Fase, etapa, elemento del proceso administrativo

Bueno en esta unidad, vimos que es control el cual es una fase, etapa, elemento del proceso administrativo y este se encarga de regular las actividades reales como fueron planificadas y corrigiendo cualquier desviación significativa y nos explicaron para que sirve el control organizacional, que establece estándares de desempeño. Una de sus funciones es establecer patrones de calidad de los productos o servicios ofrecidos por la empresa. También protege los bienes de la organización frente a posibles abusos, desperdicios o robos de limitar la autoridad ejercida por las diversas posiciones o niveles organizacionales. Igualmente evalúa y dirige el desempeño de las personas y establece medios preventivos para garantizar el alcance de los objetivos de la empresa también nos explicaron el tramo de control y  establecimiento de estándares de desempeño. El "estudio de tiempos y movimientos" constituye una técnica desarrollada para determinar el tiempo patrón, es decir, el tiempo medio que un empleado toma para ejecutar una determinada tarea. Existen varios tipos de patrones utilizados para evaluar y controlar los diferentes recursos de la empresa: a. Patrones de cantidad: como número de empleados, volumen de producción, volumen de ventas, porcentajes de rotación de inventarios, índice de accidentes, etc. Patrones de calidad : como patrones de calidad para la producción, funcionamiento de máquinas y equipos, calidad de los productos y servicios de la empresa, de la asistencia técnica, etc. . Patrones de tiempo: como permanencia media del empleado en la empresa, patrones de tiempo en la producción, tiempo de procesamiento de los pedidos de los clientes, etc. . Patrones de costos: como costo de almacenamiento de materias primas, costo de procesamiento de un pedido, costo de una solicitud de material, costo de una orden de servicio, relación costo-beneficio de un nuevo equipo , costos directos e indirectos de producción, etc. Evaluación de desempeño la evaluación del desempeño exige una definición exacta de lo que se pretende medir. En caso contrario, el proceso caerá en errores y confusiones Comparación entre el desempeño y el patrón. Es importante determinar los límites dentro de los cuales puede aceptarse como normal dicha variación, no toda variación exige correcciones, sino sólo aquellas que sobrepasan los límites de  Acción correctiva, el control debe indicar cuándo el desempeño no está de acuerdo con un patrón establecido y cuál es la medida correctiva que debe adoptarse. La acción correctiva se toma a partir de los datos cuantitativos generados en las tres fases anteriores del proceso de control. Los patrones, y  que se denominan errores o desviaciones. Existen tres tipos de control que son: El control preliminar, el concurrente y el de retroalimentación control preliminar, control concurrente control de retroalimentación. Control preliminar., Este tipo de control tiene lugar antes de que principien las operaciones e incluye la creación de políticas, procedimientos y reglas diseñadas para asegurar que las actividades planeadas serán ejecutadas con propiedad. Control concurrente., Ayudar a garantizar que el plan será llevado a cabo en el tiempo específico y bajo las condiciones requeridas., Control de retroalimentación., Este tipo de control se enfoca sobre el uso de la información de los resultados anteriores para corregir posibles desviaciones futuras de estándar aceptable. Definición de tramo de control., Se  refiere al número de empleados que puede dirigir un jefe o supervisor de manera eficaz y eficiente., El contar con un adecuado tramo de control permite a la empresa: Dar seguimiento a los procesos que se llevan a cabo en la organización., Retroalimentar y tomar decisiones en forma inmediata., Supervisar el desempeño del personal., Mantener comunicación constante con el equipo de trabajo., Definir claramente el trabajo sin ambigüedad., ¿Cuál es su importancia? Conforme un administrador asciende en una organización tiene que tratar con un mayor número de problemas, de manera que los altos ejecutivos deben tener un tramo menor que los administradores de niveles medios. Niveles Organizacionales, Nivel estratégico: Cabeza de la autoridad formal y del control., Definen estrategias  toman decisiones ., Zona expuesta a riesgos e incertidumbre ., Sus funciones tienen efecto a largo plazo ., Nivel táctico: La toma decisiones afectan a un nivel en específico., Amplitud más detallada., Sus funciones tienen impacto a mediano plazo., Nivel operativo; Función operacional y rutinaria., Tienen tareas asignadas para el logro de objetivos., Sus funciones tiene impacto a corto plazo., Tipos de tramo de control: Amplio Número extendido de subordinados que supervisa un administrador y pocos niveles organizacionales ,Estrecho Menor cantidad de subordinados supervisados por un administrador y muchos niveles organizacionales ¿Porque es tan importante la amplitud del tramo de mando? Esto es debido a que mayor amplitud o rango se determina la cantidad de los niveles jerárquicos existentes y por ende la cantidad de jefes o coordinadores que tendrá que utilizar la organización y esto hará por consecuencia más eficiente el diseño de la estructura organizacional. Cadena de mando, Es una estructura de organización, la cadena de mando se refiere a la jerarquía de relaciones de dependencia de una empresa – desde la parte inferior hasta los mandos superiores de una organización. La cadena de mando no sólo establece la jerarquía de responsabilidad de gestión o de rendición de cuentas, sino que también las líneas de autoridad y el poder de toma de decisiones de la empresa., Teoría de Graicunas, Vytautas Andrius Graičiūnas (1898-1952) fue un consultor de gestión lituana francés, teórico e ingeniero de la gestión. En 1933, publicó un artículo titulado "Relación de la Organización." Donde explicaba que un superior sólo puede controlar un número limitado de subordinados, y cualquier cantidad más allá de este límite es muy difícil de controlar., Se refirió a tres tipos de relaciones “superior- subordinado”: 1. Las relaciones individuales directas, 2. Relaciones en grupo directas, 3. Relaciones cruzadas., Graicunas consideró que un superior puede controlar un número limitado de subordinados, explicaremos con un ejemplo: Supongamos que un superior (G) controla a dos subordinados (M) y (S), según Graicunas, el superior (G) debe controlar 3 tipos de relaciones Individuales: G con M,  G con S, es decir ,Directas de Grupo: G con M (en presencia de S),   G con S (en presencia de M), es decir Cruzadas: M con S, S con M, es decir 2, Dando un total de 2+2+2=6 relaciones que tiene que controlar el superior (G) con tan solo 2 subordinados. Factores que determinan un  tramo de control eficaz., Por lo tanto y teniendo en cuenta la teoría de Graicunas, para que un tramo de control sea eficaz un jefe o gerente debe tomar en cuenta lo siguiente: 1.- Tener una relación de comunicación con no más de 6 subordinados 2.- Se puede tener más relaciones de subordinados si cuentas con sistemas de tecnología que te ayuden a supervisar a los subordinados. 3. Comunicación entre jefe-subordinado 4.- Que los subordinados empleen el empowerment o empoderamiento que ayuda a que los subordinados tengan la capacidad de crearse a sí mismos conciencia sobre sus acciones y poder tomar una decisión adecuada a la situación sin ayuda de un supervisor. 5.- Que la empresa tenga las políticas, reglas y procedimientos bien definidos.las políticas de una empresa son aquellas que son reglas acompañadas de ciertos requisitos legales. un ejemplo es la política de uso de la computadora. Las reglas por ejemplo son normas que deben respetarse y cumplirse, un ejemplo es la vestimenta, el horario, la limpieza del personal, etc.

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