Estructura Organizacional

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL Y EL DEPARTAMENTO DE VENTAS

Estructuras Organizativas

Definición y Concepto:

Toda empresa cuenta, en forma explícita o implícita, con un cierto juego de jerarquías y atribuciones asignadas a los miembros componentes de la misma. En consecuencia, se puede establecer que la estructura organizativa de una empresa es el esquema de jerarquización y división de las funciones componentes de la misma.

Es una realidad que toda organización cuenta con una estructura, la cual puede ser formal o informal. La formal es la estructura explícita y oficialmente reconocida por la empresa. La estructura informal es la resultante de la filosofía de la conducción y el poder relativo de los individuos que componen la organización, no en función de su ubicación en la estructura formal, sino en función de influencia sobre otros miembros.

Las estructuras organizativas se sustentan en dos procesos:

a) Delegación: es el proceso por el cual un miembro de una organización transfiere o pasa una o más funciones a otro miembro.

b) Departamentalización: es el proceso que consiste en agrupar tareas o funciones en conjuntos homogéneos, especializados en el cumplimiento de cierto tipo de actividades. Generalmente adopta la forma de gerencias, departamentos, secciones, etc.

Departamentalización

La calidad de una estructura organizativa depende mucho de la calidad de la departamentalización y de la consecuente delegación de funciones y autoridad para el desarrollo eficiente de las mismas. La departamentalización tiene un aporte esencial que es la especialización más la división del trabajo, e implica el riesgo de tener que lograr la coordinación entre las unidades definidas.

Existen dos modelos de departamentalización:

a) Por procesos: se agrupan las actividades por procesos o actividades, maximizando el aspecto especialización.

b) Por objetivos: se divide cada sector en subsectores que cuentan con iguales objetivos que la unidad superior a la cual repostan, con lo cual se optimiza la coordinación.

Dentro de la departamentalización por objetivos existen varias variantes, las cuales se clasifican en función del concepto agrupador de funciones en sectores. Se pueden mencionar las siguientes estructuras de departamentalización, utilizando una gerencia comercial:

a) Departamentalización por productos: se agrupan en las funciones en relación con las líneas de productos.

b) Departamentalización por zona geográfica: se agrupan en funciones en relación con la zona geográfica en la cual interactúan las actividades.

c) Departamentalización por mercado: Se agrupan las actividades en función del tipo de cliente o canales de distribución.

Diagramación de Estructuras Organizativas

Un organigrama se define como la representación gráfica de la estructura formal de una organización. En consecuencia, muestra gráficamente las relaciones existentes entre las partes que la componen.

El organigrama debe ser considerado como una herramienta a través de la cual pueden lograrse algunos de los siguientes objetivos:

a) mostrar las áreas de actividad que componen la organización. Esto permite a los miembros de la entidad visualizar su ubicación relativa a la misma. Facilita también una mejor definición de la distribución de las responsabilidades de los funcionarios.

b) Analizar y evaluar estructuras y funciones vigentes y detectar, en consecuencias, deficiencias de estructuración. En este sentido, debe recordarse la existencia de principios básicos de organización que determinan formalmente las pautas a que deben ajustarse las entidades en cuanto a la distribución de las funciones y responsabilidades.

Principio Posibles Deficiencias Detectadas

1.- Unidad de Mando Un sector figura en el organigrama dependiendo jerárquicamente de dos o más sectores.

2.- Definición precisa de los niveles jerárquicos

En consideración a la ubicación en que se encuentra un sector, no queda definido con claridad el nivel que le corresponde en relación al resto de los sectores: departamento, división, sección, etc.

3.- Separación de funciones

Una posición reúne en sí misma funciones heterogéneas que pueden crear, condiciones incompatibles desde el punto de vista del control interno.

4.- Precisión en la determinación de funciones de línea y de asesoramiento.

La existencia de cargos “adscriptos” puede crear confusión en cuanto a su consideración de órgano de asesoramiento o ejecución.

5.- Alcance del control Puede observarse un desequilibrio en cuanto a la distribución de niveles o responsabilidades, provocando deficiencias de control en algunas áreas, en razón del excesivo número de personas y funciones en supervisar. Por otro lado podría darse la situación inversa, cuando de un cargo depende solamente un subordinado y a éste responde otro u otros subordinados.

En toda organización empresaria, una excesiva cantidad de subordinados bajo el mando de un mismo supervisor disminuirá la eficiencia e incrementará el coeficiente de error en la operatoria de éste, como consecuencia de la excesiva cantidad de decisiones y datos a sus cargo. En forma inversa, una empresa en la que en una de las áreas de su estructura existen tres niveles en los que se da el tipo de delegación uno a uno y un cuarto nivel de ejecución, la sospecha obvia será la de considerar que las funciones de los tres primeros niveles son relativamente triviales y que por lo tanto, pudieron ser comprimidas en el trabajo de un solo jefe o gerente.

c) Proponer una nueva estructura de una organización ya instituida o a instituir.

Normalización de Organigramas

Las distintas formas de diseño obedecen a los usos o preferencias de los especialistas y a las decisiones o resoluciones de asociaciones o instituciones normativas.

Los métodos de graficación más utilizados pueden agruparse en dos tendencias:

a) Los inspirados en formas geométricas piramidales o triangulares;

b) Los inspirados en formas geométricas circulares.

En cuanto a entidades normativas que han tratado este tema, haremos referencias a AFNOR ( Association Francaise de Normalisation) y IRAM ( Instituto Argentino de Racionalización de Materiales)

Dentro del grupo de diagramación de figura geométrica triangular, se incluyen: 1) la representación vertical, que incluye los modelos piramidal vertical. Lineal y AFNOR antiguo 2) la representación horizontal, que comprende los modelos piramidal horizontal y AFNOR actual.

A su vez, el grupo de diagramación inspirado en figuras geométricas circulares, comprende la representación circular y semicircular.

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