Guía De Protocolo

NOMBRE DE LA COMPETENCIA 1: ORGANIZACIÓN DE EVENTOS EMPRESARIALES – ETIQUETA Y PROTOCOLO

DURACIÓN MÁXIMA 250 HORAS

Acompañamiento directo 175 HORAS

Trabajo Autónomo 75 HORAS

1. COMPETENCIAS A DESARROLLAR

Competencia:

Norma: organizar eventos que promuevan las relaciones empresariales, teniendo en cuenta el objetivo social de la empresa.

Elemento de competencia:

 Coordinar la planeación de eventos, teniendo en cuenta el proceso administrativo y las políticas de la organización.

 Proponer el protocolo conforme al tipo de evento.

 Divulgar eventos, teniendo en cuenta el plan general de la organización.

2. RESULTADOS DE APRENDIZAJE

1) Realizar eventos empresariales cumpliendo las normas de Etiqueta y Protocolo, conforme a las políticas de la organización, para el éxito de la actividad.

2) Asumir responsabilidades en las funciones de los comités, para la correcta aplicación de las normas.

3) Guiar al alumno trabajador a que logre identificar la comunidad a la que va dirigida el evento.

4) Ayudar al alumno a que pueda elegir el medio de divulgación que este acorde con el tipo de evento.

5) Evaluar y elaborar el presupuesto para la realización del evento.

6) Coordinar que el comité financiero haga todos los pagos que se generen por la realización del evento.

3. CONOCIMIENTOS

3.1 CONOCIMIENTOS DE CONCEPTOS Y PRINCIPIOS

• Evento, Concepto

-Clasificación de eventos

-Agentes que intervienen en un evento

-Etapas del evento

-Estructura general de un evento (organigrama)

-Objetivos: generales y específicos

-Manual de funciones y procedimientos para la organización y realización del evento

-Definición de la población objeto

-Fecha y duración del evento

-Procesadores de texto

-Características y usos

• Conceptos de:

-Memorias

-Conferencia

-Ponencia

-Información

• Edición y almacenamiento de información

• Presupuesto, concepto:

-Estructura del presupuesto

• Comité organizador, administrador, de relaciones públicas, de servicios, académico, de secretaría, subcomités. Concepto, funciones y responsabilidades de cada uno.

• Fases del Proceso Administrativo, conceptos:

-Planeación

-Organización

-Dirección o ejecución

-Control

• Logística para y durante la realización del evento:

-Servicios

-Inscripciones

-Reservaciones: pasajes y alojamiento

-Recepción en aeropuertos y terminales

-Transporte

-Señalización

-Primeros auxilios y médicos

-Traducción simultanea

-Intérprete

• Participantes:

-Tipos de participantes de acuerdo con la clase de evento: conferencistas o ponentes, asistentes, invitados y colaboradores.

-Perfil de los asistentes

• Alistamiento de acuerdo al tipo de evento

-Registro de asistentes: invitados especiales y participantes escritos

-Equipos, implementos, útiles de oficina y demás elementos,

-Instalaciones locativas, dotación e inventarios

-Logística: señalización y servicios

-Decoración, iluminación y ambientación

• Normas técnicas para la elaboración de un documento.

• Ubicación geográfica:

-Infraestructura y recursos

-Instalaciones locativas

• Manual de funciones y procedimientos de la organización

• Equipos, materiales y elementos requeridos para la organización y realización de eventos

• Medidas de seguridad y salud ocupacional: para el personal asistente, las instalaciones y los equipos de audiovisuales

• Normas de etiqueta y protocolo:

-Nacional e internacional

• Montaje del sitio para el evento:

-Espacios

-Equipos

• Medios de divulgación

-Campaña publicitaria

-afiches

-circulares

-boletines

-Vallas

-Plegables

-Radio

-Televisión

-Internet

• Fases de ejecución:

-Inauguración e instalación

-Desarrollo de la agenda

-Cierra y Clausura

• Fase de evaluación del evento (Post-evento)

-Análisis y diagnóstico

-Plan de mejoramiento

• Agradecimientos

-Tarjetas

-Comunicaciones protocolarias

• Archivo del evento:

-Conservación documental

-Soportes documentales

-Memorias

3.2 CONOCIMIENTOS DE PROCESO

• Definir el objetivo del evento

-Interpretar la cultura organizacional, misión y visión

-Interpretar los objetivos y propósitos del evento

-Identificar las clases de eventos

-Diferenciar las etapas del evento

-Proponer el proyecto de manual de funciones y procedimientos para la organización y realización del evento

-Utilizar las diferentes tecnologías para procesar e intercambiar información

• Conformar Comités:

-Aplicar el manual de funciones y procedimientos para la organización y realización del evento

-Identificar el perfil de los integrantes de cada comité y precisar las responsabilidades de cada uno

-Establecer los medios de comunicación entre los diferentes comités

• Definir actividades y responsabilidades de los integrantes de los comités

- Aplicar el manual de funciones y procedimientos para la organización y realización del evento

-Determinar las funciones y responsabilidades de cada comité

-Definir las funciones y responsabilidades de los integrantes de cada comité

• Elaborar cronogramas, general y por comités

-Realizar cronogramas de actividades para cada comité y para cada uno de los integrantes

-Planear la agenda, de acuerdo con el tipo de evento

• Prever los diferentes contactos (asistentes, invitados, ponentes y otros)

-Identificar las características del evento

-Establecer el perfil profesional de los asistentes al evento

-Determinar el perfil de los conferencistas

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