LIBROS CONTABLES TEORIA Y PRACTICA

1) ¿Quien efectúa la legalización de los libros contables y como lo hacen?

Los notarios públicos del lugar del domicilio fiscal del contribuyente o a falta de éstos, los jueces de paz letrados o jueces de paz, quiénes sellarán todas las hojas del libro o registro, las mismas que deberán estar debidamente foliadas, incluso cuando se lleven utilizando hojas sueltas o continuas. La legalización implicará la colocación de una constancia en la primera hoja del libro y/o registro conteniendo la siguiente información:

 Numero de legalización asignado por el notario o juez, según sea el caso.

 Apellidos y nombres, denominación o razón social del deudor tributario, según sea el caso.

 Número de RUC.

 Denominación del libro o registro.

 Fecha de la incautación del libro o registro anterior de la misma denominación y la autoridad que ordenó la diligencia de ser el caso.

 Número de folios de que consta.

 Fecha y lugar en que se otorga la legalización.

 Sello y firma del notario o juez, según sea el caso.

Según el numeral 2.4 del artículo 2° de la Resolución, en ningún caso el número de legalización, folios o de registros podrá contener adicionalmente caracteres distintos, tales como letras.

Para efectos de control el numeral 2.3 del artículo 2° de la Resolución establece que tanto los notarios como los jueces llevaran un registro cronológico de la legalizaciones que otorguen.

En dicho registro indicaran el número de la legalización, los Apellidos y Nombres, Denominación o Razón Social del deudor tributario, el numero de RUC, la denominación del libro o registro que se ha legalizado, la fecha de la incautación del libro o registro anterior de la misma denominación y la autoridad que ordeno la diligencia de ser el caso, el número de folios de que consta y la fecha en que se otorga la legalización.

2) Explique lo relacionado a la oportunidad de la legalización del primer y siguientes libros contables que se llevan de forma manual y en hojas sueltas.

Para la legalización del segundo y siguientes libros y registros vinculados a asuntos tributarios, de una misma denominación, del artículo 4° de la Resolución establece que deberá tener en cuenta lo siguiente:

FORMA DEL LLEVADO DEL LIBRO O REGISTRO

EXIGENCIA

Utilizando hojas sueltas o continuas Se deberá presentar el último folio legalizado por notario del libro o registro anterior.

Llevados en forma manual

Se deberá acreditar que se ha concluido con el anterior. Dicha acreditación se efectuará con la presentación del libro o registro anterior concluido o fotocopia legalizada por notario del folio donde conste la legalización y último folio del mencionado libro o registro.

3) Explique lo relacionado al empaste de libros y registros.

De conformidad con el numeral 5.1 del artículo 5° de la Resolución los libros y registros vinculados a asuntos tributarios que se lleven utilizando hojas sueltas o continuas deberán empastarse, de ser posible, hasta por una ejerció gravable. No será de aplicación cuando el número de hojas sueltas o continuas a empastar sea menor a veinte, en cuyo caso el empaste podrá comprender dos o más ejercicios gravables.

El plazo para efectuar el empaste según el numeral 5.2 del artículo 5° de la Resolución se efectuara como máximo, dentro:

a) De los cuatro primeros meses del ejercicio gravable siguiente al que correspondan las operaciones contenidas en dichos libros o registros, o

b) De los cuatro primeros meses del ejercicio gravable siguiente a aquel en que se reunieron veinte hojas sueltas o continuas.

En ambos casos, se deberán incluir

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