.

Partes complementarias

• Copia: las personas que deben recibir copia del memorando se especifican al final, después de los datos de identificación. Se acostumbra escribir los nombres invertidos, en orden alfabético por apellidos. También puede escribirse el puesto.
• Anexo: margen izquierdo la palabra Anexo/s, seguida de dos puntos (:). A dos espacios de la cantidad, se aclara el número de hoja y tipo de anexo. Ej.:

Anexo: uno (cinco hojas)

Anexos: tres (dos hojas y un cheque)

• Línea de identificación de mecanógrafo:  sirve para control de producción, abrir un canal de comunicación y establecer responsabilidades.   Sin embargo, el 80% de los ejecutivos de hoy escriben su propia correspondencia y para ellos basta con escribir su nombre.

Direcciones de memorando

• Descendente o vertical: la comunicación puede ser de autoridades a subalternos.
•  Ascendente: los emisores subalternos pueden dirigirse a receptores superiores.
•  Horizontal: Los casos de comunicación se da entre iguales: de director a director o de subalterno.

Clases de memorando

• Memorando simple

Se utiliza para comunicar disposiciones, pedir o transcribir documentos, dar a conocer la realización de actividades o la ejecución de tareas. Va dirigido a un solo destinatario. Comparte las mismas características con el oficio simple, pero con la diferencia que en el código lleva la palabra memorando.

• Memorando múltiple

Se utiliza para hacer conocer disposiciones o cualquier otra información, en forma simultánea, a varios destinatarios, si hay más de dos personas o departamento se consigan debajo del memorándum con el título de distribuidor.  

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