Ensayo De Sobre Lineamientos Para Resolver Un Problema

ENSAYO SOBRE LOS LINEAMIENTOS PARA SOLUCIONAR UN PROBLEMA.

INTRODUCCIÓN

Desde los inicios de la humanidad siempre se ha buscado la solución a los problemas desde las necesidades más básicas hasta la búsqueda de solucionar problemas más grandes. En el caso de las empresas por lo general llevan un protocolo o una guía para saber qué hacer en caso de detectar un problema. Se tiene entendido a un problema desde el ambiente administrativo según los autores Koontz y O´Donnell como una deficiencia que nace desde el momento que no se logran ni se emplean acciones necesarias que le permitan al individuo y a la organización general, hacer sus mejores contribuciones a los objetivos planeados, es decir, es el conjunto de obstáculos que se presentan y no permiten alcanzar el logro de los objetivos de la administración.

DESARROLLO

Para el autor Phillip Crosby son varios pasos que se requieren emplear con el fin de solucionar un problema en total son 5, para el autor el primer paso es definir la situación, donde se tiene contemplado 2 partes; la primera es la descripción clara del problema y planear la solución.

En cuanto al primer paso se referirá a elaborar un enunciado claro en cuanto a su entendimiento y a la situación que no debió ocurrir. En otras palabras habría que responderse en donde se dio un incumplimiento específico mediante las preguntas como las que sugiere el autor ¿Cuál es la situación indeseable?, ¿qué sucedió y que no debió haber sucedido?, ¿cuáles son los requisitos que no se están cumpliendo?, ¿con qué frecuencia no se cumplen?, entre otras preguntas donde se describirá el problema de una forma precisa y detallada y sin hacer conjeturas de sus causas, lo más importante es enfocarse a definir el incumplimiento los más específicamente posible para que todos los demás involucrados puedan entender el problema de la misma manera.

En el aspecto de describir claramente el problema se obtienen las siguientes apreciaciones: concentrarse en los datos y no en la causa; especificar el incumplimiento y no buscar culpables y por último:

Calcular el tamaño en cantidades o el PDI, evitando términos que no se entiendan.

Por ejemplo, un problema descrito como "errores en la captura de datos" podría definirse más claramente como "De 50 facturas, 10 contienen errores y un empleado tardó dos horas en corregirlos".

Esta descripción del problema tiene dos partes: un incumplimiento específico (10 errores en 50 facturas) y un enunciado de las consecuencias del problema (dos horas del tiempo de un empleado). De esta manera se puede ubicar lo que nosotros conocemos del problema y que nos ayudará a entenderlo.

Una forma de interpretar las consecuencias de un problema es calculando el Precio del Incumplimiento (PDI) nos menciona Crosby. Utilizando el ejemplo, la descripción del problema fue: "De 50 facturas, 10 contienen errores y un empleado tardó dos horas en corregirlos". Las horas que el empleado usó para corregir podrían calcularse como PDI.

Enseguida pasamos a la siguiente parte que sería planear la solución se debe revisar los recursos disponibles ya que los criterios que se utilizarán para evaluar los esfuerzos de solucionar un problema ayudarán a elaborar un plan de solución.

Para esto se responderán algunas preguntas básicas: ¿Quién?, ¿Qué? y el ¿Cómo? A partir de aquí se toman en cuenta 3 elementos y se relacionan con las preguntas: decidir quién es la gente necesaria, determinar criterios de solución y además estimar una fecha de resolución. Por lo que aquí se inicia la solución mediante el primer elemento ¿el quién? cuando se define una situación es necesario saber quien participará en los esfuerzos para resolver el problema, por lo que se considera:

¿Quién tiene conocimiento de cómo opera el proceso?, ¿Quién tiene autoridad para cambiar el proceso?, ¿Alguien de afuera de la compañía o empresa participará? Y por último ¿Quién tiene la responsabilidad principal de resolver el problema?

Para Phillip Crosby es importante la siguiente consideración

“Si una persona tiene el conocimiento y la autoridad para llevar el problema por los cinco pasos, entonces quizá no sea necesario formar un equipo. Pero en muchos casos, un problema requiere de los diversos conocimientos, experiencias, habilidades y autoridad que un equipo proporciona para resolver el problema”.

Para el segundo elemento el criterio de solución es el ¿qué? Definido como un acuerdo anticipado sobre cuando el proceso de cumpla consistentemente en determinado número de días, es decir, donde todos consideraran el problema resuelto. ¿Será en semanas?, ¿Será en meses? o ¿cuándo el cliente considere que está resuelto? Esto permitirá que el criterio de resolución establecido desde puede evitar malos entendidos durante la evaluación, si todos en la empresa u organización entienden el criterio que se evaluará para evaluar la acción correctiva no habrá desacuerdo respecto al problema de si está resuelto o no.

El tercer elemento es el cuándo o la fecha de resolución del problema es decir ubicar o fijar un plazo para evaluar su cumplimiento, es decir estimar una fecha de resolución: en la cual la acción correctiva debe estar implantada. Puede determinar cuándo estará resuelto el problema, importante que en esta parte no se especifica la causa o raíz del problema pero se estima su fecha tentativa de solución, con el fin de dar prioridad a las acciones. Se debe dejar en claro que se puede modificar cuando se obtenga más información del problema.

En cuanto al segundo paso el autor Phillip Crosby lo nombra como “Remediar Temporalmente” para determinar que tan rápido se necesita implantar un remedio temporal o para evaluar la efectividad del que quizá ya este implantado.

Es un paso para mantener el proceso funcionando, cuando se presenta un problema en cuanto a las soluciones temporales pueden ser en primer lugar disculparse con el cliente, pero cuando el resultado del proceso es un servicio, se puede volver a prestar el servicio, cuando el resultado es un producto puede ser reparado o reemplazado.

Debe entenderse que un remedio temporal minimiza las consecuencias de un problema, no se dirige a las causas y consecuencias. Pero también representa un gasto innecesario si no se remedia el problema tendrá la empresa que seguir remediándolo y costara más y más. Nunca perder de vista que el remedo temporal gana tiempo mientras se identifican la causa o causas del problema y se elimine.

En el tercer paso es necesario plantearse el siguiente reto “identificación de la causa raíz” y para tener éxito se requiere de una comprensión profunda del problema del proceso involucrado. Para organizar la información

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