Generalidades y Fundamentos de la Administración Documental

Unidad 1.

Generalidades y Fundamentos de la Administración Documental

Actividad: Administración Documental

1. Inicialmente, seleccione una empresa que tenga bien definida la unidad de archivo o una oficina que se encargue específicamente de la clasificación documental, de acuerdo a las áreas que constituyan la empresa. Tenga en cuenta que la empresa puede ser su propio lugar de trabajo o una entidad cercana a la cual tenga acceso o conozca.

Empresa seleccionada Policía Nacional oficina de Prevención y Educación ciudadana donde se manejan programas dirigidos a la comunidad con el fin de prevenir delitos y contravenciones.

2. Cuando haya seleccionado la empresa determine los siguientes aspectos:

     • Basado en la terminología del proceso administrativo mencionado en el primer contenido de estudio, es momento que usted indague en la oficina o unidad que seleccionó, acerca de cómo se aplican las funciones para administrar los documentos, cumpliendo con la normatividad vigente.

R/.  Dentro de la oficina de prevención y educación ciudadana podemos encontrar gran variedad de documentos y formatos estandarizados en la suite visión empresarial; observemos como aplican las funciones utilizadas para administrar documentos:

*Control: Esta oficina se apoya a en el uso de instrumentos de carácter tecnológico como son sellos, aplicativo para radicar comunicados oficiales, solicitudes y respuesta a requerimientos para aplicar el formato de producto no conforme.

*Mantenimiento: Con lo referente al mantenimiento se puedo decir que semanalmente se revisan las versiones de los formatos utilizado para implementar programas de participación ciudadana, de la misma amanera se deja archivo virtual de lo realizado de forma diaria.

*Almacenamiento de Documentos: Para el almacenamiento cada programa de participación ciudadana cuenta con una carpeta individual que inicia con el desarrollo o despliegue de cada procedimiento, posteriormente archivado en cajas de cartón con sus respetivos formatos almacenados en la misma oficina.

*Descarte de documentos: Los documentos como son informes ejecutivos de años anteriores enviados por diferentes estaciones y Subestaciones son revisados y archivados de acuerdo a su importancia el resto es utilizado para la impresión de nuevos documentos.

*Recuperación de la Información: Dentro de la oficina de prevención y educación ciudadana se maneja una base de datos donde están registrados todos los programas implementados indicando dirección, fecha, encargado del programa entres otros facilitando la búsqueda y dejando copia de seguridad a parte del archivo físico.

    • Teniendo en cuenta elementos archivísticos mencionados en el segundo contenido de estudio, explique cómo se hace la clasificación de los archivos.

R/.

CLASIFICACIÓN DE LOS ARCHIVOS

Los archivos se clasifican de acuerdo al tiempo establecido en cada una de las etapas que presentan la tabla de retención documental, es decir, archivo de gestión, central y la disposición final.

Según la Organización

De acuerdo a la jerarquización y composición de la entidad.

Archivo centralizado: La oficina de prevención y educación ciudadana hace entrega anual de libros y carpetas con programas inactivos al archivo central ubicado en la ciudad de Cali.

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