Estructura De Un Informe

COMUNICACIÓN ESCRITA

En el mundo actual es obvia la importancia de la comunicación en general. Pero es en la comunicación escrita donde se presentan las mayores falencias comunicativas del individuo del siglo XXI. Se nos exige en todas partes: en la escuela, en el trabajo y en múltiples actividades cotidianas una correcta escritura. Es fundamental, entonces, expresarse correctamente en el plano escrito para dar la mejor de las impresiones y para el logro de objetivos personales y mancomunados dentro de cualquier empresa o labor.

Muchas personas tienen estudios, e incluso títulos universitarios, pero lamentablemente no se expresan del todo bien cuando de escribir se trata. La escritura no es un don que pertenezca a los escritores o poetas, todos podemos expresarnos escrituralmente de manera eficiente y eficaz. Sólo hay que recordar algunos datos importantes.

1. VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE LA COMUNICACIÓN ESCRITA

Ventajas de la Comunicación Escrita.

• La comunicación escrita tiene permanencia. Siempre se puede regresar al escrito. Permanece en el tiempo para volverla a consultar.

• Se puede reflexionar antes de escribir, es decir, pensar y definir bien lo que se quiere expresar antes de escribirlo definitivamente en un documento para posteriormente utilizarlo.

• La escritura es clara, precisa y concisa. Claridad significa que lo expresado por medio de un escrito debe ser comprensible, no debe dejar lugar a dudas. La precisión consiste en expresar lo realmente importante sin alejarse de la idea fundamental. Y, finalmente, la concisión se refiere a utilizar la menor cantidad de palabras posibles para expresar justo lo que se quiere expresar. En un lenguaje coloquial podríamos decir al respecto: “no debe irse por las ramas”.

• Es fuente de consulta. Como se entiende, esta comunicación siempre puede tener un uso posterior como medio de información, ya que está escrita permanentemente.

Desventajas de la Comunicación Escrita.

• No hay retroalimentación inmediata. Es clara la diferencia entre la interactividad que hay en la comunicación escrita y verbal en cuanto a relación comunicativa persona a persona.

• Puede haber una interpretación equívoca del mensaje. Como no existe alguien que explique el contenido del mensaje en forma inmediata, ésta se puede prestar a equívocos.

• Baja el nivel de interdependencia fomentando el aislamiento.

2. CARACTERÍSTICAS DE LA COMUNICACIÓN ESCRITA.

A. Claridad.

Se puede hablar de la claridad como una cualidad de la comunicación escrita que es la distinción con que se percibe las sensaciones por medio de los sentidos o las ideas y todo esto por medio de la inteligencia, es decir, escribir con un pensamiento transparente, comprensible, directo con los conceptos bien digeridos. La claridad es la exposición limpia, correcta, es redactar un texto entendible sin que dé lugar a dudas. La claridad puede lograrse:

- Expresándose mediante frases cortas.

- Estando pendiente, a medida que se escribe, del comienzo de la frase para continuarla con la correspondiente concordancia, especialmente con el uso de los tiempos verbales.

- Evitando vocablos ambiguos.

- No abusando del pronombre.

- Desterrando los gerundios (-ando, -endo).

- Evitando el exceso de adjetivos.

- Pensando despacio para escribir deprisa.

- Evitando las expresiones incompletas, el uso de palabras superfluas e innecesarias.

- Evitando el empleo de circunloquios o rodeos de palabras.

- Desterrando los vocablos "gastados, manoseados".

B. Precisión.

Es la obligación o necesidad imprescindible que fuerza a ejecutar una cosa. Determinación, exactitud rigurosa y puntualidad en el uso de los conceptos para expresar exactamente lo que se desea decir y no otra cosa, es decir, no debe dejar lugar a ambigüedades ni malos entendidos o interpretaciones incorrectas. El texto debe ser lo más objetivo posible de acuerdo a lo que se quiere expresar, fundamentalmente si se trata de un texto no literario.

C. Concisión.

Alude a la brevedad en la expresión de los conceptos obligándonos a emplear únicamente las palabras que sean necesarias para expresar lo que queremos, es decir, expresar nuestros pensamientos con el menor número de palabras. No quiere decir, necesariamente, que sólo sea breve, sino que debe usarse la menor cantidad de palabras posibles y con la mayor exactitud. Si se quiere lograr concisión, se debe:

- Revisar lo que escribes.

- Eliminar las expresiones inútiles.

- Evitar la repetición de ideas.

- No anunciar lo que se va a decir: Decirlo.

- No perderse en detalles, ir directamente al asunto.

- Evitar el lenguaje telegráfico, el laconismo, la excesiva literatura, la vaguedad y las aclaraciones inútiles.

D. Sencillez y naturalidad

La redacción moderna, en general, se caracteriza por la llaneza o ausencia de afectación. Esto implica un acercamiento lógico a la naturalidad propia de la conversación, aunque con las limitaciones inherentes al lenguaje escrito (lo anteriormente expresado en A, B y C).

E. Coherencia y Cohesión

Un texto debe estar redactado para ser comprendido, es decir, debe tener sentido, debe tratar un tema central sin apartarse de él. Cada párrafo debe tratar una idea principal y varias secundarias y todas relacionadas con el tema central. O sea, el texto debe ser coherente. Por otro lado esta coherencia se logra a través de la cohesión que no es más que una correcta unión de los elementos gramaticales, es decir, oraciones construidas de acuerdo al orden lógico, nexos oracionales donde y cuando correspondan, etc., además del uso de una correcta ortografía.

A través de la cohesión se logra la coherencia.

EL INFORME

Los informes son comunicados que pueden variar desde lo más simple hasta aquel que cubra requisitos más formales, ambos tienen como propósito el ayudar a las personas a comprender el ambiente de la institución a la cual pertenecen o tienen algún vínculo, de igual manera son el material que ayuda a funcionarios para la toma de decisiones.

Antes de redactar cualquier informe se debe tener en cuenta primeramente: ¿Quién lo va a hacer?, y ¿qué uso va a tener? Los lectores podrían ser: colegas técnicos, especialistas en actividades técnicas relacionadas.

Los posibles usos son para: uso inmediato, servir como base para emprender una acción. Establecer la prioridad sobre un descubrimiento, estimular el interés, reservarlo para uso futuro.

De una manera general podemos decir que existe dos

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