Memorando

1. QUÉ ES UN MEMORANDO O MEMORÁNDUM?

El memorando, conocido originalmente como memorándum, es un documento escrito que se utiliza en una empresa para comunicarse internamente. El objetivo de este documento es el traspaso de información de manera breve. Se define como un comunicado rápido, formal pero sin la necesidad de una firma, que trata de algún asunto urgente para tener en cuenta, en forma breve y resumida. El término viene del latín memorándum, que significa “cosa que debe recordarse”. También en la oficina es conocido como un "memo".

El memorando Es aquel escrito que se usa para intercambiar información entre diferentes departamentos de una empresa, con el propósito de dar a conocer alguna recomendación, indicación, instrucción, disposición, etc. transmite información, que normalmente, incluye instrucciones, orientación, peticiones, informes, respuestas, advertencias, etc., todo los que sea importante tener presente entre oficinas o departamentos, ante algún problema o situación de trascendencia. Aunque es un documento más bien informal, en comparación con las memorias o las notas, es necesario que sea redactado de manera precisa, clara y concisa. Se debe tener en cuenta que debe ser escrito en tercera persona, evitando hacerlo en primera persona. Se debe referir sólo al asunto tratado, sin incluir cosas que no estén relacionadas. Sólo se debe usar la construcción positiva. Se deben evitar los rodeos y el uso de oraciones largas que perjudiquen el entendimiento rápido del asunto.

En cuanto al contenido, un memorando incluye el membrete, el título del documento indicando que es un memorando, el lugar y la fecha de emisión, los datos del remitente y el destinatario (incluyendo sus cargos), el asunto del documento, el contenido o el cuerpo, el pie de firma y las referencias finales.

2. PARA QUE SE ELABORAN LOS MEMORANDO: Se elaboran para:

• Una orden.

• Un mensaje.

• Un pedido.

• Un permiso.

• Una justificación.

• Una amonestación, etc.

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3. LA ESTRUCTURA: el documento consta de las siguientes partes:

• Nombre(s) de a quien se dirige

• Nombre(s) del remitente(s)

• Fecha

• Asunto

• Escrito redactado brevemente.

• Firma(s)

4. CARACTERISTICAS: Para que un memorando cumpla con eficacia su objetivo, debe reunir las mismas cualidades o características de todo texto escrito: claridad, brevedad, integridad, cohesión, precisión y armonía que son indispensables para que el mensaje corra por los canales adecuados y llegue con toda nitidez al receptor, ya que su éxito dependerá del grado de aceptación que encuentre en el destinatario. (Fernández de la Torriente, G. 1979).

5. PASOS PARA ELABORAR UN MEMORÁNDUM:

1. use espacio sencillo en el texto del memorando. Si el texto es excesivamente corto, puede entonces usar espacio doble.

2. deje espacio doble entre párrafos.

3. preferiblemente use párrafos estilo bloque, ya que es la forma más económica en cuanto a tiempo se refiere.

4. en el memorando se omite el saludo, la despedida y la firma. Si el remitente así lo desea, puede manuscribir sus iníciales al lado de su nombre en el encabezamiento. Así indicaría su aprobación final una vez que el memorando ha sido preparado.

5. las iníciales de identificación se escriben dos renglones después del último párrafo en el mismo lugar en que se escriben en una carta comercial.

6. la indicación de copias al carbón o anexos, si los hubiere, se escribirá después de las iníciales de identificación, en la misma forma que se hace en la carta comercial.

7. si no se dispone de papel timbrado para uso en la preparación de memorandos, escriba en el papel que corrientemente se usa en la empresa para la preparación de las cartas.

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6. PARTES Y ELABORACION DE UN MEMORANDUM: El Memorando tienes las siguientes partes obligatorias:

1. Encabezado

2. Denominación del documento: lo constituye la palabra MEMORANDO. Impresa en mayúscula.

3. Código: constituido por el número de referencia (si lo hay) y el número del documento separado por un guion. Se recomienda escribirlo a 3 cm o 4 cm del borde superior, dejando una interlinea cuando el papel tiene el logotipo o membrete, según el estilo. Hace referencia a la identificación numérica, alfabética, alfanumérica y otros, de la dependencia en la organización, seguida de la serie documental en caso de que exista.

4. Lugar y fecha: se coloca la ciudad de origen y la fecha de envió. Se aconseja escribir estos datos a una o dos interlineas libres del código y en forma completa en orden de: nombre del lugar de origen, día, mes (en minúscula) y año (sin separarlo con punto), según el estilo.

5. encabezamiento: consta de datos del destinario, datos del remitente y Asunto. La palabra DE, PARA Y ASUNTO se escriben en mayúscula. Los datos del destinatario y remitente van alineados respecto a los dos espacios siguientes a los dos puntos de la palabra asunto.

6. Destinatario y remitente: A dos o tres líneas libres de la fecha de elaboración y contra el margen izquierdo, se ubica la preposición para en mayúscula sostenida, seguida de dos puntos (:) y al frente se escriben los datos del destinatario con mayúscula inicial. A continuación, a una línea libre se utiliza la preposición de, en mayúscula sostenida, seguida de dos puntos (:) y al frente se escriben los datos del remitente, con mayúscula inicial.

Para su escritura se utilizan las siguientes opciones:

a) Primera opción.

Destinatario: denominación o titulo, nombre y cargo. Este ultimo separado por coma.

Remitente: nombre y cargo separados por coma. En este caso se omite al final del texto el nombre mecanografiado o digitado del remitente y solo aparece su firma. No se traza raya alguna para delimitar la firma. EJEMPLO

PARA: Doctora Alicia García Pérez, Secretaria General DE: Guillermo Castro Polanco, Director Seccional

b) Segunda opción.

Destinatario: denominación o titulo, nombre y cargo. Este ultimo separado por coma.

Remitente: cargo y dependencia o cargo solamente.

En este segundo caso la firma del remitente aparece sobre el nombre mecanografiado o digitado al final del texto, con mayúscula inicial y conservando el estilo elegido. EJEMPLO

PARA: Señora Alicia García Pérez, Secretaria General DE: Jefe Oficina Jurídica

c) Tercera opción.

Destinatario:

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