Funciones Del Jefe De Almacén

Manual de Normas Políticas y Procedimientos

Cargo: Jefe de Almacén

Reporta a: Administrador

Le Reportan: Conductores de Unidad Móvil y Ayudantes de Almacén

Responsabilidades Generales: El Jefe de Almacén es el responsable de la Recepción, Almacenamiento, Manejo, Custodia y Despacho de de todos los productos comercializados por la empresa, del mantenimiento del área física del almacén y del cumplimiento de todas las leyes que rigen la materia, del control de mantenimiento preventivo de los vehículos de la empresa dispuestos para el despacho de los clientes. Así mismo, es responsable del seguimiento requerido para que conductores, ayudantes y vehículos, mantengan su documentación al día.

Responsabilidades Específicas:

1.- El Jefe de Almacén debe cumplir y hacer cumplir las Normas, Políticas y Procedimientos establecidos por la empresa.

2.- El Jefe de Almacén es responsable de la Recepción, Almacenamiento, Manejo, Custodia y Despachos de todos los productos comercializados por la empresa.

3.- El jefe de Almacén es responsable del aseo y mantenimiento del área física del almacén, de velar por que se cumplan todas las leyes que rigen la materia tanto en lo referente al aspecto sanitario, de seguridad y de los bomberos.

4.- El Jefe de Almacén es responsable del control de mantenimiento preventivo de los vehículos de la empresa dispuestos para el despacho de los clientes, debe velar por que dichos vehículos estén en las mejores condiciones posibles para realizar los despachos y debe ser el canal de comunicación para informar al Administrador de las reparaciones requeridas por los vehículos.

5.- El Jefe de Almacén es responsable de llevar un estricto control de la documentación de Conductores, Ayudantes y Vehículos requeridas para la realización de sus labores para que se mantengan al día y vigentes.

6.- El Jefe de Almacén es responsable del Manejo de los Productos en Mal Estado.

De la Mercancía

Recepción

El Jefe de Almacén es el responsable de recibir todos los productos enviados por los proveedores y dar entrada física al almacén, para lo cual debe:

a.- Verificar que el producto que va a recibir se corresponde con el producto solicitado al proveedor en cuestión.

b.- Verificar que el producto que va a recibir se corresponde con la descripción del producto facturado tanto en las características del producto como en las unidades por cajas y la cantidad de cajas/Bultos indicada en la factura.

c.- Verificar que el producto tenga fecha de vencimiento no menor a dos tercios de la vida útil del producto, en caso contrario la recepción del mismo debe ser autorizada por el Administrador o Gerente Administrativo.

d.- El producto debe ser colocado sobre estibas y ubicado en el lugar planificado para cada producto, respetando las áreas que deben permanecer libres de obstáculos. (Paso peatonal, acceso a extintores, áreas de seguridad y zona de carga).

e.- Los vehículos que traen los productos deben permanecer en el área de carga identificada para tal efecto y no podrán acceder al almacén mas allá del área indicada.

Almacenamiento

a.- El producto debe ser colocado sobre estibas y ubicado en el lugar planificado para cada producto, respetando las áreas que deben permanecer libres de obstáculos. (Paso peatonal, acceso a extintores, áreas de seguridad y zona de carga).

b.- Los productos deben ser almacenados en paletas respetando las instrucciones de cada producto para su almacenaje, tales como, cantidad de de camadas por paleta, formas de colocación de las cajas, así como, la capacidad de carga en kilogramos de los traspaletas o montacargas.

c.- Los productos de un mismo tipo, deben ser almacenados en un área común para facilitar su carga y la realización de inventario.

d.- Los productos de mayor rotación deben ser colocados lo más cerca posible del área de carga para facilitar su recepción y despacho.

e.- Los productos en mal estado deben ser almacenados en el área acondicionada para ello.

f.- Los detergentes, cloros, desinfectantes, limpiadores y en general productos de limpieza, deben ser almacenados lo más lejos posible de los productos alimenticios susceptibles a absorber olores y sabores y en la medida de lo posible colocar productos inertes como cepillos, palos, coletos, rastrillos, haraganes, vasos plásticos entre otros, como una barrera divisoria y así evitar que los productos alimenticios susceptibles se puedan contaminar.

Manejo

a.- Para una optima rotación de los productos almacenados se debe utilizar el método PEPS (Lo que primero entra, primero sale)

b.- Cada hilera de productos almacenados debe ser identificada con una ficha que identifique el producto, que indique la fecha de producción y la fecha de vencimiento, el proveedor, la fecha de recepción, el código del producto y la cantidad en existencia.

c.- Los productos deben ser cargados y descargados con el cuidado necesario para evitar daños en el mismo por un manejo inadecuado (no se deben tirar, lanzar o aventar de manera brusca ningún producto)

d.- Los empaques deteriorados se deben reparar de inmediato, cambiándolos si es posible y no se deben acumular productos con empaques deteriorados. Si hay varias cajas o bultos con unidades deterioradas, se deberán completar y reparar o cambiar los empaques y las unidades sueltas deberán ser colocadas en un área acondicionada para ello.

e.- Se debe acondicionar un área para colocar las unidades de productos que quedan sueltas, esta área debe contar con estantes en los que se colocaran dichas unidades.

f.- El Jefe de Almacén debe informar al Administrador de la existencia de aquellos productos con 60 días o menos para su vencimiento, este reporte lo debe hacer semanalmente.

Custodia

a.- El Jefe de Almacén es el único responsable de la custodia del inventario de productos que está en el almacén, por lo que si llegara a presentarse un faltante no autorizado en el mismo, deberá cancelar el monto del faltante.

b.- El Jefe de Almacén deberá llevar un control de entradas y salidas de productos en un formato denominado Reporte Diario de Almacén el cual deberá llenar a diario y entregarlo al Administrador para que este coteje el inventario físico con el inventario teórico y determine si hay diferencias.

c.- El Reporte Diario de Almacén debe ser colocado en una carpeta y se acumulara un mes por carpeta, esta carpeta será entregada diariamente al Administrador para su revisión, una vez revisada, el Administrador la devolverá al Jefe de Almacén quien colocara en ella el reporte del día transcurrido y se la entregara

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