Generalidades Del Documento

GENERALIDADES DEL DOCUMENTO

DOCUMENTO

GENERALIDADES DE LOS DOCUMENTOS

Es documento de archivo Si – No - ¿por qué? SI. Porque. Documento es todo aquello que contiene información sin importar su soporte físico y que puede trasmitir el conocimiento humano. Además porque debemos tener preparado el documento por que en cualquier momento nos solicitan copia de este y que debemos tener registro de los papeles que hemos entregado a los demás.

2. Los caracteres internos del documento son:

La Universidad de San Buenaventura-Entidad productora.

Firma del Rector y Decano-Orígenes funcionales

Fecha-21 de marzo de 1998 en Medellín-Fecha y ciudad de producción

Acta de Graduación-Contenido sustantivo

3. Los caracteres externos del documento son:

Textual-clase

Acta-tipo

Original o copia-forma

Unidad archivable-formato

Un ejemplar-cantidad

4. Los elementos que lo componen son: Soporte, técnica, estructura y contenido o asunto.

El mínimo de elementos que debe contener un documento, ya sea para registrar la parte administrativa, como lo referente a la prestación del servicio se menciona a continuación. Cabe mencionar que algunos elementos señalados, están descritos en acción futura, esto es a lo que se refiere debe tener, pero si el documento es un producto, deberá pasar la acción en pasado.

Tradicionalmente, el medio de un documento era el papel y la información era ingresada a mano, utilizando tinta (esto es lo que se denomina hacer un documento manuscrito) o por un proceso mecánico (mediante una máquina de escribir, o utilizando una impresora láser).

Desde el punto de vista de la informática es un archivo, pero con determinados atributos ya que contiene datos textuales o gráficos creados por el usuario con su computadora mediante un programa.

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