LA FUNCION DE CONTROL CONCEPTO DE CONTROL

LA FUNCION DE CONTROL

CONCEPTO DE CONTROL

Es el proceso de vigilar las actividades y acciones reales para asegurarse de que se                         desarrollen de acuerdo con lo planeado, corrigiendo de ser el caso de cualquier desviación significativa.

         FASES DEL PROCESO DE CONTROL

        El proceso de control consta de cuatro fases o etapas:

1. Establecer índices de gestión o estándares de desempeño

No es una etapa propiamente de control, sino que corresponde a la función de planeación, puesto que no puede hacer control sin planeación.

Las metas, normas y todos los demás tipos de planes, deben establecerse en términos claros y mensurables así como establecerse los plazos específicos.

Ejemplo:

• Las ventas del trimestre deben superar a las 10.000 unidades.

1. Medir los resultados reales

Consiste en determinar cuáles son los resultados o niveles de desempeño alcanzados realmente. Es importante considerar cómo medimos y qué medimos.

       Cómo medimos

Se utilizan cuatro fuentes de información para medir el desempeño real:

• Observación personal
• Información estadística
• Informes orales
• Informes escritos

Lo que medimos

Hay mucha variables o aspectos que son susceptibles de medición en una empresa; sin embargo habrán unos aspectos que son de mayor importancia y que serán decisivos para el éxito o fracaso de la empresa o unidad. Más aún, considerando que toda acción de control tiene un costo, resulta de suma trascendencia saber determinar “qué es lo que debemos medir”, para no caer en una situación que lleguemos a medir lo intrascendente.

Algunos criterios de control son aplicables a cualquier situación administrativa, es decir s toda la empresa, así por ejemplo:

• L a satisfacción de los empleados
• La rotación del personal
• Las tasas de ausentismo
• Los niveles de productividad
• L a calidad de insumos, procesos y resultados, etc.

Ejemplo:

• En el trimestre se han vendido 10.200 unidades.

1. Determinar si los resultados reales concuerdan con los estándares

Se trata de comparar si los resultados obtenidos realmente, con las metas o índices de desempeño establecidos con anterioridad.

Si el desempeño corresponde a los estándares establecidos, los gerentes supondrán que “todo está bajo control” y no tienen que intervenir en las operaciones de la organización.

Ejemplo:

• Hay una variación positiva de 200 unidades.

1. Determinar las causas reales de las desviaciones significativas

Para ello es necesario realizar un diagnóstico analítico de las probables causas, hasta determinar cuáles son las variables que determinan el problema: teniendo cuidado de no confundirlas con los síntomas.

Ejemplo:

• Las desviaciones son favorables  pero no significativas.

1. Tomar medidas correctivas o ajustar los estándares

Este paso en necesario si el desempeño no cumple con los niveles establecidos en los estándares y el análisis indica que se requiere su intervención. Las medida correctivas pueden requerir un cambio en una o varias actividades de las operaciones de la organización.

Ejemplo:

• Los niveles de ventas están bajo Control (está OK).

IMPORTANCIA DEL CONTROL

Es evidente que un motivo por el cual se requiere tener control es vigilar el avance y corregir errores. Pero no sólo eso: el control también ayuda a los gerentes a hacer el seguimiento de los cambios ambientales y las repercusiones que éstos producen en el avance de la organización.

Dado el ritmo de cambio de entorno registrados en años recientes, este aspecto de control ha ido adquiriendo importancia.

Algunos de los cambios más apremiantes del entorno son:

• El cambio en la naturaleza de la competencia.
• Los cambios de las culturas organizacionales y de los trabajadores.
• La necesidad, cada vez mayor, de delegar y trabajar en equipo en las organizaciones.

         TIPOS DE CONTROL

        Control Previo

Los controles previos son probablemente los más importantes, ya que permiten a la gerencia evitar problemas en lugar de tener que solucionarlos posteriormente y tiene lugar antes de la actividad en cuestión. Ejemplo:

• Verificar el monto y motivo de pago, antes de firmar un cheque de importe significativo.

Control Concurrente

Como su nombre lo indica, tiene lugar mientras se desarrolla una actividad; esto es, mientras se desarrolla el trabajo. Ejemplo:

• La supervisión directa por parte de los diversos gerentes.

Control Posterior

Es el tipo de control, impuesto después de que se llevó a cabo una actividad. Es control más frecuente y descansa en la retroalimentación; sin embargo presenta como desventaja que los gerentes obtienen información demasiado tarde, cuando los daños ya están causados. Ejemplo:

• Cuando se sacan reportes sobre ventas, costos y gastos de períodos anteriores.

CAMPOS O AREAS DE CONTROL

Existen determinadas áreas claves o estratégicas, sobre las cuales se deben dirigir necesariamente los esfuerzos de control:

1. Control de Recursos Humanos

Como sabemos, los gerentes alcanzan sus metas a través de otras personas, por tanto es importante que se cercioren de que sus subordinados  se desempeñen como se supone deben hacerlo. Por lo general el control lo hacen mediante la supervisión directa y las evaluaciones.

...