Inventarios y Nivel de Servicio

Inventarios y Nivel de Servicio

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Consideraciones para cumplir en navidad y no morir en el intento: implementación de políticas de inventarios

La mayoría de las veces, el maximizar el nivel de servicio al cliente en términos de la disponibilidad de las diferentes referencias de producto es un objetivo en yuxtaposición con el de tratar de minimizar la inversión total en inventarios. ¿Qué hacer entonces? Este artículo pretende ofrecer una guía acerca del conjunto de consideraciones que es importante tener en cuenta a la hora de fijar una política de inventarios, así como las herramientas de investigación de operaciones aplicables durante este proceso de toma de decisiones. Sabemos que esta discusión le será de gran utilidad a usted y su negocio.

Un buen manejo o administración de un sistema de inventarios consiste, no solamente, en tener los productos en el momento y lugar requerido que permitan ofrecer el mayor nivel de servicio al cliente, sino también en lograr un equilibrio entre los costos de abastecimiento, de almacenamiento y de agotados. De esta manera, el objetivo de minimizar la sumatoria de los costos relacionados con la adquisición, mantenimiento de inventarios y procesamiento de los pedidos debe balancearse con el costo incurrido por la ocurrencia de agotados.

Las dificultades que enfrenta una empresa a la hora de tratar de establecer una política determinada de inventarios son diferentes a las que surgen en el momento en que se considera implementarla. En el momento de evaluar qué política de inventarios establecer en la empresa los problemas que aparecen se pueden clasificar, a grandes rasgos, bajo tres características básicas. Primero, la ausencia de información que es necesaria para aplicar los modelos tradicionales. Segundo, las características y restricciones particulares de la empresa y tercero el volumen de referencias que maneja. En el momento en que se considera implementarla surgen otros interrogantes que tienen que ver con los sistemas de registro y control con que se cuenta, los costos adicionales que las nuevas implementaciones puedan representar, el hecho que la propuesta pueda requerir de cambios organizacionales o capacitación del personal, entre otras. Se hace necesario evaluar la relación beneficio/ costo, la facilidad y practicidad de la política propuesta. A continuación, trataremos primero aquellas inquietudes que tienen que ver con la determinación de la política de inventarios y luego aquellas que tienen que ver con el proceso posterior de implementarla. Lo que si debe ser claro de antemano, es que las decisiones en torno a la gestión de inventarios deben ser analizadas en un contexto estratégico e integral, para que los resultados obtenidos sean efectivamente los deseados.

El maximizar el nivel de servicio al cliente en términos de la disponibilidad de las diferentes referencias de producto es un objetivo en oposición con el de tratar de minimizar la inversión total eninventarios.

Consideraciones para cumplir en navidad y no morir en el intento: implementación de políticas de inventarios

El primer problema que surge a la hora de tratar de aplicar un modelo tradicional es que no siempre se cuenta con el dato exacto y aunque sea posible calcularlo, su estimación no es sencilla. Esto es frecuente a la hora de estimar un costo unitario de faltante de inventario, el costo de penalización por vez que se incurre en faltante (que es diferente al anterior), incluso el costo unitario de almacenamiento en algunos casos. Además de los costos, el caracterizar la demanda no es tarea sencilla. Son pocos los sistemas en los que la demanda es conocida y se hace necesario el desarrollo de pronósticos. En la mayoría de los casos, la demanda es una variable aleatoria que además puede presentar tendencia, estacionalidad o ambas. Dependiendo del eslabón de la cadena de abastecimiento, puede verse también como dinámica. El tiempo de reabastecimiento, o tiempo en que tardan en llegar los pedidos del proveedor, aunque es un dato a la mano, no siempre puede garantizarse que sea constante y por lo tanto, su variabilidad debe analizarse a la hora de evaluar una política determinada. Todos estos son parámetros que un modelo tradicional por lo general exige conocer para poder aplicarse directamente.

El segundo grupo de dificultades tiene que ver con las características y restricciones particulares de la empresa, que usualmente no se consideran simultáneamente en los modelos estándar de la literatura. Algunas de estas restricciones se resumen en capacidad de almacenamiento en bodega, condiciones en los envíos por tipo de transporte, el establecimiento de tiempos mínimos entre abastecimientos y costos fijos de pedido. Considere por ejemplo el caso de cuando la mercancía o materia prima viene en contenedores por vía marítima. La frecuencia de pedido no puede ser alta, dada a los elevados costos fijos de transporte y cuando se pide debe hacerse con suficiente anticipación por efecto de los largos tiempos de reabastecimiento y los procesos de aduana que tienen lugar. Otras restricciones tienen que ver con el presupuesto que la compañía esté dispuesta a invertir en inventario y las unidades en las que se deben realizar los pedidos al proveedor. Para algunas empresas, las órdenes deben ser efectuadas en múltiplos de unidades e incluso para algunas otras, debido al tipo de producto, existen cotas inferiores y/o superiores de tamaño de lote para colocar los pedidos. Aunque éstas son las restricciones más comunes, la lista puede alargarse dependiendo de las características especiales de la empresa. Por supuesto, a lo anterior se suma que normalmente la empresa maneja más de una referencia de producto o más de un tipo de materia prima. La mayoría de modelos asumen un sistema mono producto y es en este punto que aparece la tercera dificultad para algunas empresas: la gran cantidad de unidades que manejan en inventario.

Habiendo considerado lo anterior, surgen las siguientes preguntas: ¿Cómo establecer elmix adecuado de productos en el inventario?, ¿Cómo establecer el nivel ideal de inventario, los tiempos de revisión, los tiempos de reaprovisionamiento, las cantidades a ordenar, los puntos de re-orden y stock de seguridad, considerando los costos y demandas promedio por artículo?, ¿Cómo tener en cuenta los diferentes factores de variabilidad y de incertidumbre?

Además de los pronósticos para el caso de las demandas y de las clasificaciones ABC para los sistemas de inventarios que manejan un elevado volumen de referencias, la complejidad

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