El nuevo Rediseño y mejoramiento continuo

Rediseño y mejoramiento continuo

El rediseño de procesos es una práctica creciente en las organizaciones el cual se centra en la competitividad de mercados no solo locales sino también globales. El rediseño de procesos de negocios requiere un equipo de personas que tengan habilidades en el ámbito de los negocios y de la tecnología (Pérez, 1999).

Este rediseño también se refiere a las iniciativas para realizar mejoras significativas al rendimiento organizacional con base en el aumento de la eficiencia y la efectividad de procesos de negocio claves, sin tomar en cuenta la magnitud o el sentido de estos cambios. La característica más sobresaliente del rediseño de procesos es su enfoque en el proceso, a fin de reflejar un cambio de paradigma en el modo en que las organizaciones están concebidas. Es decir, del modelo funcional de control jerárquico y distinciones verticales, a una vista donde se enfatiza la integración horizontal entre funciones.

Podemos destacar tres aspectos centrales el rediseño de procesos: valor económico, el mismo implica mejorar y asegurar los ingresos y ahorros al evitar duplicar tareas. Valor pragmático, tiene que ver con el creciente desarrollo de nuevas competencias y habilidades. Evidentes mejoras de prácticas de trabajo y la oferta de estándares de impecabilidad en los servicios. Valor simbólico, es la nueva identidad generada que permite a la organización proyectar una capacidad de ejecutar con calidad los servicios ofrecidos. Es un activo de primer nivel.

Existen diferencias entre quienes se han encargado de realizar el mejoramiento de sus procesos, aunque coinciden en realizar cambios a la manera de realizar los procesos. Algunos utilizan una técnica “top-down” que involucra cambios radicales para realizar mejoras dramáticas en el rendimiento, conocida como innovación de procesos o reingeniería de procesos. Otros utilizan una técnica “bottom-up” que involucra una menor intervención, generando mejoras incrementales a los procesos existentes, conocida como mejoramiento de procesos de negocios (Pérez, 1999).

La clave para mejorar el rendimiento de los procesos es revivificando los procesos operativos y administrativos. Las tecnologías de información han sido vistas como un ingrediente vital, pero si se van a procurar beneficios significativos entonces se debe analizar cuidadosamente y subordinar a una revisión funcional al proceso mismo.

A través de los años se han identificado cuatro importantes fases por las cuales debe pasar un proceso de estructura:

a. Definición del proceso - Involucra el establecimiento de los objetivos del proceso dado, una definición de sus límites e interfaces, sus entradas y salidas principales, departamentos involucrados en la ejecución del proceso, los clientes que se benefician del proceso y aquellos que proporcionan entradas.

b. Captura y representación del proceso base - Es necesario modelar el proceso detalladamente, incluyendo la construcción de una representación gráfica del proceso. Esta es una parte crítica del proceso. El mismo es uno complejo que involucra pláticas con los usuarios, tratando de entender sus puntos de vista, dibujar diagramas, verificarlos, corregirlos y examinar ideas preconcebidas, entre otras. Una técnica simple conocida como diagramas de rol actividad, ha demostrado ser una herramienta eficaz y popular que describe los procesos de una manera sencilla e intuitiva, como una red de actividades llevadas a cabo por empleados.

c. Evaluación del proceso - Involucra técnicas y criterios para análisis y evaluación de procesos. La meta es la identificación de problemas y debilidades en el proceso. La evaluación del proceso es una actividad cuantitativa. Existe un fuerte énfasis en la identificación y medición de los indicadores clave de rendimiento del proceso. Lo que vaya a ser medido depende de lo que sea importante para el estudio en particular y estará relacionado con la definición del proceso.

d. Diseño del proceso objetivo - Es el diseño de un nuevo proceso para la organización, ya sea por mejoras incrementales o cambios radicales al proceso base. El rediseño del proceso, también envuelve consideraciones técnicas como: modernizar y racionalizar el proceso. Reducir complejidad, minimizar actividades que no agreguen valor, eliminar o mejorar el control de las variaciones y sociales como: cambios en los puestos o estructura social para incrementar la motivación, reducir estrés; y mejorar el rendimiento dándole a la gente facultades, información y autoridad para tomar responsabilidades para su nuevo trabajo.

El rediseño de procesos de

...