GESTION DEL TIEMPO DEL PROYECTO

GESTION DEL TIEMPO DEL PROYECTO

La Gestión del Tiempo del Proyecto incluye los procesos requeridos para administrar la finalización del proyecto a tiempo. Los procesos de esta fase son:

Definir y Ordenar las actividades dentro de un proyecto

Determinar los recursos necesarios

Determinar las duraciones de las actividades

Desarrollar una planificación

Controlar la planificación

LA GESTION DEL TIEMPO DEL PROYECTO

Noelina Nila Sotelo Oliveros

“El éxito no se logra sólo con cualidades especiales. Es sobre todo un trabajo de constancia, de método y de organización.” (Sergent, 2007)

¿Por qué es importante la gestión del tiempo del proyecto?, a través del tiempo hemos visto muchas empresas o negocios, que han logrado un gran éxito al consolidarse como grandes o poderosas corporaciones a nivel local o global, pero también hemos visto numerosas aventuras empresariales que comenzaron con la mejor de las intenciones pero que no lograron emerger en el tiempo como exitosas.

En ambos casos todas ellas comenzaron como firmes proyectos, pero que a medida de cómo se desarrollaron si no se aseguro que se lleven en los plazos requeridos en cuanto a su duración y coordinación, recién se entiende el porqué es importante la Gestión del Tiempo en los proyectos.

Al administrar los tiempos en un proyecto se deben tener muy en cuenta los procesos que nos indica la guía PMBOK:

Identificaremos todas las actividades específicas que los miembros del equipo y los stakeholders deben desarrollar a fin de elaborar eficientemente todos los entregables del proyecto. Identificamos y documentamos todas las actividades o las dependencias entre las actividades del proyecto, es decir definimos la secuencia en que se ejecutaran.

En una siguiente fase estimamos el tipo y las cantidades de recursos necesarios es decir las personas, equipos o materiales para realizar con orden cada actividad del cronograma, posteriormente estimamos la cantidad de periodos o trabajos necesarios para completar cada actividad del cronograma con los recursos estimados

Integramos los procesos anteriores y analizamos las secuencias de las actividades, ósea definiremos todas las actividades así como los recursos para crear el cronograma. Finalmente daremos seguimiento al estado del proyecto, en el cual analizaremos el avance y gestionar los cambios que sean necesarios a la línea base del cronograma.

Como vemos, gestionar el tiempo en el proyecto significa establecer cuál es el tiempo necesario que nos garantice que el proyecto obtenga un plazo viable para que estos se ejecuten con total éxito en la entrega de resultados esperados o requeridos por el cliente.  

LOS FRACASOS EN LOS PROYECTOS

El objetivo de todo proyecto es tener éxito. ‘Éxito’, según el Diccionario de la Lengua Española es “el resultado feliz de un negocio, actuación, etc.”, proviene del latín. Nadie puede negar que, tanto en su origen como en su significado actual, la palabra define el sentimiento que experimentamos cuando se termina bien un proyecto. La palabra ‘felicidad’ es una de las más apropiadas y, también, la sensación de que algo ya ha llegado a su fin (salida). (Lledd, 2006)

LOS FRACASOS EN LOS PROYECTOS

Noelina Nila Sotelo Oliveros

Cuando nos referimos a un proyecto, hablamos de la planificación de un conjunto de actividades programadas cuyo fin es alcanzar distintos tipos de metas específicas que se encuentren dentro del límite del presupuesto, calidad y tiempo ya definido. Si bien los proyectos se elaboran y se trabajan previamente ¿Por qué fracasan los proyectos?

“Varias encuestas sostienen que solo el 20% de los proyectos finalizan con el objetivo planteado en el tiempo y con los recursos estimados. Una problemática que se da en todo tipo de proyectos, pero que se acentúa particularmente en los relacionados con la tecnología.” (Nuñez, 2013)

Si analizamos que solo un bajo porcentaje de proyectos iniciados terminan o finalizan de manera satisfactoria o exitosa, podemos entender que el resto de los proyectos excedieron su presupuesto previamente estimado, así como otras al finalizar costaron más de lo estimado y con fechas de entregas retrasadas, otras continúan trabajando aun cuando el cronograma de actividades se ha excedido y en el peor de los casos algunos proyectos fueron cancelados en algún punto de su desarrollo.  

Podríamos mencionar las razones principales de estos problemas que conllevan al fracaso de los proyectos como las siguientes: a) Especificaciones o requerimientos incompletos. b) La falta de involucramiento de los usuarios o colaboradores. c) Poco conocimiento técnico del equipo encargado del proyecto. d) El uso inadecuado de los métodos y las herramientas. e) Gestión de proyecto débil, no identifican los riesgos, no planifican, ni comunican. f) Personal competente (no capacitada o identificada con el proyecto).

“Una manera de investigar las causas de un fracaso es escudriñar acerca de cómo se comportó la triple restricción, o dicho de otra manera, cómo se comportaron las cuatro dimensiones de los proyectos: tiempos, costos, alcance y calidad.” (Raúl Mercau, 2006)

Según lo mencionado por Mercau en el libro Administración Lean de Proyectos, nos indica que la separación entre dos de estos puntos nos mostrara una deficiencia o lo que se conoce como desperdicio de un mal proceso. Es decir que hay proyectos que se siguen manteniendo a flote aparentando tener un desarrollo exitoso, pero tan solo están llenos de deficiencias o cosas sin valor.

Hemos visto que si en el desarrollo de un proyecto no rastreamos alguna discordancia entre los puntos dimensionales que sostienen un proyecto o no nos enfocamos en llevar un control adecuado y responsable del cronograma de actividades en el inicio de un proyecto, las probabilidades de que terminen siendo un fracaso son seguros, la intención es desarrollar una administración eficiente, porque si no evaluamos la viabilidad del proyecto y tan solo se da una planeación ligera o una ausencia de monitoreo tan solo minimizaran el éxito del proyecto.

GESTIÓN DEL CRONOGRAMA DEL PROYECTO

La gestión del cronograma incluye los procesos requeridos para asegurar la terminación del proyecto a tiempo. Pero antes de que el cronograma de un proyecto sea creado, un gerente de proyecto debe tener una Estructura de Desglose del Trabajo (EDT) completa, un esfuerzo estimado para cada tarea, y una lista de recursos con la disponibilidad de cada uno. Un cronograma se crea utilizando un método de estimación de consenso dirigido por las personas que harán el trabajo; la razón es porque un cronograma de por sí es un estimado. Cada fecha en el cronograma es estimada, y si esas fechas no tienen el apoyo de las personas que van a realizar el trabajo, el cronograma será impreciso. (pm4dev, 2009)

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