GUIA DE VISITA

GUIA DE VISITA

ARCHIVO DEL GRUPO ÉXITO

FINALIDAD DE LA VISITA

• Efectuar una visita académica al archivo de la empresa, con el fin de confrontar conocimientos básicos con la realidad empresarial.

• Familiarizar al estudiante con los procesos archivísticos básicos.

• Conocer archivos de gestión, central e histórico.

• Identificar agrupaciones documentales, atendiendo a la estructura orgánica y las funciones de cada dependencia.

ASPECTOS A OBSERVAR

1. DE LA INSTITUCIÓN

• Nombre de la empresa: Grupo ÉXITO

• Carácter: Privado

• Actividad económica: Productos y Servicios

• Fecha de fundación: En el 1948 en Guayaquil(Lo que se conoció como almacenes Éxito) más adelante el Éxito absorbió empresas como Cadenalco, Carulla, Cafam Supermercados y por esto ahora su razón social es Grupo Éxito

2. DEL ARCHIVO Y SUS FUNCIONES

• Denominación del archivo: Departamento de administración documental

• Ubicación dentro de la estructura orgánica: Se encuentra en este orden Presidencia - Revisoría Fiscal - Secretaría general - Contraloría - Vicepresidencia Administrativa y Financiera, ya que el organigrama del Grupo Éxito es un esquema horizontal para que cada departamento tenga autonomía y de esta manera su funcionamiento sea más eficiente

• Usuarios que atienden: Los servicios de atención al usuario está relativamente restringida, sólo atiende usuarios externos cuando se presentan casos legales, pero los usuarios más comunes son los internos, deben hacer el requerimiento a través de un aplicativo en el cual deben detallar de manera clara el tipo de consulta que desea realizar, los funcionarios del Departamento de Administración Documental revisan la Matriz de Retención Documental y verifican si el usuario si está autorizado a dicha información de ser así, se le hace llegar el documento electrónico, para evitar prestamos de los documentos físicos, que sólo se hace en casos particulares como procesos legales.

• Horario de servicios: 7: 30 - 11:45 horas y 12:45 - 17:00 horas

• Clase de archivo según su organización, naturaleza y jurisdicción o enlace:

Archivo centralizado, incluyendo las 481 Puntos de Distribución y 17 puntos de atención, extendidos por todo el territorio nacional

• Servicios que presta:

• Consulta de los documentos vía web, en casos específicos de documentos físicos.

• Comité de archivo: si tienen constituido un comité de archivo técnico apoyados para todo proceso por Presidencia, jurídica, Revisoría fiscal, Vicepresidencia financiera.

• Manuales de archivo y correspondencia: tienen dos funcionarios del archivo para mantener actualizados los manuales de archivos en la web y en la intranet, pero básicamente toda la información requerida para cualquier trámite y/o procedimiento documental se encuentra en la Matriz de Retención Documental.

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• Enuncie los procesos que se realizan en los archivos (Gestión, Central, Histórico)

8 Procesos del departamento:

Producción de los documentos: Manejan un paquete de impresión y escaneo teniendo beneficios porque disminuyen los costos de impresión, ejemplo el PR paquetes son todas las facturas de los proveedores que ingresa a la empresa.

Recepción y distribución de los documentos manejan la correspondencia y es por medio de Coordinadora, la relación de la correspondencia la manejan por formatos relevando responsabilidades.

Trámite: Tienen contrato con Microcolsa scan, workflow, software Docuware.

Conservación y disposición final: Documentos para archivo (bodega)

Documentos para digitalizar.

Consulta: Consulta de los documentos vía web.

• Planes futuros para implementar: el objetivo a implementar en 2 o 3 años es la cultura del cero papel en los puestos de trabajo, escanear documentos físicos, las firmas virtuales, las facturas estándar y facturas electrónicas.

• Utilización de medios magnéticos como microfilmación y/o digitalización: Los documentos son digitalizados inmediatamente que ingresan a la ventanilla única de correspondencia se realiza por medios electrónicos y luego se envía los documentos físicos para ser conservados en el archivo central para poder ser consultados por medio de docuware.

• Número de personas que laboran en el archivo y nivel de capacitación: Dentro del archivo laboran 9 personas algunos siendo tecnólogos, técnicos, y constantemente se están capacitando y afianzando los conocimientos sobre este tema.

3. DE LOS DOCUMENTOS

• Identificar la clase de documentos que se conservan en el archivo según la técnica en la cual se fija la información.

• Documentos financieros

• Documentos contables

• Documentos administrativos.

• Identificar tipos documentales comunes y específicos. Realizar un listado.

• Tipos documentales comunes:

• Actos administrativos.

• Comunicaciones externas.

• Comunicaciones internas.

• Extractos bancarios.

• Facturas

• Historias laborales

• Informes de gestión.

• Manuales de funciones.

• Memorandos.

Tipos documentales específicos: Como la empresa maneja dos Outsourcing para el Departamento de Gestión Documental todos los procesos que se llevan al interior de esta dependencia son conocidos como: Orden De Servicio, con el cual el proveedor (Microcolsa y Memory Corp) entren a facturar los servicios prestados

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