Libros De Contabilidad

OBLIGACIONES Y CARGAS DE LOS COMERCIANTES

Por Nuri Rodríguez, Carlos López y Virginia Bado

Las obligaciones del comerciante están enunciadas en el artículo 44 del Código de Comercio que dispone: “Los que profesan el comercio contraen por el mismo hecho la obligación de someterse a todos los actos y formas establecidas en la ley mercantil”.

La norma significa que, quienes son comerciantes deben realizar ciertos actos impuestos por las leyes mercantiles. Si bien el Código dice “obligaciones”, algunas de éstas, en realidad son cargas (esto es imperativos del propio interés). A continuación el Código enumera las siguientes obligaciones y cargas: la inscripción de determinados documentos en el Registro Público de Comercio, seguir un orden de contabilidad en idioma español, la conservación de la correspondencia y de los libros de contabilidad y la rendición de cuentas. En el artículo 1.578 del Código de Comercio se establece otra más: la declaración de la cesación de pagos.

I. LA CONTABILIDAD COMERCIAL

La contabilidad es impuesta por la Ley en interés no sólo del comerciante sino también de los terceros que contratan con él y del Estado. Ello justifica los requisitos y formalidades que se imponen para su regular teneduría.

Se imponen normas especiales para la contabilidad, cuando existen intereses generales que el Estado trata de tutelar. Así, por ejemplo, en materia de sociedades anónimas abiertas, cuyos capitales se forman con el llamado al ahorro público, se ha entendido que los balances deben ponerse a disposición de los accionistas, de los acreedores y del público en general y así es que la Ley impone su publicación. También, se impone publicidad de los balances de los bancos.

A través de los libros, el Estado puede conocer la forma en que el comerciante opera y si cumple con las reglamentaciones que se han impuesto al comercio y a la industria. Por otra parte, interesa la contabilidad por motivos fiscales. Los impuestos inciden sobre el patrimonio y rentas de los comerciantes o sobre sus transacciones comerciales y a través de la contabilidad se puede verificar y controlar el pago de esos impuestos.

Finalmente, el llevar los libros de comercio interesa, fundamentalmente, al propio comerciante. A continuación analizaremos los beneficios que obtiene un comerciante al llevar los libros en forma regular.

A. Teneduría regular de libros

El comerciante debe seguir un orden uniforme de contabilidad en idioma español y tener los libros necesarios para tal fin. Esto significa que debe tener libros de comercio y llevarlos de acuerdo a las exigencias del Código de Comercio. Esta obligación nace y termina simultáneamente con el principio y fin del ejercicio profesional del comercio.

El régimen actual en materia de libros se encuentra establecido en las normas siguientes: Código de Comercio, Ley 16.060, Decreto 540/91 y Ley 16.781.

El Código de Comercio le impuso al comerciante la obligación de llevar los libros de comercio en el art. 44, inciso 2 y 3, del Código de Comercio. Se impone, asimismo, el tipo de libros que se lleva, su número y ciertos requisitos de teneduría para que tengan eficacia legal. El Código es liberal, no obstante, con relación a los métodos y sistemas contables. El comerciante puede adoptar cualquiera, sólo se exige regularidad (art. 54), que se lleven los libros que se consideran indispensables y un orden uniforme de contabilidad (art. 44).

Esta liberalidad cede en algunos casos. Para las sociedades anónimas se impone que hagan sus balances tipo. Los bancos deben ajustar sus balances a las instrucciones del Banco Central. También cede la liberalidad cuando se trata de presentar balances y cuentas de ganancias y pérdidas en la Dirección General Impositiva.

La Ley 16.060 admitió, sólo para las sociedades comerciales, que la reglamentación habilitase a llevar la contabilidad por los medios técnicos disponibles, en reemplazo o complemento de los libros obligatorios (art. 91, inc. 2).

Luego, por Decreto 540/91 se autorizó a las sociedades comerciales a llevar su contabilidad en hojas móviles o fichas microfilmadas.

Finalmente, la Ley 16.871 extendió a todos los comerciantes la posibilidad de reemplazar los libros obligatorios, por hojas móviles pre o post numeradas correlativamente o por fichas microfilmadas.

En resumen: hoy los libros constituyen un instrumento que puede utilizarse para llevar la contabilidad, pero no el único. La contabilidad también puede ser llevada mediante hojas móviles o fichas microfilmadas.

Por teneduría regular de libros, se denomina al procedimiento correcto de llevar los libros. Los libros, de acuerdo con las disposiciones legales, deben ser llevados cumpliendo con determinados requisitos intrínsecos y extrínsecos.

En primer lugar analizaremos cuáles son los libros que deben llevar los comerciantes, sean personas físicas o jurídicas y, en segundo lugar analizaremos cómo deben llevarse.

1. Libros obligatorios del comerciante individual y de las sociedades comerciales

a. Del comerciante:

Los libros que obligatoriamente debe llevar todo comerciante están dispuestos en el artículo 55 del Código. Ellos son el libro diario, el inventario y el copiador de cartas. Para las sociedades comerciales los libros de contabilidad son los mismos. Sin perjuicio de ellos, las sociedades comerciales deben llevar otros libros como por ejemplo, el libro registro de accionistas, el libro registro de acciones nominativas, el libro registro de acciones escriturales, y el libro registro de actas de asamblea.

Libro diario (art. 56)

En el libro diario, el comerciante asienta cada una de las operaciones que realiza diariamente. Refleja toda la actividad comercial del establecimiento y es considerado el eje de la contabilidad. Es un libro analítico porque considera todas las operaciones realizadas, una por una, separada, sucesiva y cronológicamente. Como excepción a este principio, algunos rubros, como los gastos domésticos, y las ventas de los comerciantes minoristas, se pueden asentar en globo o todas juntas al terminar el día.

Libro inventario (art. 59)

En este libro se asienta el inventario inicial de apertura de las actividades del establecimiento comercial. En él se detallan todos los bienes existentes a la fecha de comienzo de la actividad. Anualmente este libro se cierra, también, con un inventario de los bienes existentes al momento de cierre.

La descripción de los bienes debe ser exacta y corresponder

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